浅谈施工企业档案资料有效管理措施

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摘要：在国家宏观政策引导下，工程建设领域也启动标准体制改革的序幕。工程资料作为体现标准化水平的重要载体，日益引起建筑业各级管理部门、管理者的高度重视。为了加强建设工程文件的归档整理工作，保证工程文件能够及时形成和归档，为产品质量的验证提供客观证据。为企业经济活动及各类资质取证积累基础资料。

关键词：档案；资料；管理，措施

中图分类号：TU984 文献标识码：A 文章编号：

1前言

工程资料发挥着不可替代的重要作用，工程文件资料是对工程施工全过程的真实记录，是进行工程过程管理、交工验收和竣工结算的重要依据和基础,并为工程竣工后的使用功能、工程扩建、改建和维修提供重要依据。是质量责任人的有效法律凭证，为工程管理决策者提供准确、直接的工程信息。在资料收集的过程中，需要依靠行业标准和程序文件的运行来有效控制资料的完整性、有效性、真实性，在工程文件归档资料的审核鉴定过程就需要资料管理人员具有过硬的专业水平，对工程知识有一定的了解，熟悉《建筑工程施工质量验收统一标》、《建设工程文件归档整理规范》和企业体系文件运行的要求。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

2档案文件记录、控制工作的主要内容 2.1记录控制工作:对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理、立卷、归档。还应对记录的分类标识、保存、保护、检索、保存期限和处置做出规定。为工程质量的检验，环境、职业健康安全的绩效及管理体系有效运行和改进提供客观的证据。

2.2加强文件控制工作：资料管理人员负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制管理，进行管理体系文件的接收、发放、有效性识别、有关更改、回收、销毁等工作。在工作中，经常出现由于工作人员的不细心，导致过期文件、规范、图集等资料没有及时销毁或更新，文件的接收、发放登记不齐全，重要文件不能有效识别的事情发生。

2.3 企业内部人员借阅档案室的文件，应实行档案借阅审批手 续，详细注明借阅文件的名称、编号，借阅单位名称，借阅时间和归还时间，借阅人必须本人签字方可。

2.4 企业作废的文件应以书面形式公布于企业的内部宣传窗口，详细注明作废文件名称、编号、版次、作废时间，及代替文件的名称和编号，作废文件应有部门主管的批示。

2.5 对有效性文件的识别应单独归类，填写有效文件控制清单，并不定期检查文件的有效时间，超过有效时间的文件，应进行销毁，并做好销毁记录。

2.6在企业运营中，部门与部门之间，项目部与业主、监理、设计之间，各部门人员之间，所发放、收集的文件均应填写收、发文登记表，确认文件落实到具体的个人。填写的资料应完整，字迹应工整。

2.7 文件的更改应注明被更改文件的名称、编号、版次、更改原因，以及被更改内容。

3程序文件及体系运行在项目审核中容易出现的问题

我公司每年3月参加企业的内部审核，4月参加外审，9月参加集团的内审，10月参加集团公司的外审，每季度公司还会组织项目巡查，这一系列的检查活动，都是为了保证项目体系的有效运行，质量、环境、职业健康安全三大目标控制在有效范围内的前提下，加强管理人员的专业素养，在循环的检查中，使企业管理水平达到国家和地方标准，通过对新规范、标准的学习，使之更加的专业化，规范化。但是在资料文件的形成阶段和收集过程中容易被忽视的地方.

3.1项目各级管理人员或专业分包人员未能及时向项目总工或专业工程师提供各自的相关资料，导致资料形成时间滞后。移交资料的过程中，未能逐个填写移交资料，收、发文登记不及时，若资料遗失，易出现双方推卸责任的情况。

3.2隐蔽工程的资料填写的不完整，施工用原材料和辅材收集不够齐全，复试材料存在时间差。建筑工程的内在质量只能通过查看施工过程中形成的资料来获取信息，若不够完整、准确，资料对工程质量的内部描述就不够清楚，也不能作为有据的参考。通常容易忽视建筑辅材收集的齐全性（如：焊丝、膨胀螺栓、套筒、管件等），对隐蔽工程内容的细节描述也不够清楚，施工记录间断，如此就不能发挥档案资料的查证作用。

3.3 施工组织设计和施工专项方案里列出的规范、图集存在过期未作废的情况，项目部未能及时更换新的规范、图集。对有效文件的识别控制不及时，甚至存在有的有效文件没有出现在有效文件控制清单里面。

3.4 各层管理人员对施工工艺和工序的标准要求存在投机性，在施工过程中，有的施工工序或管理程序比较繁琐，一些刚进入施工企业的青年同志缺乏约束性，以繁化简。而一些分包管理人员为追求利益最大化，偷工减料，简略施工工艺的要求，或套用作废的标准规范，造成质量隐患。需要项目部人员加强监管，保证施工质量。

3.5企业现行质量、职业健康安全与环境管理体系文件及其日常运行记录等的管理内容在项目上得不到重视。任何一个项目都具有唯一性、一次性和不可逆转的特点。在项目运行中，不需要归档的过程性管理资料的收集留存得不到重视，除重点工程和评优工程外，一般工程项目往往把这些工作当成应付检查的作业，通常是在被确定审查的前几日，项目部人员才进行大批量突击赶补，如此一来，质量、职业健康安全与环境管理体系文件运行的本意就被曲解了，也发挥不了其作用。

4施工企业对工程项目档案管理的措施

4.1加强项目职能考核，确立档案责任制

工程文件资料的管理项目经理为第一责任人，完整与正确性由项目总工（主任工程师）负责,资料员负责资料收发、核查、汇总、整理、编制、移交、归档。项目经理应负责对项目文件资料工作的分工和管理，协调好同业主、管理公司、监理及分包等单位的资料管理管理，同时协调项目经理部内部相关人员的资料编制、收集、归档、保管、整理的之间的关系。与建设单位在签订工程合同时，合同中应对工程竣工档案的编制责任、编制份数、移交期限及编制费用做出明确的规定；项目总工（主任工程师）应每月组织商务、技术、生产、材料、质量、安全、分包单位等有关部门（人员）召开一次文件资料管理例会，对文件资料工作进行总结，发现问题及时协调解决，并应至少每月一次对资料内容的正确性等进行检查，发现问题及时改正。项目经理部设专职资料员，负责技术资料的收集、报验、分类整理、归档、保管及发放工作。担任该岗位人员须是经过培训并取得上岗证后方可从事该项管理工作。资料员负责收集工程所在地有关工程文件资料管理的要求和规定，并及时将有关信息提供给上一级资料室。

4.2加强对施工技术资料的要求与控制

施工技术资料的控制应从施工和质量策划文件开始，项目总工（主任工程师）及专业工程师提供施工组织设计、专项施工方案、技术措施、技术总结、技术交底、安全技术交底、图纸会审、设计变更、洽商记录、工程质量处理记录、竣工图纸等资料。施工技术资料的填写、收集、整理必须与工程同步，内容完整、项目、子项签章齐全有效，每一个分项工作进行，每一个验收批次，项目的安全，技术，材料，资料等人员都必须及时完成各自工作，确保每一个工序的施工与资料文件形成同步、完整、有效。还应对专业分包工程施工技术资料进行不定期检查和知道，不合格的内容应责令限期整改，分包移交的资料应填写移交清单。

4.3加强对质量、职业健康安全与环境管理体系文件的运行控制

“三体系”的意义重大，应当严格按照规定执行，而且需要结合各项目实际制定有针对性、可操作性的文件资料，该资料需经项目班组的研究，批准后才可执行。在执行过程中，负责人员应形成相应文字资料，如：《危险源辨识与风险评价记录表》及《高风险危险源控制清单》，《环境因素识别评价表》及《重要环境因素清单》，《事故应急演练记录》，《工程分包项目完成情况记录表》，《顾客回访意见调查表》等，以求稳定服务质量，节约能源资源，降低企业成本，减少工伤事故，改善劳动条件为保持社会稳定作贡献。