对中国海外公司档案的控制

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随着集团公司国际化战略的加快实施和海外业务的不断拓展，中国石油天然气勘探开发公司档案工作面临着新的挑战。新形势下，我们对海外档案管理工作在思路和方法上开拓创新，进行了有益和大胆的探索，在海外项目档案风险控制、前端控制和过程控制等方面形成了自身的一些特色。

1　开展档案风险控制

档案工作是一项功在当代、剩在千秋的事业。为了强化档案资源建设，防范风险，全面统筹，我们制定了《档案工作风险管理实施方案》，前瞻性地预测档案工作风险因素中的观念和意识风险、档案资源流失风险、档案实体携带风险、档案库房管理风险和档案信息化建设风险以及档案工作风险应对措施和管理策略。此《方案》从档案工作的每一环节，实施全程风险控制，对归档“黑洞”采取针对性、必要性、及时性的防范措施。例如在“档案资源流失风险”章节中指出了文件积压带来的风险、海外项目档案管理失控带来的风险，提出了规范部门经理及公司领导层定期归档制、对海外项目档案工作定期指导、监督和检查制等，严格执行对离退休、离职人员离岗前的资料移交程序等要求。同时，针对不同层次的档案利用人员确定不同的利用范围、规定不同的审批手续，秉持保密至上的原则，确保档案实体、信息两安全。

2　健全档案管理和监督机制

公司档案管理的一个突出特点是以“项目档案”管理为龙头。强化境外档案管理工作，建立一个能与公司海外业务发展相适应、结构合理、管理科学、服务有效的档案工作机制，是我们长期的奋斗目标。为此，我们既要做好总部机关的档案工作，又要做好海外公司(项目)的档案指导、监督和检查工作，同时以传真、E―mail、电话的方式与海外项目兼职档案员联系、沟通，远程监控。通过宣传《档案法》，讲解公司档案管理的相关规定，解答档案工作中的实际问题，指导，督促海外中方会计档案的安全移交归档，确保了公司无形资产的万无一失。目前，海外项目不但设有兼(专)职档案员，有的项目还设有档案室、资料室，所有文件都纳入了数据库管理。

3　及时掌握海外项目情况

随着公司海外业务的迅速发展，档案工作也面临着压力和挑战。业务部门的调整、临时项目组的成立、资料产生的多元化，使档案工作面临了许多新情况。为了主动介入，前端控制，我们陆续邀请相关部门经理和专业人员到档案室给档案管理人员“授课”，讲解公司发展战略、新项目考察、论证、立项等过程，讲解勘探开发的工艺基础过程以及资料产生的内在联系，讲解国际市场竞争中的法律相关知识，讲解国际资本投资、扩大再生产等新资本知识。我们逐渐了解了公司整个生产、经营和管理涉及等全脉络，掌握了公司商业秘密范围中的业务部门、相关岗位和人员，加深了对公司主营业务和发展动态的理解，为日后的归档工作奠定了基础。每年年初，我们积极与各部门兼职档案员联系，及时更新和完善归档范围及其内容，确保归档资料的完整、齐全。

4　采取“四管齐下”的收集方式

作为跨国经营企业，公司的档案管理面临诸多挑战。资源国动荡的政治环境、频发的恐怖袭击和严苛的资料垄断政策，既保证不了档案资料的完整移交，也破坏了档案属地保管的条件。此外海外人员流动快、岗位调整勤，客观地增加了档案收集的难度。于是我们“对症下药”，采取随时收集、跟踪收集、定期收集、重点收集“四管齐下”的收集方式。例如，随时收集离岗人员资料和重大活动资料；跟踪收集新项目前期资料；对一些建设周期长、过程复杂项目的专业技术资料定期收集；对各类临时项目组所产生资料重点收集。1993～1996年，是海外创业进入艰苦探索阶段。我们重点收集了当时国际通行的产品分成合同、勘探许可证明和技术服务合同等资料；1997-2002年，海外创业步入快速成长阶段，我们重点收集了海外具有标志性的勘探项目的所有档案，2003年后，海外事业进入快速发展阶段，我们又重点收集了代表海外风险勘探项目的所有档案。此外，我们还从公司历年“归档存在问题”入手，对日常查询中的缺口文件实行“只要有出处，一定一查到底，直到补交为止”的弥补策略。针对公司领导和部门经理的突然调离，我们迅速反应，现场收集、突击整理，最大限度地消除资料流失隐患。

5　建立季度归档通报制度

根据行业有关规定，一般企业的档案每年归档一次。但作为一个国际化经营的企业，在档案归档方面，除了按照行业标准执行外，我们要求随时归档和季度归档。对归档数量多、质量优的部门、项目和个人，根据归档评比标准，按季度讲评、通报表扬。在实施了季度通报制度后，我们发现重视档案工作的部门经理多了，尽职尽责的兼职档案员多了，主动移交档案的员工多了。公司上下呈现出“人人重视、个个参与、齐抓共管”的档案氛围。

6　探索项目档案分类的新方法

在实施公司档案实体管理过程中，我们发现有些行业分类标准和规定已不能适应公司档案管理的多元化发展的趋势。若据原规定，在实际工作中给我们带来诸多不便：一方面，类目过于局限，分类过细，给实际整理、编目工作增加难度；另一方面，分类中出现的技术交叉和重叠，使多库查询不可避免。这给档案工作者、利用者带来了不便。2002g公司档案室人员随团去海外项目调研。我们利用此次机会与海外项目有关领导、专业技术人员进行了广泛交流，共同讨论，完善了《公司项目档案分类方案和编制办法》，突破了传统分类标准的束缚，同时，增加了合同档案、储量档案、采办销售档案等，为公司海外项目档案的系统管理奠定了良好的基础。

7　实施内外结合的培训模式

档案培训始终采取“请进来、走出去”、因地制宜、有的放矢。主要采取“四种培训”模式。第一种模式“请进来”。外请档案局和高等院校的专家，通_过有关档案法律法规政策和学术研究动态的介绍，档案人员增长了专业知识、提高了自身素养，拓宽了工作思路。第二种模式“走出去”。档案室人员和相关兼职档案员每年都要“走出去”，积极参加档案界组织的专题讲座，了解国内外档案工作的新动态和市场经济条件下的档案工作改革和发展方向，并以主动了解档案管理理念为己任，结合工作实践，培养大胆创新。第三种模式“内培训”，档案室人员自备课程，对总部兼职档案员进行集中内部培训，公开授课。按计划、按季度，根据工作的需要，灵活制定培训内容，从理论和实践结合的角度，培养兼职档案员“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的责任心，使得档案工作质量和归档数量都有了质的飞跃。第四种模式“外培训”，就是要求海外项目(公司)兼职档案员利用休假、探亲机会到档案室进行现场培训。其中主要讲解公司档案管理要求、境外档案管理规定、档案工作基本流程、档案分类标准以及数据库建立原则等。这些内容不但通俗易懂，而且可操作性强。回到岗位后，他们立即能胜任本职工作。

档案是财富，信息就是效益。做好公司档案信息资源的开发和利用工作，使档案发挥价值，创造生产力，产生经济效益。档案资源开发利用工作的优劣，是检验公司档案管理工作整体水平的“试金石”。为公司领导决策重大投资新项目提供了科学依据，使项目在权衡降低成本、集中经营、优化资金、资源配置等指标中达到了最佳经营效果；为公司海外老项目再度评估提供重要依据，使一批被初步认定、关闭的老井，凭借库存史料数据重获资格，增储上产，为公司增加了可观的成本；为首例重大收购项目提供信息保障。2005年10月，公司成功收购了哈萨克斯坦PK公司，完成了迄今中国企业最大的海外并购项目。在前期谈判取得突破性进展中，档案史料功不可没；公司《海外创业纪实》的成功出版，极大地鼓舞了广大员工献身海外事业的决心。这其中的大量素材均取自于档案库藏史料；为公司首例劳动纠纷案提供了重要法律依据，维护了公司形象，保护了公司利益。