工程档案保管存在的问题及方法
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摘 要：本文对工程档案保管工作进行分析，并提出目前此项工作中存在的问题和应对措施。本文认为，工程档案保管的重要意义在于为工程的建设和管理过程中提供直接形成的真实记录和丰富的信息资源，以及为以后的工程施工提供充足的资料，还可以为工程纠纷的解决提供帮助，工程档案保管工作模式越先进、保管责任划分越科学、保管技术越发达，就越能够为企业和社会提供更多帮助。希望本文能够为工程档案保管工作的发展提供建议。
关键词：工程档案；保管；问题1
引 言：随着我国建筑业的不断发展，建筑工程企业的经营范围不断扩大，各企业在建筑工程档案保管方面存在的问题和困境越来越多，因此，档案管理部门需要对所负责的建筑工程档案进行规范保管，以便为企业的建设提供更有效力的帮助，因此，对工程档案保管进行探讨，成为档案管理工作中的一个重要话题。
1. 工程档案保管工作的重要意义
工程档案保管即对工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料和竣工图等一系列资料进行保存和管理。工程档案从表面看来是对建设工程进行过程的资料式记录，然而，工程档案保存的越完整、通过档案管理能够提供的工程信息越多，就越有可能为建筑企业提供更多帮助。例如，在建筑工程存在质量问题时，可以通过工程档案的查阅追溯质量问题的根本原因，划分质量问题责任并进行后果追究，这样能够缩短工程问题的解决时间、提高问题解决的效率。
2. 工程档案保管中存在的问题
1.1 档案保管工作形式老旧
档案保管工作的目标从表面上看起来十分简单，即保护档案资料的完整性和档案资料的安全性，这使得很多相关工作人员的工作始终处于传统的模式中――按部就班地检查档案资料的数量和质量，在规定的时间对外借的档案进行追讨等。这样刻板的工作模式使档案保管工作缺乏全面性，例如，信息化档案的保护方法与传统纸质档案完全不一致，然而，很少有工作人员能够将这二者联系起来，因此，档案管理中经常出现由于纸质资料丢失，有没有数字档案备份的情况，使得档案资料遭到破坏。
1.2 档案保管中的保护力度不够
档案保护工作的重要意义在于满足档案利用的需要，因此，保护工作有必要重视档案资料的可用性和使用价值的保护。建筑企业的工程档案资料非常多，有些企业有几十年的经营历史，年代久远的建筑工程资料成为“压箱底”的档案。而实际上，对此类档案进行分析和整理，则会使其成为与企业经营范围和企业业务空间发展相关的资料，仍然有很强的利用价值。大多数档案管理者并没有将这方面作为档案保管的实际内容加以重视，使得某些类目的档案资料逐渐失去价值，这虽然不是档案资料本身的遗失或破坏，但也损害了档案的可用性。造成这种问题的主要原因在于档案把保管工作不够细致，只重视对资料实体的维护，不重视档案价值的保护。
1.3 对数字形式的档案保管不当
档案信息化发展使建筑企业的许多档案资料都以数字化的形式存在，例如工程施工现场的视频、质量检查的仪器测量数据和分析结果等。有些数字档案对建筑企业来说十分重要，是关乎企业生存和发展的机密档案，也是档案保管工作中的重点。对数字档案进行备份和加密虽然能够有效防止档案遗失，然而，一旦遭遇网络病毒攻击或人为的入侵档案存储电脑，档案仍然存在被篡改或盗取的可能，甚至于被删除。
3. 应对工程档案保管问题的措施
2.1 对档案保管工作模式进行创新
面对目前建筑企业工程档案资料内容和形式愈加复杂的状况，对工程档案保护工作模式的创新应该从以下几方面入手：第一，对档案资料的形式进行互相转化。可以利用传统纸质档案的优势，实现视频、音频、数据资料向纸质资料的转化，采用情境描述、语音记录和打印的形式，实现转化的目的；同时，纸质资料也可以以扫描的形式备份成为数字形式。这样可以在档案遗失的情况下实现资料形式上的互补，不影响档案的正常使用；第二，建立档案保护制度，在制度中明确规定对不同种类、价值的档案，应该采用何种保护措施，在档案出借的过程中时刻追踪档案的使用去向，或可以通过以扫描电子文件的形式出借，这样能够充分保证档案的完整性和安全性。
2.2 从工作责任角度进行档案保管精细化管理
从档案资料的价值体现角度来讲，档案保管工作并非保持档案不丢失、不受破坏这样简单，为了实现更全面、更细致的保管，应该对档案保管工作进行精细化分配。首先，应该将档案工作人员的工作责任与档案保护制度中的规定建立关联，以档案的种类以及特殊的保护措施应用为指标，对保管责任进行全面划分，并将其纳入档案室工作人员的绩效考评之中；其次，应该重视档案价值的保护和管理，建立专门的档案价值评定方式，并组建档案价值保护小组，专门负责整理和分析各种类型的档案，使档案资料的价值不断提升。
2.3 应用高新科技加强数字化档案保护
基于网络环境下的档案数据的安全会受到诸多方面的威胁，比如黑客和病毒的威胁以及计算机网络结构本身安全的威胁。所以加强档案信息安全的管理就需要从软硬件两个层面进行。其中从软件层面要通过构建完善的防病毒黑客攻击体系，比如增加防火墙和为客户端安装网络杀毒软件，同时对操作人员进行全方位的安全培训，提升档案管理人员的安全意识。而在硬件方面的安全防护则可以通过加强安全巡视，构建高标准的计算机安全防护机房，从而保障计算机硬件的安全稳定。同时也可以增加多机备份的形式，要及时做好数据的备份，采用刻录光盘或复制到可移动硬盘上，有条件的情况下可选择异地保存，以防止数据及其他不可预测的事情发生。
4. 结语
综上所述，工程档案把关对于建筑企业来说具有十分重要的意义，而目前此类档案保管中还存在不少问题，档案保管工作的模式、保管力度和对数字档案的特殊保管仍有不足。建筑企业档案保管部门应该对此项工作的工作模式进行创新，采用精细化的保管责任分配方式并加强信息化档案安全性保护，才能使工程档案充分发挥其对建筑企业经营的积极作用。
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