浅析甲方多项目进度监控

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【摘要】本文分析多项目管理中进度监控的难点，提出分级建立绩效指标、细粒度跟踪进度数据、分阶段管控多项目进度的实施方法。该方法阐述了在甲方项目管理背景下，如何依托企业组织的管理层次建立各级绩效指标并监控多项目进度绩效，总结了绩效采集、步进式进度控制的实现过程，对甲方进行多项目进度监控具有指导意义。

【关键词】多项目;进度监控

引言

项目进度管理是项目管理中的重要组成部分，对于需要进行多项目管理的甲方企业，往往面临多个项目进度信息难以获取、项目协调管控缺乏依据的问题。因此，对多项目进度绩效进行监控，掌握多项目实施过程的真实情况，是解决问题的必要环节。

1.多项目进度监控的难点

多项目管理与单个项目管理有一定区别， 多项目管理继承了单个项目管理中的理论和方法，不同的是，多项目管理把关注焦点从单个项目内部转向多个项目之间，强调项目之间、项目与企业之间的关系协调一致。而监控多项目进度与监控单个项目的进度也有一定差别，在多项目进度监控工作中，常常面临项目进度信息难以获取、项目协调管控缺乏依据的问题，其主要表现为以下两点：

1.1 多项目进度汇报渠道不清晰，进度获取的信度效度都难保证

甲方管理多项目涉及内部建设部门和外部承建单位，且项目数量和复杂度明显高于单项目管理，管理过程中需要执行大量的协调和控制工作，只能任由承建单位人员填报各项目实际进度，其真实性和准确性都无法判断。而且在多项目的海量进度汇报文档面前，各单位汇报标准不统一，也会使管理者将无从入手进行监控。

1.2 多项目进度管控不到位，失去了对项目计划的控制能力

多项目管理过程中，各项目内部存在执行问题与缺陷，项目间也存在资源的冲突，甲方项目管理者在管控过程中很可能发现一些项目存在进度延误或关键工作项不合规的情况，也可能出现项目目标和企业管理目标不一致的情况。

表1 企业项目管理角色职责分工表

图1 绩效指标分层管控的实现

2.多项目进度监控方法

实施多项目进度监控须结合企业的组织架构，在责权分工明确的基础上，建立分级的进度监控指标体系，获取并分析各个项目的进度绩效，依据绩效分析结果来对多项目进度进行有效管控。管理结构一般可分为决策层、管理层、执行层三个层次。具体各角色人员及其工作的责权情况可查阅表1。

根据上表，不同层级的管理者管理目标不同，同时也负责不同层级的绩效任务。通过项目管理人员结构保障绩效指标分层管控的实现，使指标逐层细化，进度绩效上下可索，源头可追溯，决策有依据，如图1所示。

3.进度指标的建立

明确了多项目绩效指标的分层管控实现方式，接下来应分级建立进度绩效指标。

3.1 建立企业级进度绩效指标

建立企业级进度绩效指标，是企业实施多项目进度监控的基础，进度管理方面常见的绩效指标如下：

1）持续时间;

2）按工程活动的结果状态数量描述（常见如进度值、实现功能数等）;

3）已完成工程的价值量;

4）资源消耗数量。

建立企业级进度绩效指标须结合甲方项目管理的实际需求，依据自身工作特性定制指标。下表提供了常用的企业级进度指标与统计评价方法，可供参考：

表2 企业级进度绩效指标参考

指标名称 统计维度 统计内容 统计方式 指标评价方法

项目总体进度 全局 各个项目总体进度数据 由各个项目进度计划完成度报告中获取完成度百分比 以百分比方式描述项目当前实际进度;

项目阶段进度 项目阶段 项目各个阶段的计划完成工作量、实际完成工作量 由各个项目进度计划关键里程碑完成情况中获取并计算阶段进度百分比 按已划分的项目阶段，记录计划计划完成工作量、实际完成工作量;以百分比方式描述项目当前阶段实际进度;计划完成百分比=计划完成工作量/实际完成工作量

项目阶段交付物完成度 项目阶段 项目各个阶段的交付物提交情况，各交付物的权重系统 获取各个项目各阶段的验收交付物提交情况并计算完成交付百分比 按交付物提交总数方式描述项目数量;交付物完成度=∑已提交交付物数*各交付物的权重系统/计划提交交付物总数*各交付物的权重系统

项目资源投入效率 项目阶段 项目各个阶段的资源投入情况 获取各个项目各阶段的计划投入资源状况并计算资源实际使用百分比 按交付物提交总数方式描述项目数量;交资源投入效度=已投入资源数/计划投入资源总数

分类项目总数 建设部门、项目性质、项目阶段、项目优先级 各部门执行项目数及占比 根据建设部门属性进行分类统计各部门项目数及占总数百分比 按类别统计总数方式描述项目数量;

分类项目占比=分类项目数/项目总数

项目进度完成率分布 建设部门、项目性质、项目阶段、项目优先级 根据维度统计项目进度完成率分布比例、数量 根据各个维度进行分类统计各部门项目数及占总数百分比 分区间评价：进度完成率=实际进度/计划进度;分类项目占比=分类项目数/项目总数;进度正常项目数（进度完成率>=95%）;滞后项目数（95%>进度完成率>=80%）;严重滞后项目数（80%>进度完成率>0%）;未按计划开始项目数（实际进度=0%）;

通过对这些指标实施周期性监控，甲方项目管理人员可以获取到企业总体项目进度的推进情况，并能够通过指标项的变化分析出各个管理维度的项目进度是否符合计划情况。

3.2 建立项目级进度绩效指标

项目级进度绩效指标是从单个项目过程中提取的能反映进度绩效的指标项，是甲方获取单个项目进度绩效信息的必要指标。为标配合企业级指标项，甲方管理者须根据企业级进度绩效指标的要求对参与乙方人员进行宣贯，指导其制定项目进度管理计划。

乙方按甲方管理需求编制单个项目计划，对项目计划进行阶段划分，并为划分后的阶段计划加入的过程绩效信息采集点。这些过程绩效采集点是用来反馈单个项目过程的进度绩效信息阶段计划实施过程中，乙方管理者收集从这些采集点的绩效数据，分类汇总后形成的指标项，即为项目级进度绩效指标。

如图2所示，建立项目级进度绩效指标，使甲方监控多项目进度的绩效探测器深入到具体项目的具体实施阶段，通过这种自下而上的绩效信息采集，乙方实施项目过程的绩效能有效承接甲方的企业级进度绩效指标，使指标数据抓取更准确，监控工作更到位。

此外，甲方应规范化进度绩效指标通用的工作模板，各个项目依照工作模板来建立项目级绩效指标，可使众多项目实施过程具备统一的进度状态评价标准。

4.进度监控跟踪

4.1 周期性汇总进度绩效，跟踪企业总体项目进度变化

甲乙方管理员依照项目进度管理计划，对项目的进度绩效进行监控。乙方管理者应提取项目过程绩效信息采集点的绩效信息，并根据工作模板输出项目级进度绩效指标数据，以周报/月报形式定期汇报项目的进度情况。

甲方管理者通过周报/月报等渠道获取各个项目的进度绩效，汇总录入到多项目进度绩效汇总报表中，并用相关性分析、控制图、流程图等统计方法将各个维度的指标数据分类统计，形成企业级进度绩效指标的数据。数据通过自下而上的指标项汇总而来，所以甲方管理者能够准确把握项目的总体进度情况，也能往下钻取数据，查看具体项目里详细情况。对比多个统计周期的汇总报表，还能实现对企业总体项目进度趋势的跟踪，通过某些指标项的变化追溯源头，发现问题，为及时协调解决问题提供了分析依据。

图2 项目级进度绩效指标与过程绩效信息采集点

4.2 分阶段管控多项目进度

针对单个项目的管控，甲方管理者可以根据项目计划，对项目各阶段进行验收。通过阶段验收，甲方能对该项目的阶段进度计划进行验证，确定该阶段的项目级进度绩效指标是否符合常规状态。同时，甲乙方共同核实项目阶段进度与成果，比较与分析计划与实际情况差值，最后确定调整措施、修改计划。甲方可依据战略统筹管理的结果来确定项目是否推进至下一阶段，项目发生变更时也可以及时停止后续阶段的资源投入，做到步进式的进度控制。

5.实施多项目进度监控的工具支撑

对于多项目进度监控，若没有信息化支撑，手工完成项目进度监控的难度是相当大的。现在市场上的项目进度管理软件很多，而且功能也很完善，可以满足现代企业的项目进度管理需求。然而对于大型企业多项目管理现状，对软件工具，还应对其提出新的要求。

软件工具要实现对大型企业企业多项目进度管控的功能必须具备以下方面的功能点：

（1）建立进度绩效指标

根据上文介绍的分级绩效指标，软件工具要实现企业级和项目级进度绩效指标。甲方能建立企业级综合绩效指标项，创建多项目的监控模板;并可以对单项目设置项目级绩效指标，细化设置过程绩效采集点的内容和采集时间，系统自动按期检查进度并提醒决策者、管理者关注多项目进度执行情况。乙方能在甲方的监控模板内分阶段创建项目计划，生成项目活动、阶段里程碑。系统跟踪项目活动的执行，并按甲方设置的统计维度、方式进行绩效统计，定期形成项目级过程绩效指标。

（2）实现进度绩效监控

a.收集绩效数据，分析项目实际进度状况

系统动态监测项目日常工作绩效信息，计算和追踪进度活动实施进度，收集阶段里程碑完成情况，并根据各种信息的属性形成分类状态报表，分析项目进度与计划的符合度。在系统实现绩效数据收集和分析过程中，可根据进度绩效指标项分析得出以下信息：

1）项目进度。通过收集项目活动完成时间和完成效率，计算单项目的执行效率;

2）质量情况。通过收集项目过程交付物的提交效率，以及交付物评审情况，来核实项目质量;

3）项目管理水平。通过对乙方汇报状态的时效和合规度及其时间成本绩效，来识别项目团队的组织管理能力;

4）风险情况。定期根据项目风险清单，对各项潜在风险的状况进行调查，确认并更新风险管理清单。

b.进度绩效汇总，钻取多项目进度绩效数据

系统在收集到各单个项目进度数据的基础上，自动汇总各维度的进度数据，形成进度绩效汇总表。汇总表可查询甲方设定的各个维度的进度数据，，并能逐层钻取下层数据，实现细粒度状态跟踪。

系统还应该实现周期性的进度监控，按月度/季度形成基准进行比对，周期性记录企业项目进度状况，实时反映出当前时间节点下的多项目运作情况，并预测未来发展趋势。

6.结束语

本文分析了甲方实施多项目进度监控的难点，提出了通过对多项目分级建立绩效指标来实现精确进度数据跟踪的方法。甲方项目管理人员通过本文论述的监控方法实施多项目进度监控，能从多项目中有效地获取进度绩效，为多项目执行效率的优化提供了有力的进度数据支撑。

作者简介：

董灿（1981―），男，云南楚雄人，架构师，现供职于南方电网公司信息中心。

高伟（1973―），男，北京人，云南云电同方科技有限公司副经理。