对房屋权属档案的数字化管理模式探讨
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摘 要：随着科学技术的飞速发展和计算机应用的普及，办公现代化的趋势己势在必行，房屋权属档案的数字化管理应该从实用、安全和真实的角度出发，用这些作为房屋权属档案的数字化管理的原则。但是，在房屋权属档案管理中，数字化管理虽然有其很多的优点，但是它也有很多的缺点和不足，有时候还带有很大的滞后性。所以，在档案管理中要和纸制的档案结合起来，相辅相成，共同为房屋权属管理服务。
房屋交易权属档案是房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移和房屋变更等房屋权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表和声像等不同形式的历史记录。所以，房屋权属档案作为一种房地产凭证，它的重要性更是不用多说的，这就对相应的管理工作提出了更高更好的要求。随着经济的发展，房地产也发展的越来越壮大起来，在科技和电脑技术的迅猛推动下，房屋权属档案的数字化管理也迅速发展起来，就像雨后的春笋层出不穷。由于旧式的纸制化档案的缺点，所以这种数字化档案管理更显示了其先进性，为各个部门的相互和谐和沟通提供更为便捷的条件，为我国的房屋权属交易档案的完善提供了一种新的模式。
一、房地产权属档案数字化的必要性
现在的社会飞速的发展，社会服务向着更深更广发展，不再仅仅局限于单纯的某一项服务，而是向着全面的范围发展。社会服务的更加全面就要求房地产权属管理采取更新更先进的方式展开，这样才能适应新的形式和情况。现今，人们的物质文化不断的提高，对住房的要求也在不断的增加，为了适应人民日益增长的物质文化需要，住房建设突飞猛进，这就关系到房地产权属档案的管理。随着房地产权属档案的日益增多，纸制档案不断的增多，工作人员的任务非常的繁重，工作效率非常的低下。所以，房地产权属档案数字化的产生就成为了一种潮流和趋势，就成为一种必然。
二、数字化管理的原则
1.实用性原则
所说的实用，一般是指的是要想对房地产权属档案进行有效管理，就必须采用稳定的、并且是能够兼容的设备，使得更好的房地产权属档案管理服务，使其走上一条正规的轨道，为房地产业更好更快的发展做出自己应有的贡献。所以，在实际的工作中，不能一味的追求新的技术，而与房地产的管理脱节，这样就会使得新的系统出现很多的错误，使新技术瘫痪。
2.安全性原则。安全在房地产权属档案管理中非常的重要，起着至关重要的作用。只有做到档案的安全化管理，才能确保所有人的切身利益不被非法分子索盗取，才能保护所有人的合法利益不受侵害。如果在管理中，采取的措施不当，或者是对新的技术保护措施不够完备，就会使业主的信息被泄露出去，给业主造成很大的危害。新的技术虽然先进，但是新的技术也会有很的弊端，比如信息的共享等都会使得信息泄露。所以，一定要采取强有力的措施，使得新的技术不被自然灾害和人为破坏，阻止档案泄露。
3.真实性原则
档案最为基本的要求就是要真实。只有真实的档案才是有效的，才能为数字化提供有效的信息。不真实的信息会给社会的各个部门提供虚假的信息，给社会造成混乱，使社会对信息无从利用。在对房地产权属档案进行管理中，一定要及时发现错误，并及时修改。一旦发现错误，要做到及时的修改和修正，避免发生房地产权属不必要的纷争，给当事人带来很大的损失。所以，在房地产权属管理的实际工作中，一定要从各个方面杜绝虚假信息的介入，要建立一套强有力的措施，使档案真实。
三、数字化管理模式的具体实施
1.数据库选择
庞大、复杂的系统工程就是要建立房屋产权数字化档案馆（室）。因此，要想对房地产权属档案管理实行数字化，就要采取先进的存储系统。由于，数字化管理安全性非常的高，所以在采取先进的技术的时候，一定要保证系统的安全可靠，不要被非法分子索盗取。还有，要对动态进行及时的更新，只有把这两者结合起来，新的技术才能够发挥其真正的作用，做到档案管理的及时更新，做到系统的快捷便利。这才能保证二者的同步性和协调性。所以说数据库的选择必须从自身的实际出发，既要选择先进的技术，又要符合自身的实际情况，只有这样才能发挥系统的优势，又能使档案的管理及时的更新。
2.利用计算机辅助立卷，促使房屋产权档案整理规范化
现在的社会是信息的社会，更是新技术的社会，计算机普遍运用到了各个领域和部门。在房地产权属档案管理中，计算机已经悄然无声的发挥着作用。通过利用计算机进行各个环节的工作，从而形成了一整套完整的数据。从而为使用新的技术打下了坚实的基础。因为，房地产的各个行为活动，可能都会使房地产所有者发生变化，这就需要对数据进行及时的更新和更正。通过使用计算机，不但可以使原来的工作负担减轻，而且使档案更加的完善和整洁。
3.录入、扫描及备份
工作人员培训了以后，这样工作人员才能够熟练的掌握工作的程序，才能对新的技术进行及时的掌握和理解，这样才能更好的使得房地产权属档案从纸质档案向数字化进行快速转换。第一，录入房屋权属档案的资料。要想做到档案资料的正确录入，工作人员必须认真负责，要有一颗积极负责的心，要有过硬的计算机操作技术，要保证对输入的每一页档案都能够正确无误，要符合档案管理的原则。只有这样，数字化档案才能够做到有效，才能够真正发挥数字化的作用，真正做到房地产档案管理的规范化。第二，扫描房屋权属档案的资料。扫描的工作人员，一定要对所扫描的每一页进行认真的整理，做到不漏掉每一页，没一个字，使资料的保护做到完整和全面。第三，检查录入和扫描的整个过程。房地产权属档案的每个过程，每个环节都是非常的重要的，都能够给档案管理带来很大的危害。所以说每一个小小的环节都有可能影响档案的真实、安全、可靠。所以，这就要去检查者必须对每个环节都要负责，对检查的错误进行及时的更正和改进。第四，档案完成以后，还要进行必要的备份。房地产权属档案数字化虽然先进，但是容易丢失和破坏，数据很容易丢失，给档案管理工作带来很大的影响。所以，这就需要对档案进行备份，这样就可以防止档案丢失后，无法恢复数据，给工作带来很大的麻烦。备份后，就会给工作带来更大的方便，为以后的工作做好了坚实的基础。
4.开放性管理
我们所说的开放性管理，就是指的是依据我国的法律法规，通过公开的方式，查阅和变更房地产信息，使社会的各个部门都很好的掌握信息，更好的进行决策，为社会的发展做出更大的贡献。这种开放性管理主要有以下两个方面的内容：第一，权利人可以对自己的房地产权属信息进行查阅。这样权利人就可以随时对自己的权属进行了解，及时掌握信息，更好的做出正确的决策。因此，权利人的权利要受到法律的保护。第二，权利人有权利对房地产信息进行及时的变更。在变更中，要出具最为原始的凭证，要严格依照法律法规，只有这样才能确保自己的利益不会受到侵害。
四、结束语
房屋权属档案在房地产交易、司法协助等工作中有着非常重要的作用和意义，房屋产权档案在工作中的作用也是显而易见的，直接影响到了业主的利益。可是，房地产权属数字化管理刚刚起步，还正处在初期阶段，存在很大的弊端和问题，给工作的开展带来了很大的麻烦。有时候管理中没有积极主动性，而且管理人员的素质和管理水平都不高，这样的缺陷给工作带来很大的影响。以此，要想使公众的利益得到很好的维护，房地产行政部门就要在政策管理上进行创新突破，不断的完善管理政策，做到档案管理的规范有序，使档案服务更加的高效和准确，使得房地产更加的健康，为社会的稳定和进步不断努力，使经济更好更快的发展，早日实现“中国梦”。（作者单位：秦皇岛市房产产权产籍监理处）