公立医院干部任期绩效档案库的设计与实现
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摘 要：通过明确建立干部任期绩效档案库的目的和作用，探索绩效档案库建立和管理的原则、绩效档案编号的方式方法、归档保管运用各环节的流程要求，整合本单位散在的干部评价信息，健全各级各类干部业绩评价体系，为公立医院核心人力资源的管理和建设提供充分的档案依据。
中图分类号：F240 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）10-261-02
医院各级干部在医院运营中承担着多维度的管理职能，是医院的核心人力资源，干部队伍整体素质的高低直接影响着医院的发展方向和战略目标，因此干部管理是医院人力资源管理的重要内容。湖北省中西医结合医院作为省卫生计生委直属的公立医院，于2013年10月正式启动干部人事制度改革试点工作，试点项目为：任期+竞岗+目标管理，目的是探索建立与事业单位改革方向相适应、绩效管理相匹配的干部选拔任用机制，形成科学系统的干部人事制度体系。为给干部人事制度改革提供充分的依据，医院经过积极探索，成功设计并建立干部任期绩效档案库，实现了干部评价信息的客观性、全面性和可追溯性。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，主要内容为个人履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等文件材料，能记录个人一般信息及成长发展的历史，但是无法直接体现个人的工作业绩，而干部任期绩效档案对干部个人业绩有客观、量化、动态的记录，可作为人事档案的有效补充形式。
目前国内建立干部任期绩效档案库的单位非常少，基本无可借鉴的经验，笔者所在的湖北省中西医结合医院在设计和建立绩效档案库的过程中，从实际出发，研讨并明确建立档案库的目的和作用，以此为导向确定建立和管理的原则，创新设计档案编号，制定合理便捷的管理流程。经过一系列的设计和筹备，全面建成干部任期绩效档案库，建档率达100%，正式启用后运行正常有效。在此，结合我院建立干部任期绩效档案库的实践经验，探讨各单位建立任期绩效档案库的思路和做法，为各单位管理干部评价信息提供可借鉴的经验。
一、绩效档案库的设计要点
1.分析目的和作用。档案作为信息资源，是一种潜在的生产力，其价值体现在为医院发展大局和群众健康服务之中{1}。建立干部任期绩效档案库最终目的是规范和健全干部的管理工作，但是各单位具体情况均不相同，同一家单位在不同发展时期对干部队伍的管理要求也会不同，所以启动建档工作，首先要分析本单位目前干部管理的现状、优势和不足、确定本单位建立绩效档案库的原则和思路。
我院作为干部人事制度改革试点单位，应紧紧围绕改革试点项目研讨建档的目的和作用，创新性地开展这项工作，为干部人事制度改革积累可复制的经验。经过调研，首先明确我院干部评价信息现状和建档的目的和作用，简要分析如下：
2.明确原则和方法。通过调研分析，基于我院有较完善的绩效考核体系，因此有较全面的干部评价信息，对于应完善之处，可在干部人事制度改革中通过顶层设计得以实现。对于任期绩效档案库，我院希望其能有效地实现信息整合，能够满足各部门对信息的需求，充分达成共享，建立一个完整的信息链{2}，但是如何将散在于各部门的信息进行整合建档，应先明确建档的原则和方法。我院建立绩效档案库遵循以下三项原则：一是全面性原则，即应建立每位在任干部的任期绩效档案。二是完整性原则，档案应包含干部任职期间每年的工作业绩和奖惩情况。三是便捷性原则，档案编号和资料归档应条理清晰、科学设计档案编号、方便查找。
3.设计类别和编号。为实现干部任期绩效档案的科学性，我院档案编号方法如下：一级类目依据医院干部岗位特点，分为四个类别，即行政管理、临床（含医技）管理、护理管理和党务管理，分别冠以字母简称：XG、LG、HG、DG;二级类目参照人事档案案卷编号中的汉语拼音字母编号法，为干部姓名首拼音字母，与医院人事档案编号相同;在同类干部姓名首拼音字母相同时，设计三级类目，为二位制阿拉伯数字，按照任职时间先后进行排序。另外，干部如兼任不同类别管理职务，每类均建立任期绩效档案。我院依据此种方式对全院中层干部进行编号，一般情况下档案编号由干部类别、姓名组成，编写格式为：类别―姓名，如：XG-LHJ;出现同类干部姓名首拼音字母相同时，增加三级类目，编写格式为：类别―姓名―序号，如：XG―LHJ―01。经过一年多的实践检验，我院原创设计的档案编号方法完全符合《档案编制规则》中规定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性这5项要求。
4.理清内容和要求。建立干部任期绩效档案库是医院管理的一项变革和创新，然而在变革和创新的过程中，应制定明确的目标，有计划、有组织地进行变革，并将这些变革与日常管理工作紧密结合{3}。结合我院工作实际，从任期绩效档案需求出发，经过研究讨论，明确归档内容为四大类评价信息：一是绩效考核类，包含部门月度管理绩效考核结果、部门年度管理绩效考核结果、科主任月度绩效考核结果、中层干部年度考评结果。二是评先奖励类，包含院级及院级以上获得的奖项和表彰。三是处分处罚类，包含因违规违纪行为受医院通报批评以上处分、对负次要及以上责任的三级及以上医疗安全事故、年度不良执业行为的处分。四是其他类，目的是为干部评价信息的扩充提供一个渠道，包含党政联席会督办件明确要求记入绩效档案的事项;医院红头文件明文要求记入绩效档案的事项。
5.确定来源和时限。确定归档内容来源的原则为“谁管理、谁负责”，即主管部门负责提供相应的档案资料，对于存在部门之间交叉的评价信息，应在顶层设计时商议明确。对于不同档案资料的归档时间，我院依据实际情况，明确了每个归档材料的上报时限，即：每年的4、7、10和次年的1月上报上一季度的资料;每年的2月上报前一年度资料，上报日期均为以上月份的5日前。
二、绩效档案库的实现步骤
1.建立方法。首先应确定档案柜的存放和标识，如单位有条件，可设立专门档案室，我院因新大楼正在施工，档案柜暂时放置在独立的办公区域里，由档案管理员专人管理。对于信息变动较大的标识，如《中层干部一览表》，我院特别定制一面开口的亚克力薄型方盒，内置《中层干部一览表》，可定期进行更换。其次是确定合适的规格和内容。依据实际情况，我院采用的是塑料档案盒（31cm×23cm×1.5cm），归档资料是用拉杆夹按年度顺序存放，为便于区分，对于不同类别干部的档案资料，采用不同颜色的拉杆夹，XG为黄色、LG为蓝色、HG为绿色、DG为红色。每份档案均填写案卷目录，案卷目录可打印或用钢笔正楷填写，所有归档材料，都写明具体页数，如需变更或修改时，由档案管理员注明。
2.管理流程。干部人事档案管理工作只有认真、规范，才能使干部的人事档案全面、真实、连续，为开发干部档案的信息资源、发挥干部的积极作用起到大力的推动作用，为领导发现、培养、提拔、重用干部提供有力的依据{4}。同样对于干部任期绩效档案的管理，也应科学、规范，我院按照动态性、规范性、安全性原则，制定任期绩效档案库的管理流程，以维护其正常、高效的运转。一是收集归档流程。设立兼职档案管理员一名，负责任期绩效档案资料的收集整理、分类编目、归档保存，归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，每季度第一月归档上一季度资料，每年2月份归档上一年度资料，档案管理员按时更新档案内容，登记案卷目录，保证绩效档案资料的连续性和完整性。二是借阅运用流程。任期绩效档案运用时必须严格执行借阅制度，职能部门因工作需要借阅，需填写《借阅档案申请表》，报分管院长审核，经院长审批后方可借阅。对于借阅的档案，借阅者应保证档案的完整及注意安全保密，严格按照规定时间返还。三是存档保管流程。干部任期绩效档案库管理部门定期（暂定为3年）将绩效档案资料移交给人力资源部，人力资源部按照人事档案管理要求进行存档保管，原则上任期绩效档案需保管至干部离职、辞职、调动或退休。
三、建立和管理的经验体会
1.建立任期绩效档案库首先要明确目的。建立任期绩效档案库虽然管理成本不太高，但是各单位决定开展这项工作首先要明确需要达到的目的，再确定建档的覆盖面、建立和运行的模式和需要给予的支持，避免运行时出现诸多问题。
2.归档内容必须紧密结合实际管理现状。不同单位干部管理模式和重点均不相同，归档内容也要因地制宜。首先，应梳理本单位所有的干部评价信息;其次，依据本单位管理导向，筛选出重要有代表性的评价信息作为归档内容。如发现干部评价信息不全面，应依据管理实际，设计并运行新的干部评价体系。
3.以制度的形式将档案管理工作常态化。档案管理工作是一个长期、动态的过程，各单位在进行调研论证后，需制定相应的管理制度，将此项工作用制度的形式固化下来，成为一项常态化的工作。
4.与干部人事档案有关联但应独立建档。干部任期绩效档案不同于干部人事档案，是现有干部人事档案的一种有效的补充形式，各单位在设计档案编号、归档内容和管理流程时，要注意既可以有一定的相关性，又同时保持绩效档案库的独立性，不能混淆。
5.依据管理导向适时动态调整归档内容。建立任期绩效档案库后，既要严格按照制度进行动态、规范的管理，同时应周期性地进行优化和调整，特别是归档内容，应依据干部管理导向定期进行动态调整，保证其适宜性。
6.绩效档案需要长期坚持才能更有价值。绩效档案对干部的评价信息是起到整合、优化的作用，虽然这些信息短期内也可以从管理部门中获取，但是较长的周期，各部门的评价信息就逐渐难以集中，所以干部任期绩效档案需要积淀2～3年，甚至更长时间，才能通过干部绩效档案反映干部不同时期的工作业绩。
通过精心设计和规范管理，干部任期绩效档案可以动态、客观地反映干部履职能力，可作为干部选拔培养、竞争上岗、任用免职等人事管理的重要参考依据，各单位也可通过建立任期绩效档案库，梳理整合本单位干部评价信息，依据管理需求，开发设计新的干部评价体系，以进一步健全本单位干部业绩评价体系。总之，建立干部任期绩效档案库的目的应是规范和健全本单位干部的管理工作，通过干部评价体系的完善促进干部队伍建设，这才是建立干部任期档案库的真正意义和价值所在。
注释：
{1}李成修，林乐良，于复德，等.医院综合档案的管理与利用[J].中国医院，2009.13（10）：58-58
{2}赵明娟，孙海霞，王晓冬，浅谈医院档案信息管理的作用与对策[J].中国医院管理，2010.30（7）：58-58
{3}李玉红，浅析综合性医院档案管理运行机制[J].中国卫生标准管理，2015.（01）：11-12
{4}杨小清，橇眨石星，卫生系统干部人事档案管理的矛盾分析与对策[J].中国民康医学，2012.24（14）：1783-1784
（作者单位：湖北省中西医结合医院 湖北武汉 430015）
（作者简介：龚晓莉，湖北省中西医结合医院改革办公室;通讯作者：席仁刚，湖北省中西医结合医院）
（责编：若佳）