浅谈档案信息化管理的探讨与研究

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇浅谈档案信息化管理的探讨与研究范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

摘 要：21世纪是知识经济时代，也是信息时代，信息技术在社会发展中起着至关重要的作用，是社会各行业发展的动力基础。可以说，信息化是社会发展的必经之路，因此在各行业工作中都需要深入研究信息化工作模式，档案管理工作当然也不例外。本文从档案信息化管理意义入手，深入阐述了其工作原则。

关键词：档案管理；信息化；档案建设；网络时代

21世纪是社会经济高度发达的时代，是信息化社会；在这个阶段，世界经济和社会的发展都离不开信息技术的支持与配合。档案事业作为国民经济中不可缺少基础行业，其发展与进步更离不开信息技术的支配。档案不仅是人类生产和发展的真实记录，而且是企业工作和发展的规划依据，但是就我国目前的档案管理工作分析，大多数企业和单位的档案管理存在着严重的滞后性、信息化程度极为欠缺，传统落后的管理方式仍然占据着主导地位。这种档案管理措施不仅影响了我国档案事业的发展，而且制约着社会经济的进步。为此，在这里我们有必要对档案信息化管理做一简单的研究。

一、档案信息化管理的意义

档案作为企业管理工作的重要组成部分，是企业发展的关键。但是就我国目前的档案管理工作进行分析，大多数企业和单位的档案仍然是以传统手工档案管理为主，这种档案管理方式存在着效率低、误差大、工作量小、自动化程度低的额点，经常在档案管理中产生各种问题，不仅影响了档案事业的发展，而且给企业和单位的正常工作带来影响。因此 ，在企业管理中，我们有必要加强档案管理工作，这已成为企业管理人员面临的焦点问题，是提高档案管理工作的必然趋势，深受社会各界人士的重视。

信息化是未来社会发展的必然趋势，也是档案事业发展的必经之路，以信息技术和计算机技术为主的现代化档案管理方式越来越受到人们重视。这种档案管理措施充分的发挥了信息技术和计算机技术优势，使得档案管理工作效率得到大幅度提升、档案工作内容日益丰富、工作范围显著提高。同时，这种档案管理技术在应用中将计算机作为主要的工作平台，以虚拟保存和管理作为主要方法，从而形成了一套现代化的管理控制体系，这使得档案管理模式发生了质的变化，档案工作流程发生了全面的改变。这种档案管理方式在当今社会发展中深受各界人士重视，同时有效的提高了档案工作效率。

二、档案信息化原则

随着科技的进步和社会的发展，越来越多的先进技术和管理理念被广泛的应用到社会各行业工作中，特别是在档案管理工作中，这些技术和理念发挥出无与伦比的效果，为档案事业的发展和改进奠定了扎实的理论基础。在目前档案信息化管理工作中，档案信息化建设需要从以下三方面入手进行分析：

1、规范性原则

在档案管理流程和实施标准的制定之中，通常都是需要将档案现代化管理作为主要手段，以提高档案管理效率和工作质量为目的。实现馆藏档案信息化，一方面可以将馆藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

三、档案信息化建设原则

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。

3、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。

四、结束语

述上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而详细的工作，需求一切档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因 而，档案队伍计算机技艺的进步是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界开展的大趋向，档案馆只要克制艰难，踌躇不前，与其他行业同步开展，才 干顺应社会和时期开展的需求，更好地效劳社会。■

参考文献

[1] 安小辉. 论档案信息化管理的重要性[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）. 2010（01）

[2] 吴挺善. 浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J]. 云南档案. 2008（01）

[3] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报. 2007（02）