利用Word与Excel轻松制作考号标签

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中图分类号:TP31 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Using Word&Excel to Create Test Number Label Easily

Luo Zhong

(Yuhhuan Kanmen Technical School,Yuhuan317602,China)

在教务处干了一年多,繁琐的事特别多。这不,又到会考了,我们教务处又得布置考场。光好几百人的考场标签,就得写很久。最近上网,看到了几篇文章,综合运用一下,就把这个事解决了。具体怎么解决的,还是听我细细道来。

学校的考号标签,就是在会考的时候,每个学生考桌上对应着一张标签,上面写明准考证号、姓名等信息。如果一张一张写,几百号人,不仅写着累人,咱本身字写得就不怎么样。我就综合运用Word与Excel两种软件,结合起来,嘿,轻松解决。本人就利用Office2003,过程如下:

一、准备学生数据:

现在一般学校存储学生资料基本都用Excel表格。所以应该说,学生数据整理不是一件很麻烦的事,就如下(图1)。不过,要注意,在Excel中,一个字段数据必须是一列(不能有合并单元格)。

(图1)

二、利用word邮件合并功能

Word中有邮件合并功能需要有一个主文档模板,所以我们先要设置一张标签的大小。我是这样做的:

(一)新建一个Word文档,在文档的左上角插入一个文本框(每张标签不大,可以用文本框界定范围),写入准考证号、姓名两个项目,并定义好字体、字号等(图2),这样做为一张考号标签足够大了,到时候,每个学生一张,剪切下来就可以了(当然,在这过程当中,文本框大小、字体大小,要反复调试才能得到满意的结果)。

(二)在Word中,将鼠标指向工具栏空白处,点击鼠标右键,弹出菜单(图3),选择“邮件合并”,将“邮件合并”工具栏显示在界面上。

(三)点击工具栏上“打开数据源”命令(图5),将前面准备好的“会考名单”excel文件打开,弹出“选择表格”对话框,选择学生数据存放的工作表(默认名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、……,图上的名称是我自己定义的工作表名称),其他设置默认,点击“确定”(图4)。这样,就将数据源打开了,也激活了整个“邮件合并”工具栏。

(四)再点击“邮件合并”―“插入域”工具命令(图5),弹出“插入合并域”对话框(图6),在对话框中,显示的是在数据库中提取的字段名,将分别定位到准考证号、姓名之后,分别插入“准考证号”和“姓名”两个域,如(图7)。

(五)最后,点击“邮件合并”―“合并到新文档”命令(图5),生成一个新文档。

三、界面排版生成考号标签文档

新文档生成后,工作还没做完。因为每一个标签占用一张纸,这显然太浪费纸张。实际上,这是由于Word中的分节符在做怪,为了能使同一张纸放多张标签且不铺张浪费。我在排版的时候,又做了如下几步工作:

(一)利用“编辑”―“替换…”命令,弹出对话框后,在“查找”栏填入“^b”,在“替换”栏填入“^p”。这意味着将文档中所有的“分节符”替换成“段落标记”,文档中的所有标签就集中到前几页了。但这样做,对出现了一个问题,所有的标签都叠在文档的左边,很密,看不清楚,文档的右边又很空,还很浪费纸张,显然还得想办法解决。

(二)用“格式”―“分栏…”命令,将文档分成两栏,这样可以填补文档右边的空白处(图8),不会浪费纸张。

(三)最后,利用CTRL+A全选整个文档,选择“格式”―“段落…”,在“间距”栏,将“段后”间距设置成4.5行,点击“确定”。段落设置完成后,文档效果如(图9)。

四、保存好该文件,完成操作

到此,所有会考学生的考号标签都生成了,接下来的任务,就是打印好,剪裁下来就可以了。是不是既美观,又整齐。当然,在编辑过程中的许多细节,并非只有一种方法,还有很多方法可以使用,这些只能读者以后在使用中自己摸索,所谓“熟能生巧”!