软件实现会计查错

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摘要：在会计的日常工作中，核对账目是一项必不可少的工作，发现会计差错后如何能在最短的时间内查出来是需要技巧的，编写软件来查找会计差错，利用计算机强大的计算功能来替代人工查找错账，节省查错的时间。

关键词：软件；会计；差错

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2015）07-0147-02

一、软件背景

会计差错是一种客观存在的会计现象。会计记账稍有不慎就会出现错账，而且查起来很费劲，所以有人说“记账容易查账难”。这是因为有时为查一笔错账，花上很大精力，一查就是半天，费时费力。

笔者所在公司在元旦前一次对账中，出现了未达账项。全部财务人员加班加点至深夜，才将差错找到。事后追查原因，固然有会计人员的疏忽、未及时对账核算等原因。但笔者所处岗位职责，更重要的是发现问题，解决问题，即如何快速的查找会计错误。

编写软件来查找会计差错，利用计算机强大的计算功能来替代人工查找错账，使财会人员减少查错账的时间，从而有更多的时间和精力，用在加强企业管理和经济核算上。同时也能提高查找效率，节省大量时间和人力资源。

二、人工采用的会计查错方法

在实际的记账过程中，会产生重复记账、漏记、数字颠倒、数字错位、数字错误、科目记错、借贷方向反记等问题，从而影响了会计信息的准确性。针对这些错误，一般会计查错方法如下。

（一）除二法

记账时稍有不慎，很容易发生借贷方记反或红蓝字记反，简称为“反向”。它有一个特定的规律就是错账差数一定是偶数，只要将差数用二除得的商就是错账数。所以称这种查账方法为除二法，这是一种最常见而简便的查错账方法。

（二）除九法

在日常记账中常会发生前后两个数字颠倒、三个数字前后颠倒和数字移位的现象。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数和差数，每个数字之和也是九的倍数，因此，这类情况均可应用“除九法”来查找。

（三）差数法

根据错账差数直接查找的方法叫做差数法。漏记或重记，因记账疏忽而漏记或重记一笔账，只要直接查找到差数的账就查到了，这类错账最容易发生在本期内同样数字的账发生了若干笔，这就容易发生漏记或重记。

（四）象形法

在核对账目表时较多的遇到仅相差几分钱的错账，这类错账最头疼。这类错账一般来说是数字形状相像而发生差错。根据其数字形状象形的规律去查找错账的方法命名为“象形法”。

三、软件查错方法

根据实际需求，将第二章所述4种查错方法合并归类为以下三种情况，分别为差数法、除2法、间接差数法。相对应的会计错误，分别以“漏、反、错”来表示。具体如表1所示。

其中

差数法是指按照错账的差数来查找错账的方法。

除2法是指差数除以2来查找错账的方法。当记账时借方金额错计入贷方（或者相反）时，出现错账的差数就表现为错误的2倍，因此将此差数用2去除，得出的商就应该是反向的正确的金额。

间接差数法是指采用穷举法将可能发生这个差额错误的情况列出来。

四、会计查错软件的基本思路

（一）前提

始终认为会计错误都是简单的，难度大主要因为数据量太大。假定最大错误数为2个，采用数学的简化思想，提供两种化简模式，提供三类共9种错误的查找模式。

（二）查错思路

可看成两个本是和相等的数组，中间有一到两个成员数，发生错误，可能是错反漏中的某一个，引起了最后求和不等的情况。为了找到这些错误，按照一个从易到难的顺序，将其分为三类：

1.第一类错误。一个单一错误，简记为：一漏、一反、一错；2.第二类错误。两个同样的错误，简记为：二漏、二反、二错；3.第三类错误。两个不同的错误，简记为：漏错、反漏、错反。

（三）加速算法

将借贷两组数的化简。在一组数中减去一个相同的数，同时减去对应另一组中和相同的n个数（n可取1、2、3，根据个数分别记为1对1，1对2，1对3）。

1.依次去掉分别在两组数中间所有一对一、一对二（二对一）、一对三（三对一）的数；2.先去掉一对一，然后依次去掉两组数中最大数，及所对应的另一组2-3数。

（四）查漏补缺

当出现2个及以上的错误时，将采用化简预处理之后，剩下的两组数进行人工比对查错。

五、软件输入输出及软件流程

（一）软件输入

本软件的输入文件格式为xls文件，该文件默认第一张sheet中有两列，第一列为借方，第二列为贷方。从输入文件中读取数据之后显示在下面图表框中。见图1。

（二）运算过程

1.根据原始数组直接求第一类错误；2.通过预处理化简之后求得第二类错误（即去掉借贷两个数组中一一对应的成员数）；3.通过预处理深度化简之后求得第三类错误（即去掉两数组中一对二、一对三的成员数，这里有两种算法选择，详见加速算法）。

（三）运算结果输出

1.结果输出格式

输出内容分别对应于不同的9种错误以及发生该种错误的具体情形，输出格式如表2所示。

六、结语

该软件能够用于直接查找最多两个会计差错，也可用于间接化简借贷双方，通过化简所剩下的数来人工查找更多的会计差错。

作为个人使用的办公小软件，节省了笔者大量的时间，在实际运用中取得了不错的效果。

因为时间仓促及个人水平有限，难免有错漏的地方。欢迎大家批评指正。

参考文献：

[1] 李 敏.会计查错技术[J].上海财大学报，2007（1）.