高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式探析

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式探析范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

[摘 要]以出版的高职秘书专业文档管理类教材版本为实证作为研究基础，目前高职秘书专业文档管理类教材内容构建的主要模式有：“档案管理”内容构建模式、“文书工作+档案管理”内容构建模式和“信息工作+档案管理”内容构建模式。在今后的教材编写中应深入思考相关问题。

[关键词]高职秘书专业 文档管理 教材建设 内容构建模式

[中图分类号] G712 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）11-0048-02

文档管理类课程是高职秘书专业的主干课程，各院校大多开设“文书工作与档案管理”“秘书文档管理”“档案管理”等课程。文档管理类教材也是高职秘书专业教材建设的重点项目。受制于专业特点、学生就业岗位及教育层次限制等因素，高职秘书专业文档管理类教材在内容构建上应追求适合于高职秘书专业学生就业实际的模式。本文以实证为基础对目前出版的高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式做一些分析。

一、“文书工作+档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《文书工作与档案管理》（吴凤祥，高等教育出版社2001）、《文书工作与档案管理》（赵映诚，高等教育出版社2003，2007）、《秘书文档管理》（汪溢，大连理工大学出版社2008，2010）、《文书与档案管理》（刘萌，电子工业出版社2010）、《企业文档管理》（崔淑琴，暨南大学出版社2010）等。

最早的高职秘书专业文档管理类教材就是采用这种模式，而且一直作为该类教材内容构建的主要模式沿袭至今。这种模式实际上将教材分为前后两大相对独立的部分，前一部分是文书工作，后一部分是档案管理。文书工作部分（实际上主要是机关文书工作）的内容一般包括文书工作概述、文书种类、文书体式、文书稿本、文书形成、收文与发文、整理与归档等环节和内容，即传统文书学的内容。档案管理部分的基本思路同于下述“档案管理”内容构建模式，即由档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研及专门档案和特殊载体档案结构而成。这种模式的构建主要基于“文书与档案的特殊关系”，认为“文书是档案的前身，档案是文书的归结”。各版本在结构上基本没有太大差别，内容上基本以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理为构建基础，其中某些内容往往又和秘书（应用）写作教材中的相关内容交叉或重复，如公文格式及常用文书写作。

崔淑琴、李艇主编的《企业文档管理》探索了较为新颖的思路。教材首先突出了“企业”这个定位和特色，基于“档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营和管理等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业运作及管理等各方面发挥着重要的作用”的角度，介绍“适应企业特点、体现企业规范化和科学管理水平的档案体系”内容，区别于以往同类教材以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理内容为构建基础的做法，介绍了企业现行文书及其形成、企业文书管理工作和企业档案的收集与整理、鉴定、保管与统计、开发利用、检索与编研，以及企业档案现代化管理、企业特殊载体档案、企业文档管理软件应用，还特别介绍了中外合资、合作经营企业与中小型企业档案管理的特点。该教材在宏观上打破了以往版本文书工作与档案管理各占一半的模式，在微观上着眼于企业实践，如企业现行文书的形成分别介绍了企业党群工作和行政管理文书的形成、企业产品科技和基建设备文书的形成、企业生产技术和经营管理文书的形成及国家标准公文格式自动排版系统，明显不同于以往版本。企业文书管理部分也不像以往版本那样繁琐地介绍基于机关特点的收文、发文等各个环节，而是立足企业文书运转实践的简洁说明。还有像中小型企业档案管理的特点等内容也是此前版本鲜见的。

二、“档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《档案管理学简明教程》（王立维，浙江大学出版社2004）、《档案工作实务》（吴广平，北京大学出版社2008）、《档案管理技能训练》（陈琳，机械工业出版社2009）、《档案管理实务》（楼淑君，重庆大学出版社2010）、《档案管理实务》（何屹，北京大学出版社2010）等。

这种模式的内容设定就是档案管理活动的一系列环节和内容，一般包括档案管理概述、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案提供和利用、档案编研、档案登记和统计、专门档案管理（人事档案管理、会计档案管理等）、特殊载体档案管理（声像档案管理、照片档案管理、电子档案管理）等，其基本思路与一般意义的档案管理学类教材一致，特别是早期版本。近期版本则结合专业特点等作出了一些调整，如楼淑君、钟小安主编的《档案管理实务》采用“项目导向、任务驱动”的编写模式，除项目一“档案与档案工作”（相当于概述）外，项目二至项目六分别是文书档案管理、科技档案管理、人事档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理；项目七至项目九分别是档案保管工作、档案检索、档案利用服务与档案编研工作，档案的收集、整理、鉴定等内容则没有纳入；项目十和十一分别介绍了综合档案室建设与管理、档案事务所的创建。陈琳编著的《档案管理技能训练》以训练贯穿全书，但内容设定仍是始于档案收集止于特殊载体档案管理，该教材在最后一章介绍了档案管理软件操作。

三、“信息工作+档案管理”内容构建模式

该模式的版本如《商务秘书信息与档案工作》（刘萌，中国劳动社会保障出版社2005）、《秘书信息与档案管理实务》（余红平，外语教学与研究出版社2009）、《信息与档案管理》（贺存乡，浙江大学出版社2010）、《秘书信息工作与档案管理》（王琦，中国人民大学出版社2011）等。

这种模式出现较晚，版本总体数量较少，主要集中在近几年。这种模式将“文书工作+档案管理”内容构建模式的文书工作换成了信息工作。信息工作部分一般包括信息与信息工作概述、信息获取、信息整理、信息存储、信息传递、信息开发与利用服务、信息决策服务与反馈等内容。档案管理部分仍如常规。这种模式基于档案是一种特殊的信息资源而构建，体现了文档管理类课程教学及教材建设在内容选择上的新探索。事实上，大多数院校在教学实践中还是倾向于前两种模式的。

此外，还有将信息工作、文书工作和档案管理三者合一的。《职业秘书资料与档案管理教程》（陈祖芬，清华大学出版社2008）也更新了文档管理类教材的编写模式，较具新意。

四、两个需要深入思考的问题

上述三种高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式，既有传统认知的延续，也有课程改革的探索。究竟哪种模式更适合专业教学，或者说更有利于学生未来就业？由于各院校课程设置、课程目标等不尽一致，难以也不宜作出统一的评判。但着眼于今后的教材建设，下述两个问题需要进行深入思考。

一是文档管理类教材内容构建要以学生就业实践为基础。高职秘书专业学生就业的主要去向是中小型企业，而非大型企业、党政机关或专业档案机构。中小型企业文档管理工作还不完善，甚至可以说是千差万别，有的设立了专门机构并配备了工作人员，有的则不是这样，文档管理工作往往与综合办公室等工作合在一起。高职秘书专业学生到中小型企业就业，很多都是综合性岗位，文档管理工作只是其中的一部分。所以，从总体上来讲，高职秘书专业文档管理类教材的内容构建应以中小型企业文档管理工作实践为基础，尽管它还不完善，但这也正是借教材建设对中小型企业文档管理工作进行深入研究的契机。用大型企业乃至党政机关或专业档案机构的工作方法指导中小型企业的文档管理工作是不现实的，将属于本科层面的内容简单横移到高职秘书专业教材中来也是不切实际的。目前许多高职秘书专业文档管理类教材虽然篇幅薄了，但内容并未见少，不自觉地还存在追求学科化和系统性的倾向。这值得教材编写者深入反思。

二是文档管理类教材中相关内容的组合与衔接要更科学。无论是文书工作与档案管理组合，还是档案管理与信息工作组合，都应进行更深层次的探究。如文书工作的内容基于传统文书学的内容，事实上在追求效益和讲求效率的企业管理运行机制下，由于受人员规模等因素制约，中小型企业的文书工作不可能像大型企业乃至党政机关那样繁杂，所以目前基于党政机关特征的文书工作内容其实与学生就业岗位实践存在较大距离，而且像公文格式、行文规则等内容往往与秘书（应用）写作类教材存在交叉或重复。同时，组合在一起的内容如何做好逻辑上的衔接目前也做得不够，如文书工作与档案管理组合，仅仅说“有了文书才有档案，没有文书就没有档案”似乎欠妥，因为文书档案是档案的主体但不是全部。再如档案管理与信息工作组合，档案是一种特殊载体的信息，但如何在一本教材中将二者有机地融合在一起而不是“貌合神离”地单独“摆放”，这是教材编写者应该进一步要做好的工作。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 金常德.高职教育秘书文档类教材建设述评[J].兰台世界，2008，11（下）.

[2] 楼淑君，钟小安.档案管理实务[M].重庆：重庆大学出版社，2010.

[3] 赵映诚.文书工作与档案管理（第二版）[M].北京：高等教育出版社，2007.

[4] 崔淑琴，李艇.企业文档管理[M].广州：暨南大学出版社，2010.