摸清你的IT家底
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适当的资产管理可以帮助公司充分利用IT，不过这肯定是个持续性过程，而不是一次性项目。
正如管理学大师彼得•德鲁克所说: “要是你没法评估，也就谈不上什么管理。”这句话不但适用于较为广泛的商界，同样也适用于IT界。现实的情况是，很少有企业落实了精心制订的IT资产管理战略，这不免让人担忧。
虽然大多数企业会把硬件序列号以及硬件上运行的软件版本号记录到Excel电子表格里面，但极少有公司在管理资源方面实施了始终如一的、可持续性的政策。
是流程，而不是项目
毕比航运集团（Bibby Line Group）负责物流和海运业务的IT主管Robert Lee解释: “IT资产管理不是一个项目，而是一种流程。IT资产管理之所以很棘手，是因为许多公司对资产现状只是略有了解而已; 要是没有流程作为支撑，获得的资产信息很快就会过时，资产管理也就失去了意义。许多公司进行了不少成本高昂的审计工作，虽然一开始很见效，但一段时间后往往效果全无。”没有始终如一地实施这种流程，也就无从准确、动态地知道企业有哪些IT资产，而这会给IT费用开支、安全政策、法规遵从等各方面都带来影响。
英国电讯集团运营主管Peter Green在着手解决这个问题后发现，自己在为软件许可证支付过高的费用。Green说: “我们多付了大约10万英镑的许可费，这可是笔大数目。我们不会再像过去那样为软件许可证支付大笔费用了，现在要是我们需要软件，就可以从现有的一大堆许可证来获取，不必另行购买。要是不清楚是否已经拥有相应的许可证，我们不会盲目购买软件。”
另外，英国电讯集团再也不必为使用的软件拷贝数量超过授权数量而操心。“因为这显然是非法的，将会被认为是盗版行为。”Green说。
掌控IT资产
尽管IT部门通常都会了解关键系统的组成和功能，但未必能掌握不太显眼的设备或者遗留
设备的情况，这是问题的关键所在。有些IT部门甚至不了解某个系统依赖另外哪个系统才能向用户提供有效服务。
“数据中心行业有一句老话: 你要想知道某个系统的功能，唯一的办法就是把它关掉，看看谁打电话给技术支持部门。”调研公司MWD Advisors首席顾问Jon Collins说: “所以说，资产管理的服务对象是风险管理。通过资产管理可以了解谁在支持哪些业务流程，如果某个IT系统出了问题，会出现什么情况。”
糟糕的资产管理还会给信息安全带来影响。如果公司没有意识到IT资产的存在; 或者没有落实流程来确保员工离开公司后就收回相关设备，那就很难采用打补丁的方法来保护诸多系统、设备和数据。
正如南伦敦和莫兹利国民保健心理健康信托机构IT主管Mike Denis所说: “资产管理使我们能够发现所有资产，并且得以在一个地方监管及控制有关资产的信息。与过去在资产方面经常失控的局面相比，这本身就是一种巨大转变。现在我们能够准确了解拥有的资产，并且向董事会保证资产免受风险。”
制订战略框架
公司该如何制订切实可行、又具有可持续性的资产管理战略呢？Stratic咨询公司总经理Steve Turner说: “首先要认真考虑一下公司想要达到什么样的目标、如何达到目标，这很有必要。大多数CIO在资产管理方面缺少战略思考，他们只是做些零碎的工作。”
如果没有战略考虑，就意味着公司到头来只好购买不能协同工作的单点解决方案，这就无法确保资产管理信息是最新的。譬如说，要是技术支持部门的应用系统没有与资产管理系统集成起来，机器在支持过程中的配置或者状态的任何变动都不会被记录下来。
一旦制订了始终如一的战略，下一步就是认真清查公司的所有软、硬件资产了。这个发现及审计过程通常是自动化的，不过可能需要某些人为干预。譬如说，英国电讯集团当初开展软件资产管理项目时，就邀请某技术管理解决方案（CMTS）公司前来帮忙。这家咨询公司建议使用Centennial Software公司的Discovery工具，以便准确了解在该集团的1300台台式机和服务器上运行着哪些可执行文件。
Green说: “每台机器上至少有几百个可执行文件，要弄清楚我们有哪些应用程序可是费了一段时间，因为你可能有100个可执行文件，但只有15个应用程序。这是项非常繁重的任务。”
另外一个很费时间的问题是使机器上运行的软件与采购许可证一致，这需要翻阅前三年的采购单，并且往Right2use的Software Organiser存储库里面输入信息（包括软件版本和配置信息）。
对英国电讯集团来说，最后一步就是把这两个工具与CMTS公司的Quick Query Reporter集成起来，这样可以得出每周一次的状况报告，IT成员可以查阅该报告，确保各个系统井然有序。
集成的存储库
IT资产管理的关键是，使用存储库保存公司所有资产的信息。在理想的状况下，该存储库应当与技术支持、采购和人力资源等其他应用系统集成起来，从而确保硬件、软件或者人员状况出现的任何变动都被记录下来，并且一目了然。
存储库不一定非得在公司内部保留，毕比航运集团就聘请资产管理软件及服务提供商Liken，不但负责审计IT资产，还负责托管其管理系统。存储库可以通过公司的门户网站来访问，并且与该公司的采购及软件部署应用系统集成起来。
“我们可以实时了解自己的软、硬件资产，该系统与我们的主要软件供应商联系起来，这样我们随时都能获得现有IT资产的完整清单，并且了解资产来自何处。”Lee认为，借助第三方服务商可以利用对方既有专家知识、又有丰富技能的员工。
Lee解释说: “第三方服务商对许可证细节非常了解，而这方面的细节对我们来说则是潜在的危险区。最终用户的许可证交易简直就是一门艺术，不过确保自己遵从法规是关键。”毕比航运集团大概用了四个月的时间来遵从法规，Liken的几名顾问和毕比航运集团的两名员工在业余时间从事这个项目。
如今，毕比航运集团的IT资产管理项目将成为遵从ISO 19770软件资产管理标准所依赖的基石。Lee说: “要把资产管理当成行为准则，而不是烦人的工作来对待，这也正是新标准奉行的原则。”
集中控制
“资产管理是对IT基础设施进行主动式、集中式管理的基石。”Denis认为。以那家心理健康信托机构为例，资产管理促使它后来购买了冠群公司的Unicentre系统管理产品。IT资产管理的服务对象是IT治理和风险管理，如果方法得当，IT资产管理可以成为风险管理的基础。
“对我来说，最重要的一点是，资产管理工具与技术支持等其他模块集成在一起。要是有人打来电话反映PC问题，你只要在资产管理系统里面查询有关该问题的所有信息，就能知道如何解决问题。”Denis说: “你还能看清在PC上运行的软件，知道它是如何得到保护的。这意味着，技术支持部门的工作人员可以立即查看完整信息。”
这些工具还与软件分发等其他功能集成起来，这样就比较容易确认需要升级的目标机器。因为IT部门知道每台机器使用了多久，能预测何时需要更换，从而进行考虑得更加周到的采购规划，譬如提前安排好采购时间和IT预算、谈成价格更优惠的交易等。
Lee得出这一结论:“要是你知道现有的IT资产，就能更好地控制它，并且充分利用它。为了满足IT治理、法规遵从和软件许可证等方面的要求，资产管理需要成为行为准则，而不是一次性项目。”
来自一线CIO的忠告
要是没有流程作为支撑，获得的资产信息很快就会过时，资产管理也就失去了意义。
――毕比航运集团IT主管Robert Lee