浅谈如何加强企业档案信息化建设
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【摘要】在新形势下，加强企业档案信息化建设，成为企业档案管理适应时代和社会发展的必然趋势，也是提高档案信息服务水平的前提备件。本文通过对企业档案信息化管理中存在的问题分析，结合自身企业的特点与情况，总结出信息化建设的思路和方法，以便更好地为企业生产经营服务。
【关键词】企业 档案 信息化 建设 探讨
【中图分类号】G275.9
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0373-01
随着现代企业的不断发展，档案管理的内容种类和数量不断增加，给档案检索、保管和利用带来一系列问题。改变了以往传统的档案管理体制和方法，档案信息化管理成为企业档案管理的最佳技术手段和必然趋势。下面谈一下企业档案网络信息化管理中存在的问题及档案信息化建设
1 网络信息化管理中存在的问题
企业档案信息网络化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，在建设高效网络的同时应清醒地认识到它存在的一些问题，并应对其采取一些有效的解决办法。
1.1 档案的原始性和完整性存在问题？网络化管理后的电子档案虽便于归档、查询和阅读，但电子档案的原始性界定却比较困难。因为电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。
1.2 电子文件的特殊胜问题？网络信息化管理后，档案文件数据存储于光磁介质中，是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息，它必须完全依靠存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力，因此受自然外界的干扰和人为操作的影响极大。电子数据对其设备和操作环境的依赖程度很高，于是产生了电子文件在保管安全上的特殊要求。同传统纸质文件的保管相比较，其信息的安全性除受到自然损耗和当事人保护不当的影响外，电子文件还存在着一些特有的安全隐患。首先，电脑病毒和网上黑客的侵扰，都将会给电子文件带来灾难性后果，其侵扰破坏带突发性和隐蔽性，防不胜防。防止电脑病毒的侵扰，比防止普通纸张的霉烂或虫蛀更加困难。其次，任何数据载体的物理损伤以及设备出现技术故障等也都会危及电子文件的安全和正常运用。因此，电子文件比传统的纸质文件的保管更特殊，难度更大。
企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信.鼠查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信鼠化建设，大力开发企业档案信息资源。
2.1 充分认识企业档案信息化建设的重要性
在企业的发展建设中，企业档案是企业重要的信息资源，具有特殊的地位和作用。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。
企业档案信息化建设是企业信.鼠化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2 努力做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强企业档案信息化管理的基础工作，加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少；为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信.鼠资源总量。
2.3 加快档案信息化标准规范的制定
信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4 不断加强信息化人才培养
档案信息数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、储存技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以企业档案管理人员要加强自身素质的培养，加强管理科学、法律、信息技术、计算机技术等知识的学习，适应信息化建设要求；企业档案管理人员还应转变观念，面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。企业档案部门要大力引进信息技术、计算机技术等方面的高素质专门人才，从资金上、技术上给予支持。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
3 结束语
档案信息化建设，实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变是企业档案工作发展的必然趋势。是提高档案信息服务水平的前提条件，是企业档案管理现代化的客观要求。企业档案信息建设应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信鼠管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平，更好地为企业生产经营服务。