建设面向未来、面向大众的新型档案馆
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近年来，山东省各地档案馆新馆陆续建成投入使用，新一轮的档案馆库建设成绩斐然：青岛市档案馆二期工程投入使用，济南市档案馆迁入政务中心大楼，日照、滨州、枣庄、潍坊等市新馆建成投入使用，威海对档案馆库进行了改造；县级档案馆中，广饶、安丘、寿光、沾化、邹平等24个新馆已投入使用，文登、诸城等地新馆也已建成，定陶、鱼台、临沂罗庄区等地积极筹措资金，加强了馆库和设施改造……
本次记者走访山东省档案馆和9个市、县档案馆，详细了解了档案馆建设、管理及运行方面的情况。
当好档案馆的管家
新档案馆建成后，馆合面积扩大、接收文件增多、查询利用细化等一系列问题接踵而至，从总设计师到大管家的角色转变，考量的不仅是档案馆决策者的业务水平，更是对超前谋划、统筹全局、推陈出新等综合素质的一次全面检验。
1.改善环境提升效能
馆合条件的改善为档案工作的开展提供了有力的物质保障，然而由于面积增大、新设备新功能增多，整座档案馆建筑的管理也是一个新课题。档案馆运行起来，每年的水电、取暖等费用都是一笔不小的支出，有条件的市（县）档案馆争取地方支持，每年由市（县）财政局划拨或由机关事务管理局支付运行经费，确保馆合的正常运行。此外，由于市（县）档案馆普遍编制较为紧张，没有充足的馆合管理和专业维护技术人员，滨州、潍坊等市县档案馆的安全保卫由市机关事务管理局统一负责，邹平等市县采取单位、物业管理相结合的办法，档案馆负责库房及技术用房等重要部位的管理，安保、消防、监控、环卫等范围则由物业公司管理。
细微之处彰显的不仅是用心，更是一种文化。记者在邹平县档案馆的楼梯间见到了总书记的题词“借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”，以及名为“先忧后乐创新超越”的邹平精神宣传标语。“档案中有前人智慧，用起来可照亮自己；档案中有自己心血，传下去可照亮后人’，在泗水县档案馆的库房环廊等处，同样装饰了这样的档案名言、警句宣传壁画，在充分营造档案馆特有文化氛围的同时，也改善了工作和服务环境。可以说，细微之处提升的不仅是工作状态，更是服务效能。
2.安全与先进并重的档案安全保管基地
如果说档案馆的建设符合《档案馆建筑设计规范》要求属于合格，那么许多地方档案馆在整体建筑、库房及诸多细微之处的精雕细琢和卓越创新已经远远超过了合格的标准。在保证档案安全保管的前提下，通过先进的设计理念、先进的设施设备，建筑质量提高了，外部造型漂亮了，建设成本也降低了。
曲阜市档案馆自2001年投入使用至今，先后投资200余万元更新了各类保管利用设备，2001年购置了全省首家不锈钢档案密集架320m3120组。滨州市档案馆采用综合布线系统，对通信、电视和计算机网络进行综合考虑，尤其是计算机网络，设计局域网、政务网、互联网三套系统，全部实现物理隔离，确保安全。泰安市档案馆数字档案管理中心建成后，2008年在省内率先开通远程异地容灾备份系统，对各地数字档案馆室数据安全建设起到了示范作用。山东省档案馆在库房建设上借用了中国第一历史档案馆新馆的实验成果，除采用双墙体建设外，中间层采用10公分厚的可阻燃聚氨酯现场发泡工艺，确保库房在停电72小时内，温差变化控制在1℃左右，同时还建造了6面完全屏蔽的电子文件库房，确保电子文件的保密安全。
3.聚合各路资源
各地档案馆依托新馆优势，不但加快了机关、企事业单位档案的接收，而且以市（县）委、市（县）政府名义下发文件，通过政府行为聚合档案资源建设的力量，加强了对重大活动、重大事件、机构改革等档案资料的征集力度。同时，各地档案馆及时追踪新的发展领域和新的经济增长点，中心工作的重心扩展到哪里，档案工作就延伸到哪里，还纷纷建立起了以当地地域文化为依托的特色档案资源库。可以说，多层次、多渠道、多角度的档案资料收集和征集，是各地档案馆资源建设的一大亮点。
曲阜市档案馆注重加强孔子文化档案的征集，并于2007年9月在全省率先建立特藏室，以孔子文化档案、珍贵字画、照片档案等为主要内容，集中展示曲阜档案资料地域特色。泰安市档案馆积极开展泰山特色档案的收集征集工作，目前泰山国际登山节、泰山石刻照片等档案均已接收进馆，泰山特色档案数据库也已建立。寿光市档案馆建立蔬菜质量追溯数字档案，联合研发了蔬菜质量安全二维码，只要购买寿光品牌蔬菜，就能通过网络监测条形码验证产品真伪，让消费者直观地了解果菜的全部信息。
让档案馆全速运行起来
如果把档案馆比作一台机车，要想使它高效、全速地运行起来，充分发挥新型档案馆的文化功能，应该为“开放”“服务”“文化”这3个主要加速器加足马力。
1.建设安全保密与开放利用体系
档案馆的非公共开放区，一般包括档案库房和技术用房等，直接关系到档案的安全与保密；而公共开放区的出现和拓展，则是新型档案馆“五位一体”要义的内在要求，也是时代的呼唤。在功能分区的设计上，如何处理好保密与开放的对立统一，需要我们在新馆建设中重新认识、重新定位。
潍坊市档案馆在一层门厅西侧设置了500m2的查阅服务中心，服务大厅内还配有17.9m2的LED屏幕，滚动档案指南和信息。展览陈列中心在二、三层，约2000m2，数字管理中心及加工处理中心则分布在四层及以上。滨州市档案馆的一层为对外开放区，设置展厅、档案特藏室、接待室等，二至五层分别为办公、会议、阅览、教室、活动室和休息室，六层为多功能厅。档案库房位于建筑内庭中空北侧的三至五层，西端连通阅览服务区，东端通向技术用房，东、南、西面均不直接和外界接触。邹平县档案馆的一层为开放区，主要有档案利用服务中心、爱国主义教育展览中心基地、荣誉展览室、有关的会议接待用房等，便于群众对档案的利用和档案展览，二、三层为档案库房及办公用房，便于档案保密与安全，四层为技术用房，营造了安静、舒适的办公环境。
2.以中心工作为目标以民生诉求为导向
围绕中心、服务大局是档案工作的立足点和出发点。泰安市按照“条块结合、互联可控、统一维护、分级管理”的原则，与各机关档案室及县市区档案馆、县市区机关、乡镇档案室实现无缝连接和全面技术联通，构建起了全区域档案馆电子化管理网络体系，依托政务网实现了全市电子档案管理的无缝覆盖。济宁市帮助企业建好用好知识产权、科技研发、节能减排等方面的档案资料，提高企业竞争力，受到企业广泛好评；指导高新区和工业园区建立起高新技术、基础设施、招商引资等特色档案，为全市经济的超常规、跨越式发展提供了档案服务。寿光市将档案、农家书屋、远程教育三者功能融为一体，把“三农”政策、农业科技知识等农民关心的档案复印成册，存放在农家书屋，定时向村民开放；将蔬菜种植、现代农业技术等农民急需的资料制成视频，通过远程教育网免费播放，供农民参考学习。同时，他们充分发挥农村远程教育网络优势，在全国首创了蔬菜病虫害远程诊疗系统，农民足不出户就能和专家自由交流，在农民科学选种育种、田间管理等方面发挥了巨大作用，真正实现了农村信息资源的一体化，形成了农村新型档案信息管理模式。
3.善打文化牌树立档案馆品牌形象
作为爱国主义教育基地，档案馆要积极挖掘馆藏资源，发挥档案资政育人的功能，主办或承办各类资料展览；电视见影、电台现声、报刊有名，新型档案馆的品牌形象树立又没有止步于举办展览等传统工程，同时还以各类文化精品的面容向社会展示着档案文化的魅力。
潍坊市档案馆编辑出版的《回眸潍坊六十年》被确定为市直机关干部“学党史、增党性”唯一一本本地出版的学习书目，泗水县档案馆的爱国主义教育被县委党校科级培训班纳入现场教学内容。“运河之都”济宁深度梳理馆藏运河档案资料，编辑《济宁运河档案史料汇集》，已出版了一至四辑，为济宁文化建设、运河文化研究提供了翔实的资料。“孔孟之乡”曲阜利用馆藏丰富的档案资料，编研出版了《孔子故里——曲阜》《曲阜旅游大观》《孔子故里风俗》等20余种成果。泰安配合市政府非物质文化遗产历史名城的申报工作，编纂出版了《泰城古韵》一书，用历史图文资料细说历史文化古城的形成，反映了古泰城博大精深的文化底蕴。
两点启示
1.档案馆选址要体现“亲民”
档案馆建筑通常与博物馆、图书馆、科技馆等标志性公共文化设施一同被视为现代城市文明的象征，我国的档案建筑，也从“石室金匮”到政府大院，进而走到了城市街头。可以说，新型档案馆在选址上不仅要彰显开放与亲民的理念，更要努力打造为文化性的地标建筑。山东省档案馆新馆的选址为省文博中心，与省博物馆、科技馆新馆建在同一个地块上；诸城市档案馆选址在市文化活动中心，与市博物馆、名人馆相互依托，打造城市文化交流展示窗口；泗水县档案馆新馆原定为县行政中心附楼，后经过多方论证和长远规划，新馆地址更迭为县科技文化中心……同时我们也注意到，山东省各地档案馆由于历史原因，大多建在党委或政府大院内，虽然占据了集中办公的先天优势，但是不便于社会团体和群众查询利用档案，也不利于档案馆文化功能的发挥，在呼唤新型档案馆“五位一体”时代精神的今天，亲民度不高是制约这些档案馆长远发展的短板。
2.重视发达地区欠发达县市馆舍建设
在2012年山东省政协十届五次会议上，政协委员李光荣提出了《关于加强县级综合档案馆馆库建设的建议》的提案，提案主要关注的是馆合面积不足、建成年代较早和建筑形式不独立等问题。据调查，山东省县级综合档案馆符合《档案馆建设标准》中关于县（市、区）档案馆建设面积应不少于2600m2要求的只有12家，占全部县级档案馆的8.28%，其他多达90%以上的档案馆不达标，甚至有12家档案馆存在“无馆合”情况。同时，全省的县级档案馆有多达70%以上为上世纪八九十年代建成，不但设计落后，而且馆合老化、设备陈旧，甚至有4家档案馆已成为危房，急需进行改造或新建。
决定县级综合档案馆命运的一个重要因素是当地经济发展水平，然而事业由人创造，经济并不决定一切。在经济欠发达的泗水县，一座外观简约大方、功能齐备实用的3000m2档案新馆给记者留下了美好印象。他们抢抓机遇争取立项后，又咬定档案馆规划不放松，新馆规模从原来的1500m2争取到3000m2。新馆落成后，以档案馆建设为主线的各项档案工作也得到了延伸带动，基础设施、安全体系、规章制度等多项建设齐抓共管。2011年，泗水县档案馆晋升为省特级档案馆，实现了泗水县档案事业的历史性突破，也为经济欠发达县档案馆建设打造了一个“样板间”。
面向未来的国家综合档案馆，要强化安保措施，继续成为党和国家重要档案安全保管基地；要加强开放利用，继续成为档案查阅利用中心、社会宣传教育基地；要延伸服务功能，成为政府公开信息查阅服务中心和区域电子文件管理中心；要发挥文化资源优势，成为弘扬优秀文化、陶冶文化情趣的文化圣地……简言之，面向未来的新型档案馆，也应该是面向大众的档案馆。这是山东省档案工作者对新型档案馆建设这一课题提出的认识。从省到各级市、县，尽管规模、容量、造型等诸多变量使档案馆建设看来无规律可循，然而一座座拔地而起的档案馆建筑背后，无不以上述认识作为档案馆灵魂的支撑和运行的准绳，这其实也就是最好的建馆指南。山东各地的档案馆新馆建设为我们提供了一些可参考借鉴的具体素材，我们也期待在不久的将来，在祖国广袤的大地上，矗立更多面向未来、面向大众的新型档案馆。