探索企业档案保密工作的新思路

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【摘 要】本人从档案监督利用，绝密档案管理，企业档案保密等级划分与利用，保密宣传教育四个方面全面论述了企业档案保密工作的新思路。

【关键词】监督利用；绝密档案管理；档案保密等级划分；保密教育

企业档案是企业秘密的重要组成部分，是企业的宝贵财富，是各领域科学技术研究成果、商业机密等生产经营工作的真实记录。在不同的领域，形成着各自不同的档案材料，这些档案材料形成的内容、产生的渠道不同，它的服务对象和保密范围就必然不同。因此，增强人员在新形势下对保密工作重要性和紧迫性的认识，提高保守企业秘密的自觉性，确保企业秘密安全。下面就如何加强企业档案保密工作谈谈自己的看法：

一、做好档案利用过程中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案利用安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

1.制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有认真扎实的工作能力和敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3.监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤了解利用者的情况并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二、加强绝密档案的管理和保密工作

绝密档案是企业的核心秘密，它关系到企业的安全，关系到企业的发展与成败。因此必须加强绝密档案的保管。

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多的特点。他们对保守企业的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须企业保密委员会审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为企业所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1.做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2.做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循《保密法》第16条规定。即解密是由原确定密级的机关、单位或上级机关进行。

3.做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作。1）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。3）编制检索工具。如《开放档案目录》等。4）对珍贵的档案、重要的档案、应当进行复制，搞好档案副本。

四、增强档案保密知识宣传教育

1.召开保密宣传教育座谈会

召开保密宣传教育工作座谈会，传达学习保密工作的重要指示，学习国家保密局的有关情况通报以及《档案法》，交流保密宣传工作好的经验和做法。使各人员进一步认清当前保密工作面临的严峻形势，增强政治使命感、责任感和紧迫感；加强理解保密知识，统一思想认识，统一行动，明确保密宣创工作的任务要求和努力方向，增强贯彻落实好《保密法》的信心和决心。

2.播放保密教育案例片

定期组织人员观看保密教育案例片，开展人员警示教育。用鲜活的案例，深刻的教训，发人深省的感悟，使大家清醒地认识当前保密与泄密斗争尖锐复杂，形势依然严峻。从教育片的泄密事件中吸取教训强化泄密人员的保密意识，确保企业秘密安全。

3.举办保密干部和人员培训班

保密工作是一项常抓不懈的工作，对保密的要害部门、重点人员进行保密形势教育、保密工作法律法规、计算机及网络保密技术知识和业务管理规范学习，强化人员责任意识，使保密工作贯彻于档案日常管理工作中。

总之，档案保密工作是一项重要的基础工作。在今后的工作中，我们要继续深入学习和贯彻《保密法》和《 档案法》，处理好保守企业秘密与档案开发利用的关系，为企业的生产、经营服好务。