外在表达管理模式视域下的语言表达管理方法

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摘要：语言艺术在人际交往中起到了非常重要的作用，对于秘书尤其如此，究其原因，这由秘书的职业性来决定的，秘书在一个单位中处于桥梁与纽带的地位，在其工作中必须要具备善于言辞， 巧于说话能力，才能够达到增进相互的合作与团结， 成功地推动工作的目的。如何进一步加强秘书的语言艺术修养，也越来越被提升到特别值得考虑的议程。

关键词：秘书 语言艺术 交际

秘书的人际交往是在一个社会单元中进行社会活动的特殊形式，在日常的工作中，秘书为实现工作活动的目的，几乎每天都在与周围的人发生着直接的交往联系。因此，对秘书而言，更加要求高的语言艺术修养，只有培养好的语言，才能辅助秘书把工作更好的完成。如果能够注意秘书语言的艺术技巧，则更能使语言富有生动性。

一、相关理论概述

1.秘书交际语言艺术概念

秘书是指处于单位的枢纽地位，主要从事办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋与助手。秘书作为领导的左右手，要帮助领导处理一些日常事务，那么必定会接触到不同的人，秘书的交际语言艺术就成为了与他的工作所接触到的人之间必要的沟通方式。

秘书交际语言艺术在性质上应该归属于社会关系学的范畴，主要指个人在社会实践中形成的人与人之间语言交际的相互作用和相互影响，对于秘书而言，就是指互相传递信息、交流思想、组织活动、协调工作，增进了解、促进合作的一种语言交际艺术活动，具有个体性、情感性、对应性的特点。

2.秘书交际语言艺术内容

秘书交际语言艺术就是对人的一种组织形态和语言表达方式，而这样的组织就是一种外在表达管理模式，一种语言表达管理的方法。

理解和领会的艺术。秘书交际语言艺术是一门学问，是关系人际关系成败的基础。秘书在进行交际语言艺术交际过程中，语言表达要有感染力、说服力、风度、礼貌，要做到对对方语言听得懂、听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系；

应变语言艺术。毋庸置疑，秘书处于一个非常微妙的位置，在单位内部，要协调好上下级之间的关系，在单位外部，则要代表单位的形象，协调好社会的各种关系，据此而不可避免面对形形的人，随时要应对各种各样的要求。秘书接触的人际关系多样化的现实，就要求秘书人员能巧妙运用语言艺术来处理不便与不和谐使之和谐；

控制自我情绪的艺术。秘书交际语言艺术要求秘书时刻保持高昂的情绪状态，在不同的场合，说什么、怎么说，什么能说，什么不能说，都应随机而动，而不是任性而为、随意而发。可以说，在秘书的工作中 “说话”就是一种语言艺术，值得一提的是，在语言表达时秘书不要将消极负面的情绪带进个人的语言表达，以免给个人的工作带来不好的影响。

二、秘书交际语言意义

1.创造和谐人际关系，体现个人价值

人际交往中，平等是建立良好人际关系的前提。在秘书的语言表达过程中，就要理性的处理与对方的语言交际关系，通过畅通语言表达渠道，实现创造和谐人际关系的目的，从而得到他人或组织的支持、鼓励，更好的实现自身的价值；

2.营造愉悦工作氛围，激发创造灵感

秘书生活在鲜活的群体中，而群体生活离不了必要的交流、沟通，而营造健康良好的工作氛围有利于激发工作的创造灵感。因此，作为具有现代意识与精神的秘书，更应该意识到这一点。在工作过程中，通过巧妙运用语言艺术，上传下达，达到促进员工与管理层的和谐相处、激发积极性与创造力的目的。

3.理智评估自身，利于树立科学价值观与人生观

语言艺术的运用总是有具体对象和语境的。在一个单位内部，秘书常常与不同部门打交道，由于工作性质的不同，秘书的语言交际对象与内容随之发生变化，这就要求秘书在现实的交际实践中，改变语言艺术的运用方式，久而久之，面临不同的语言评价时，秘书就会树立科学的价值观与人生观，正确的评估自己，从而塑造自己的形象。

三、提升秘书交际语言艺术性对策

1.适应时空变化，灵活运用

秘书交际语言艺术实质就是正确处理如何和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决重要问题。

秘书与领导关系。秘书是领导者的直接下属，为领导服务是其最为重要的准则之一。基于此，切实搞好与领导的关系具有十分重要的意义。对于秘书而言，在与领导相处的过程中，就应该适应时空变化，灵活运用。

一是在工作汇报的时候，基于领导的时间紧迫，所以秘书的语言必须简明扼要，这就要求秘书在最短的时间里给予领导一个明晰的情况介绍，从而为其下一步的工作决策提供科学的依据，切勿“胡子眉毛一把抓”；二是沟通要及时。任何人都难免会犯错误，有的秘书就会运用自己的语言艺术，以诚挚的态度，深刻剖析问题的根源，以求得到领导的认可，化解之间的误会。但是有的秘书则在犯错误后，不去主动与领导沟通、交流，而是把话藏在心里，久而久之，就会使得领导对其产生误会，据此而言，沟通的语言艺术同样重要，需要秘书多加锤炼。

秘书与同事关系。秘书是联系员工与领导的桥梁，与同事的接触是秘书工作的重要内容，良好的同事关系，不仅可以促进秘书工作的顺利，而且还能使秘书左右逢源，增进彼此之间的情谊。对同事有个清楚的了解，不要认为这是为了庸俗地“迎合” 同事，而是为了运用心理学规律与同事进行沟通，以便更好地处理同事关系，做好工作。

具体而言，在与自己的同事沟通的时候，应该换位思考，站在对方的立场，理解对方的苦衷。值得注意的是，一定不要背后议论同事，对于敏感话题，如果避免不了，在回答对方的时候要留有余地。作为一个秘书，应该明确，同事所做每一件事情，都一定有他的理由。对你看不惯的方面，你不要过多地批评、指责和抱怨，更不要当面顶撞或争论，而要给予充分的理解。

秘书与下级关系。与下级沟通成功与否，不仅影响下级对你的观感，甚至影响你的工作和前途。只有对下级怀有平等的心情，才能实现有效沟通。一是与下级沟通，要把握尺度，不能无原则地使用赞美的语言，要有自己真实的情感体验，符合环境与语境的基本要求，用词得当；二是与下级交谈时，要有一个积极乐观的心态，向下级叙述重要事宜，或回答下级提问时，一定要做到态度平和，不能给人盛气凌人的感觉，还应该目不斜视地盯着对方的眼睛，这种眼睛直视的语言交际技巧，就是在用眼睛说话，不但会增强语言的说服力，还会给下级留下精力充沛、光明磊落的印象。

对下级布置工作、任务，要慎重，看问题要有自己的立场和观点，同时要给下级留有申辩的余地，如果一味好辩逞强，说话不留情面，盛气凌人，则往往会让同事们敬而远之，影响沟通的效果。同时对于下级私人的事情，作为上级不能妄加评论，更不要妄加揣测。

2.夯实素质修养，恰当得体

新时代的秘书，就是具有深厚素养的人，具体而言，应从以下几个方面加以培养：

有协作精神。具有团队精神，尤其是碰到一些敏感的话题要多加思考，切记主观臆断、出口伤人。

乐观态度。要有为别人圆场的精神，以心胸的宽广、大气、大度来面对工作中的一切，在沟通的时候，不论是同事、上级或是下级都要做到谦虚请教，认真聆听，平和讲话，适当倾诉，讲话留有余地。

情绪健康。克服浮躁情绪，仔细、认真地做好每一项工作不论做什么工作，都要礼貌用语，用心倾听，诚恳待人。只有把细节做好，才能够构建和谐的人际关系。

3.端正诚恳态度，表达真实

接待来客是秘书的主要工作之一，秘书在进行语言艺术表达交际的过程中，一定要做到诚恳的态度、真实的表达。无私、真诚的语言交流，可以给来访者带来快乐赢得对方好感，又能得到对方真诚理解和热情支持与帮助，有利于做好本职工作。

寻找共同语言。交往双方有共同话题，共同语言，共同体验和共同情感，就意味着交往有走向成功可能，寻找这样共同点就成为交往关键。究其原因，就是因为任何一个人都生活在多元化集合当中，文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点都有可能相似，这也成为了语言交流的基点，这就要求我们秘书人员在平常工作中要细心留意，据访客的不同特性选择适当的言语，语言交际因人而异，以便更好寻求共同话题；

真诚以待。秘书的形象不仅代表个人，还有领导和单位的形象。在接待来访者过程中，就要在一定范围内敞开胸怀，言明所求，给予对方一个良好的印象，取得信任，交往才会成功。虚假遮掩，或表现出极强自我保护性，对别人过于防范，都难于使交往成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之”方法，合理地实施交往策略技巧，实现交往目。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言；

善解人意，站在对方立场上考虑问题。良好的人际关系是安心工作、舒心生活必不可少的条件，“己所不欲，勿施于人”就要求正确适当的语言美，语言美可以拉近人与人之间的距离，加强人际关系。成功交往者总是会善于听取对方言论，善于理解对方意见和意图，总是能站在对方立场上理解问题，从而达到增进双方友谊目的。

人类杜会中，人与人、人与杜会都发生着密切的关系。交往中能清晰地表达出自己的想法，协调处理好人与人之间的关系，是工作取得成绩的重要前提。秘书在人际交往中最主要、最重要的手段就是语言艺术。一个秘书的语言水平、语言质量与秘书的语言修养、表达水平有着直接关系。基于此，就要加强秘书的素质修养，增加秘书的语言表达的灵活性，提高秘书说话的表达能力，从而发挥工作的最大性能。

参考文献：

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[4]魏利华.论秘书工作中的有效沟通[J].湘潮（下半月）.2012（01）

[5]杜立新.现代秘书如何为领导提供主动[J].职业.2012（11）

（作者单位：中睿通信规划设计有限公司；广东 广州 510630）