浅析档案规范管理等级评定与高校档案管理创新
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摘要：2007年7月，省档案局对《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定办法》进行了重新修订，从而为推动档案工作规范管理等级评定工作在全省的全面铺开提供了制度依据，为提高我省企业、科技事业单位档案工作管理水平，更好地为企业、科技事业单位改革和发展服务起到了目标规范作用。
当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。档案信息化要紧跟社会信息化的发展步伐，高校档案，是高校改革发展的重要组成部分，是高校满足师生信息需求和提供社会服务的重要工具，参与档案工作规范管理等级评定，能够提升档案服务管理创新水平。
1．参与评定，学校的档案管理工作能够得到重视。以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和功能建设等难以得到保证。参加评定升级，高校能够站在一个全新的角度以宏观地战略眼光去看待新形势下的档案工作，能够充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。
2．参与评定，师生员工的档案意识能够得到提高。在平时工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全、不完整，一些极具查考利用价值的档案散存在承办部门或流落在个人手中。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。若参与评定，在迎评过程中的档案建设需要各方面、各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，从这个意义上说，迎评对师生员工的档案意识的影响是十分广泛的。
3．参与评定，档案部门的服务意识能够得到强化。服务中心、服务大局是档案工作的永恒主题和根本任务。档案工作的价值任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息服务，档案的作用也在利用中产生和发挥。因此，高校档案部门要找准档案工作服务于师生、服务高校、服务于社会的切入点，提高服务质量，满足快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。
4．参与评定，档案编研工作的力度能够得到加大。高校档案编研工作，是以高校档案馆室藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的目标，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案信息服务的一项重要工作。参与档案规范管理等级评定，能够深刻感受到编研是档案工作的薄弱环节，各高校要加大这方面的工作力度，高校档案编研工作要更具有计划性、适用性、真实性和研究性。
5．参与评定，各项评估档案的建设能够得到加强。无论对本科院校的教育教学评估，还是对高职高专院校的人才培养工作水平评估，各项评估档案资料的整理是一个非常重要的环节。档案是学校在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全貌，是衡量学校质量、学术水平、管理水平的重要依据。只有在日常教学和管理工作中做好档案的收集和整理工作，充分发挥档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，也才能使学校各项评估工作顺利通过。
二、全面提升高校档案工作规范服务管理水平
在《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定标准及自检、评审表》中，科学地将评定内容分了“管理机制”、“业务建设”和“信息服务”三大评定范围。全面提升高校档案工作的管理创新水平也将从这三个方面进行建设。
1．积极创新科学地档案管理机制。创新科学地档案管理机制，要做到四个“建立健全”：一是要建立健全档案管理网络。各高校要加强领导，精心组织，统一部署，总体规划，真正形成党委行政领导、档案部门主管、相关部门配合、全校广泛参与的档案工作领导体制和管理网络。二是要建立健全档案管理细则。要大力宣传、贯彻执行国家有关档案工作法律、法规；制定归档范围，规定归档时间，编制保管期限表；建立档案的接收、整理、修改、补充、保管、鉴定销毁、统计、保密、利用、库房管理等制度；落实档案人员“四参加”制度，即档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。三是要建立健全档案控制措施。档案工作计划和专项经费列入学校年度工作计划和领导工作议事日程；文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作要列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序，强化目标责任制。四是要建立健全档案干部队伍。档案工作人员进行必要的培训，不断提高档案工作人员的政治觉悟、创新精神、专业水平、业务能力，培养造就一批政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质、复合型档案管理人员。
2．积极创新规范地档案业务建设。创新规范地档案业务建设，要做到四个“管理达标”：一是档案的归档范围管理要达标。近5年来各种门类和载体的文件材料立卷归档率达标；重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，按项目归档范围完整率达标；永久、长期保存的科技档案中有相关责任人填写并经有关负责人审查签字的手续完备情况达标。二是档案的案卷质量管理要达标。各类档案管理要符合有关规定和规范的要求，编目规范，编号科学，排架合理，其中科技档案案卷质量达到国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》。三是档案的保管条件要达标。档案安全是档案工作的生命线，档案的安全、保护和库房管理要符合国家要求；有配备完善的档案专用库房、办公室和阅览室，有使用符合国家标准的载体存储归档电子文件，载体的保管条件符合国家要求。四是档案的数据统计管理要达标。对档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构等档案管理基本情况、档案利用及反馈情况的统计要全面、准确。
3．积极创新完善地档案信息服务。创新完善地档案信息服务，要确立档案的“四个中心”：一是要确立档案部门为档案的信息中心。档案部门必须积极收集、保存与本单位密切相关的多种形式信息，成为本单位档案资料的信息中心。二是要确立档案利用为档案的工作中心。科学编制适用的、多途径的检索工具。三是要确立档案信息化为档案的技术中心。高校档案的信息化建设要成为数字校园建设的重要组成部分，将档案资料信息的现代化管理纳入本单位的信息化建设之中；普及使用计算机和符合国家规范的档案管理专用软件管理档案，在确保安全保密的前提下，要健全网络体系，提供高效、便捷的档案查询，利用计算机网络逐步实现档案信息网上传输、在线服务和资源共享；采取有效的防护措施确保计算机档案管理系统或网络的安全。四是要确立档案编研为档案的效益中心。积极制度开发档案信息实施方案，利用档案信息编研对学校建设与发展产生较好社会或经济效益的成果。