浅谈档案管理工作现状与创新思路

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【摘 要】近年来，随着档案事业的不断发展进步，加强企业档案的管理工作，对企业的全面发展也显得极为重要。本文对企业档案工作现状和创新思路作了简单的论述。

【关键词】综合档案室；档案管理；工作现状；创新思路

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在企事业单位的最直接的体现。具体的档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。

随着当前经济的飞速发展，企事业单位的改革也在不断地深入进行。企事业单位期待通过转型、重组、重构及转制等获取了新的发展。为此，对于企事业单位的运作来说建立系统、科学、民主的管理制度是非常必要的，其在企事业单位的建设发展中具有极为重要的意义，它能够有效的保证企事业单位高效、协调、有序的运行。档案工作应该以满足企业各项活动为证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。事业单位的档案管理是包含着非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作记录，这些信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下一步工作进展实施。

1.公司档案管理工作现状

广州白云山光华制药股份有限公司是一家有着百年历史的老国有控股企业，沿革于1912年唐拾义药厂。在百年历史发展进程中，光华人始终秉承“以科技创造领先，以质量铸就品牌”理念，坚持追求“和谐进取，传承历史，以人为本，强调诚信和责任，实现员工、股东与社会价值共同提高”的企业核心价值观。光华在飞速发展中，领导也十分重视档案工作的延续性。由1992年实行档案综合管理后实现了文书、会计、科技、实物、音像等各种门类、载体档案的集中统一管理。档案管理工作于1999年升为省级企业单位档案管理，档案部门能够提供综合性、整体性的档案信息，维护档案的完整、准确、系统与安全。

1.1档案基础设施完备

公司档案室设置于公司办公区，面积为107平方米，库房与阅读室、办公室分开。库房设档案存放密集架18列，配备灭火器、吸尘器、空调等基础设施，铁窗防盗门、视频监控系统等安全设施；为档案管理人员配备了计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化管理设备通过办公室随时可以调用，以适应现代化管理的需要；档案所有文件归档目录、盒内文件目录、文件资料汇编等全部使用计算机打印，文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，档案未出现过霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等现象，也从没出现过档案失密、泄密、侵权等案件，做到档案安全保存。目前，载至2013年底，综合档案室存放文书类档案、科研档案、产品档案、知识产权档案、基建档案、设备档案、人员档案、会计档案、声像档案、实物档案共18002卷。

1.2档案管理体系完善

领导高度重视。公司高度重视档案管理工作，建立档案管理工作网络，形成了以公司党委书记主管、公司办公室负责、各职能科室协助配合的三级档案管理网络。公司档案坚持集中统一管理，实行了综合管理。公司将档案管理列入到年度工作计划，认真组织实施。平时领导定期检查，及时解决工作过程中的实际困难和问题，保证了档案管理工作规范、有序地进行。

组织结构完善。公司综合档案室隶属于公司办公室，对全公司文书、科技档案等实行统一领导、统一制度、统一管理，行使对档案的收集、整理、保管、利用和对全公司各部门档案进行业务指导及监督检查两种职能。档案工作管理部门配备了专、兼职档案管理人员各一名。上年度，科技兼职档案管理人员变动较大，设备档案管理人员和产品档案管理人员是新入门的，从没有接触过档案工作，为了使她们能尽快掌握立卷工作，把积下来的档案资料立成档案案卷，以方便查找。综合档案室人员以老带新，亲自教她们如何收集档案资料进行整理、立卷、归档及如何操作档案管理系统软件。现在她们基本能按照档案要求进行立卷。

管理制度健全。为实现档案管理的规范化、制度化，公司按照国家《企业档案工作规范》标准，贯彻执行《广药集团公司档案文件材料归档办法》等档案工作的有关规定、办法和标准，结合我司档案管理工作的实际情况，建立健全了一整套《广州白云山光华制药股份有限公司档案管理制度汇编》，内容如《档案管理细则》、《档案管理办法》、《档案工作程序与标准》、《企业档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案保管制度》、《档案室及档案人员职责范围》等，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各相关部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰，使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障，为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。

2.档案管理工作的发展思路

光华有着较好的档案管理工作基础，但是随着社会的发展，企业发展模式为了适应社会的需要也正在慢慢地转变，这种转变也相应地给企业档案管理工作提出了新的要求。企业档案不仅是企业的管理工具，更是企业的战略资源。如何使企业的档案管理工作适应新的形势，助推企业经济发展，提升企业生产经营的质量和效益，为企业做大做强提供有力的信息支撑，正是企业档案管理工作面临的一个重要课题。在新的发展形势下，档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，加强档案管理人员的素质，树立正确的工作效益观，不断创新和提高管理效率，提高档案的利用价值。

2.1搞好企业档案管理工作的关键是提高人员的素质

一个好的企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，靠的是信誉与质量，质量的优劣靠的是企业管理，企业管理的好坏与领导决策、市场信息、职工素养有着直接的关系，这个关系处理的好，将推动企业的发展。企业的发展促进了管理水平的提高，必将形成大量的档案资料，如技术资料、工程图纸、标准规范等等，这些档案资料在企业经营中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据。因此，档案人员业务素质的高低、能力水平的大小，决定了企业档案管理工作的优劣。提高档案管理人员的业务素质，是新形势下提升企业管理工作水平的需要，也是档案工作科学发展的需要。

2.1.1积极引导员工快乐幸福工作，促进档案管理人员身心健康

档案工作相对其他职业来说，各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制，长期跟文件、资料、档案、电脑打交道，工作琐碎、单调、枯燥，重复性较强，缺乏新鲜感和挑战性，个人能力得不到发挥，时间长了，难免有失落感。所以企业单位要把实现档案管理人员快乐工作、幸福生活作为管理目标之一。让档案管理人员在工作中获得幸福感和满足感，使其热爱企业，心甘情愿为档案管理事业发展奉献自己的忠诚与才能。

2.1.2提高档案管理人员的专业水平

档案管理人员的业务素质水平直接影响到档案管理工作的质量，为了使档案管理工作人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应该尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，要经常安排档案管理人员外出学习交流和调研，取长补短，将他人好的经验和做法运用到本单位的工作中，不断提高自己的专业水平，做好企业档案管理工作。

2.2做好开发，充分利用档案 实现档案价值、档案知识共享是档案管理的重要课题。以多种形式迅速、准确、系统的开发、传递、应用档案信息资源，为企业各项工作提供有效的服务，已成为开发利用档案工作的一个新特点。因此，要在科技档案的开发利用中多做些工作。档案人员不仅要熟悉生产，精通档案业务，还必须能够随时掌握生产技术工作动态，了解，利用情况，以便及时采取相应措施，做好提供利用的准备和信息的输出工作，满足各项工作的需要，从而达到最大限度的提高档案的利用效益。

总之，面对新形势和新任务，我们应充分认识档案管理在企业知识管理体系中的作用，建立企业知识库，使档案信息资源成为企业共有的知识财富。使前辈们积累的大量经验成为后辈们成功的启示；教训成为后辈们的前车之鉴。因此，在积累的市场竞争中，只有知识的积累和传承，光华才能发展成为经久不衰的“百年老字号”。 [科]