浅谈商务英语信函中的礼貌原则
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【摘要】商务英语信函是国际贸易市场上企业与外界沟通的主要形式。本文介绍了商务英语信函的书写原则，简析了写作中礼貌原则遵循的四大准则，并举例阐释了礼貌原则在商务英语信函写作中的尊他性准则、赞誉性准则、一致性准则、同情性准则。
在全球经济一体化的形势下，国际上的经济贸易日益频繁，国际商务沟通也越来越重要。语言作为一种人类沟通的桥梁，礼貌用语的正确使用不仅可以让商务英语信函准确传达信息，还可以树立良好的企业形象，最终取得良好的交际效果。为此，商务交易更是离不开语言交际活动，礼貌的商务英语信函更是经济贸易中不可缺少的剂，因此掌握好商务英语信函的礼貌原则的合理应用是促成商务合作，实现经济利益的必要手段。
一、商务英语信函写作原则
商务英语信函作为国际贸易沟通的重要方式，在写作时务必要精心准备。信函建立的是日常信息记录，承载着将贸易双方信息准确传达和交换与否，首先要了解商务信函的写作规则，其一般遵循下列原则（简称7C原则）：准确性（Correctness）、完整性（Completeness）、清楚性（Clearness）、体谅性（Consideration）、具体性（Concreteness）、礼貌性（Courtesy）、简要性（Conciseness）。在实务写作中运用好这七个原则需要一定的技巧，若用词不妥，虽用墨不少但仍会造成误会，造成企业的额外损失，甚至招来纠缠不清的官司。
二、商务英语信函写作中的礼貌原则
1、礼貌原则内容的简述
礼貌是人与人交往间的剂，是人与人信息沟通的桥梁，更是人类文明史上的标志。1983年英国语言学家 Geoffrey Leech提出了礼貌原则在商务英语写作中的应用，礼貌原则的提出是建立在1967美国语言哲学家格赖斯 （Grice） 在哈佛大学提出的合作原则基础上的。然而在实际交流中人们往往会词不达意，企业家更是会为了某些利益拐弯抹角。礼貌原则中重要的一点体现在注重You-attitude， 即以“对方”为主的态度，时刻从对方的角度看待问题，设想对方的困难和处境，再根据对方的需求恰当传达自己的意见。也可以理解为在理性的商务交易中加入了情感的因素，尽量为他人考虑，把对方的利益放在了主要位置上。
Geoffrey Leech的礼貌原则旨在把不礼貌的用语减弱到最低限度。礼貌原则由六个准则组成：（1）策略准则（tact maxim）：让对方受损最小，受惠最大；（2） 宽宏准则（generosity maxim）：让自己受益最小，受损最大；（3）赞扬准则（approbation maxim）：尽量少贬低对方，尽量多赞扬对方；（4）谦虚准则（modesty maxim）：尽量少赞扬自己，尽量多批评自己；（5）赞同准则（agreement maxim）：尽量减少和对方的分歧，尽量增多和对方的一致；（6）同情准则（sympathy maxim）：尽量减少厌恶对方，尽量扩大同情对方。
2、礼貌原则在商务英语信函写作中的主要遵循准则
一封遵循礼貌原则的商务英语信函，除满足基本要求外，还需完整合理、生动形象、清楚简明、考虑周全，这样才可以达到经济效益的目的。从Geoffrey Leech的7C原则中可以了解到礼貌原则主要遵循的是尊他性准则、赞誉性准则、一致性准则和同情性准则这四种准则。
（1）尊他性准则。尊他性准则是商务英语信函中最基本的礼貌原则，在写作时要站在对方的角度上思考问题，充分尊重对方。要尽量吸引对方的注意力，提高对方的兴趣，才能使得信函达到企业经济贸易的目标。这也是礼貌原则中使用你观点（You-attitude）的具体体现，如“Should you desire， we would be appreciated to…”和“We should be obliged if you…”这可以视作是典型的运用了对方立场（You-attitude）的书写方式，充分显示出尊重理解对方，又含蓄委婉地提出要求，更容易使对方接受和采纳。例如： We would be appreciated if you could lower the price.贵方如能降低价格，我方将非常感激。
（2）赞誉性准则。礼貌原则中“尽量少贬低对方，尽量多赞扬对方”，“尽量少赞扬自己，尽量多批评自己”都是遵行了赞誉性（Approbation Maxim）准则。商务信函的来往中如果直接批评对方的错误，容易造成谈判的尴尬，贸易的失败。而使用夸奖、恭维的话可以引起对方的注意和兴趣，恰当的赞美性语句可以带给对方愉悦和满足感，有效的促成了商务目的的实现。例如： We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you company.贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此，本公司决定向贵方定货。
（3）一致性准则。礼貌原则中“尽量减少和对方的分歧，尽量增多和对方的一致”。主要表现为对方请求不合理或对自己指责不公平时，在维护对方面子的基础上尽量避免使用攻击性语句而发生矛盾，通常这一准则中适用于投诉、批评类型的书信回函。例①：We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation， but not the amount you claimed， because we cannot see why the loss should be50% more than the actual value of the goods.我方已了解情况，并愿意进行合理的赔偿，但赔偿数目不是贵方所要求的，因为我方不能理解损失为什么是超过货物实际价值的50%。②I do believe that the quality of your shoes is good， but unfortunately your prices appear to be on the high side. 我相信贵公司的鞋子品质优越，只是价格似乎有所偏高。
此例①中写信人在指出对方错误前首先表示自己愿意赔偿金额，承担责任，主要是遵循了这一准则，旨在与对方减少分歧，消除谈判阻碍，促成交易的顺利完成。
（4）同情性准则。同情性准则是指贸易双方应当与自己的商业伙伴相互理解，相互关心，尤其当对方公司出现了危机或发生不好的事情时，应该带着一定的理解和祝福向对方表示关心和同情。这种患难时出现的关心慰问的信函会更加彰显写信者的礼貌，这种赋有人情味的信函会使对方感激愉悦。例如：We are terribly sorry to hear that you have had trouble with your new machine.听说贵公司的新机器出了点问题，我方对此深表遗憾。
在全球经济贸易的一体化形式下，商务英语信函不仅是贸易双方沟通的重要形式，更是双方建立友谊，吸引客户投资的必要手段。把Geoffrey Leech礼貌原则应用到商务英语信函的写作过程中时不仅要准确合理，还需要注意国际市场上不同的地区商务环境，运用适当的礼貌准则策略，从而使商务英语信函达到预期或更好的效果。
【参考文献】
[1]程兰芝.礼貌原则与商务英语信函[J].科教文汇，2009.4（34）131-134.
[2]杨柳.礼貌原则在外贸英语信函写作中的运用[J].宿州教育学院学报，2010（8）67-68.