提高档案管理科学化水平的方法对策

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摘 要：在新的形势下，如何提高档案管理的科学水平正在成为各级档案管理部门重点关注的问题。本文主要从档案管理现代化的发展趋势、目前档案管理存在的问题及提高档案管理科学化水平的有效途径三个方面来论述档案管理水平的提高。

关键词：档案管理；科学化水平；提高

档案管理是一门不断发展的系统管理工程，如何档案管理不能跟随科技的发展与社会进步的步伐一同发展的话，就面临对相关的工作造成障碍的后果。现阶段，我国正处于市场经济与经济全球化快速发展的时期，我国的档案管理工作如果不能满足新时期的新的要求与挑战的话，将势必制约相关的事业发展。在这种新形势下，需要对我国档案管理工作进行一定的改进，具体体现在要根据全新的管理理念与科学的管理方法对我国档案管理工作的整个工程进行系统化地划分，以保证我国档案管理工作可以满足形势发展的需要。

一、我国档案管理工作未来发展的趋势

随着计算机技术与网络信息化技术的发展，计算机技术与网络信息化技术已在我国全国各行各业实现的普遍的应用。目前我国的很多企事业单位的档案管理工作都已经实现了无纸化办公，转变传统的通过纸质作为信息载体的档案管理方式，档案管理工作也发生了许多的变革。目前档案管理工作的无纸化办公以及自动化办公已经成为了当前发展的最新趋势，并对我国档案管理工作产生了巨大的影响。档案管理工作的无纸化办公以及自动化办公的实施的最终目的是为了实现档案资源的共享。为了实现档案资源共享的最终目的需要一定数量的档案馆藏资料，并可以通过互联网与不同档案馆的通力合作增加馆藏，从而使档案资料大量丰富。计算机技术与网络信息化技术为档案信息的共享提供了重要的途径与方法，通过互联网，可以将档案信息的共享范围大幅度的增加。远值大洋彼岸的相关档案信息的需求者也可以在极短的时间内获取资料。这一技术可以在根本上解决了档案管理工作中的一大难题，是档案管理更加便捷，查阅资料也变得非常方便。

二、我国档案管理工作存在的问题

本文认为目前我国档案管理工作中存在一些问题，这些问题严重制约着我国档案管理工作的发展与进步。这些问题主要集中在相关工作人员与领导与档案管理工作的重视程度不够，相关档案管理从业人员素质较低，我国部分单位档案管理手段比较落后等这几个方面。

相关工作人员与领导与档案管理工作的重视程度不够，这一个问题在我国许多的企事业单位中普遍的存在。由于相关人员的档案管理意识的模糊，很多相关档案资料上交的拖沓与不及时，从而造成单位中各个时期的立卷归档工作不能按时的完成，而且由于档案资料的收集的不完整，很多重要的资料都分散在处、组、室以及相关工作人员个人手中。这些情况与问题影响了我国很多单位的档案管理的系统性与完整性的建设与发展。

目前在我国很多的企事业单位中，相关档案管理从业人员的综合素质呈现出比较低的问题。特别是很多档案管理从业人员自身并不是来自与档案管理专业，并且研究生学历的档案管理从业人员的比例非常小。很多档案管理从业人员对自身工作的认识还不到位，其中存在自己处于边缘岗位，有“当一天和尚撞一天钟”错误思想。由于这些错误观念的影响，这些档案管理从业人员缺乏对自己本职工作的热爱，不愿意进行相关专业的学习，至于工作中的创新更无从谈起。这些问题与我国部分单位档案管理工作仍受到计划经济时代体制中工作思想的影响密不可分，在这种影响下，我国很多单位的档案管理工作停滞不前，对我国档案管理事业实现科学化现代化的目标造成了很大的阻碍。

目前在我国很多的企事业单位中，相关档案管理与保管技术上还比较落后，很多的档案管理部门不但没有实现计算机技术的升级，而且相关的分类装订、防火、防蛀等基本工作开展的也很不到位。目前依然有部分单位的档案管理工作采用原始的手工方式完成档案的装订与保管，并没有实现电脑等现代化管理设施对档案信息的集中存储管理。所以，这些单位的档案管理工作不但花费了较多的人力与物力，而且工作效率还不高，不能满足档案管理中长期安全保存与方便使用的要求。从这里可以看出，提高档案管理的科学化水平是目前档案工作的当务之急。

三、提高档案管理科学化水平的方法研究

为了实现提高档案管理科学化水平目标，本文认为我国的很多企事业单位需要注意一下方法。第一，进一步强化档案意识，妥善确立档案工作目标。第二，提高档案管理工作人员的综合素质。第三，创新档案管理内容和管理方式。

强化档案意识，规范档案管理。档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。应充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。应维护档案的完整与安全。同时，要针对档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。通过学习与广泛宣传，使人们增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。提高人们对档案重要性的认识，依然是档案管理工作努力的重要方向。

提高档案管理工作人员的综合素质。档案管理人员是档案管理工作的主体，也是做好档案工作的关键，其自身的综合素质水平高低对档案管理的科学化水平有着决定性的作用。要保持档案事业持续发展，档案管理者队伍建设至关重要。所以说提高档案管理工作人员的素质，也是提高档案管理工作科学化水平的重要途径之一。其主要的做法是：一方面定期对档案管理人员进培训，培训的主要内容围绕着计算机、互联网的应用技术以及信息技术、和现代化管理理念来开展，确保培训能够有针对性、目的性地提高档案管理工作人员的现代化档案管理工作能力和技术水平。另一方面，加强对档案管理工作人员职业素养的培养和塑造，提高档案管理工作人员的责任心和学习创新的能力，为档案管理工作的顺利开展以及持续发展提供良好的思想动力。

由于档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。应利用计算机互联技术以及数字信息技术，实现档案工作的保存、管理、利用的一体化。

四、总结

随着现代科学技术的进步，提高档案管理科学化水平已是必然的发展趋势，这是档案管理的一次革命，也是时代对档案管理提出的客观要求因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，要进一步解放思想，更新观念，努力学习和掌握现代科学知识，跟上时代的步伐，适应形势的要求，积极推动档案管理现代化的进程，把档案管理提升到一个全新的水平。

参考文献

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011，1

[2]刘艳霞.加快档案管理现代化的步伐[J].兰台内外，2010，2

[3]吴记春.浅谈医院档案管理人员应具备的思想政治素质[J].科技创新导报，2010，3

作者简介

戴晶君（1985—）女，福建厦门人，福建省厦门市物价局，办公室档案员。