论高校档案信息的可视化管理

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摘 要: 本文针对可视化管理的特性和功能,结合高校档案信息管理的发展趋势,从档案信息的可视化处理、归档和利用等多个角度,分析了高校档案信息可视化的机理和功用。

关键词: 可视化管理 高校档案信息 功能性 社会化

可视化管理(Visual Management,略称VM)是指采用可视化技术,让管理者实时了解管理对象相关信息,实现管理上的透明化、现场化与可视化的过程。可视化管理就是利用管理学原理、计算机技术、图像处理技术、计算机视觉及交互技术,将组织的战略规划、生产计划、组织结构、管理模式及管理信息转化为几何图形或图像信息,在计算机屏幕上显示并进行交互处理,以提高组织效率和竞争力。从根本上说,可视化管理是一种经营策略:它提供一个清晰化、网络化和智能化地显示和调控组织的业务活动过程的方法,可以显著地改善业务操作和管理,减少业务运作成本,提升产品和服务的质量。另外,可视化管理也是一种管理哲学:提倡更加主动和聪慧的工作而不是最辛苦的工作。它洞察了人性的复杂化特点、顺应了组织结构扁平化趋势,通过可视化管理理念和可视化技术手段,可以进一步利用信息集成和数据挖掘提高业绩评估水平,提高内部员工和外部市场的满意度,进而成就组织的持续竞争优势。总之,可视化管理理论是一种适合于各种需求和管理内容的行之有效的方法,它体现了“信息可视化、管理现代化、决策科学化”在组织生产和管理中动态集成。

高校档案信息可视化管理,在具有组织可视化管理的一般性特点的同时,更注重具体利用人类视觉感知系统,将档案信息以图形化和视频化方式展示出来,深入而直观地解释及概览档案信息系统,一方面可以辅助用户概览档案系统的内部结构,另一方面有助于挖掘隐藏在档案系统内部的有价值信息,符合档案信息化管理的发展趋势,会显著提高高校组织管理的质量和效率,必将在未来得到更广泛的推广和应用。另外,档案信息的可视化管理是高校档案信息组织的高阶表现形式,是高校档案信息管理发展到高级阶段的产物。它对党政管理、教学和科研等档案信息进行收集、整理、加工、存贮,并通过一定的技术手段和技术装备,实现各类档案信息的系统性集成、直观流、高效性传递和辅决策。再者,可视化信息系统是文献信息系统的重要组成部分,与社会其他信息系统和工作系统有着密切联系,具有一般信息系统的特性,同时,它充分整合计算机科学、网络技术和信息技术,结合组织可视化管理的先进理念,因则本身又具备传统信息管理系统所不具备的特点和优势。

一、高校档案信息的可视化处理

高校档案信息化建设的主要内容之一是:要对容易受损的、利用频率较高、推广性高的重要档案进行数字化和可视化加工。主要是运用数字化和可视化技术把实体档案进行有效的转变,促成实体档案的数字化和可视化体现,主要表现为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、视频文件和声音文件等多媒体信息。文本文件是能把档案中可以用文字表述的信息用文本格式录入、存储在计算机和数据库中,随时可调出利用,使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。不同文字处理软件编辑过的文本文件通常不能进行交换使用,因而有时为了可视化处理的方便性,可利用纯文本文件是不包含格式代码的特性,免受计算机硬软件的限制。图像文件是通过数字图像技术,将纸质文件、底片、图纸、荣誉证书或其他实物通过输入设备(如扫描仪、数码照相机等)并将之以数字图像形式存储到计算机数据库中,并可利用PHOTOSHOP等图像处理软件对照片进行有目的的二次处理。图形文件是根据一定算法和相关软件,如文献聚类算法和相应的分析软件,绘制的图表、曲线图,包括几何图形,以及用图标表示的物理量图形等。影像文件是使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的多维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换为数字影像。声音文件是用音频设备录入或编曲软件生成的文件(如MP3等)。这样的文件要求在保证音质的前提下,还要尽量减小声音文件的大小,以充分利用存储空间。

总之,高校档案信息转换为数字化和可视化过程,要借助多媒体、数据库、数据压缩、网络等多种技术,以及多功能的可视化技术和软件,将现存各种载体档案进行数字化和可视化处理,形成文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、视频文件和声音文件,并通过有目的的多媒体整合,分类分层次地纳入高校档案信息数据库之中。

二、档案信息数字化接收和可视化归档工作

一般来说,及时收集和接收各种形式的电子档案有两种方式:一是网络在线移交接收,各部门即将需移交的电子档案通过网络直接传输到档案管理部门,或加工后传输到档案部门规定的地址中进行存储;二是介质移交接收,即将电子档案存储在一定的介质中(如光盘等)移交给档案管理部门。网络移交既可实时在线进行,又可按照主管部门规定周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性,为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用,档案管理部门可以实时地通过网络,在线接收各立档单位的电子或数字档案。另外,档案管理部门还可以有目的地收集互联网上其他具有档案价值的信息、图片、图像和视频等,对现有的档案信息进行有益的补充和完善。同时,互联网上其他零散、无序的具有档案价值的数字化信息,经过有效鉴定和加工处理后也可作为可视化信息采集的对象及时公布。通过多种方式把具有档案价值的数字信息和文本信息下载到本地,然后对其中有可视化需求的相关信息,经过有效的鉴定或与实体档案的核对后,再经过一定计算机应用系统和可视化软件的整理、组织、加工,成为本地的现实可视化信息资源后,才能有效地为各级用户提供利用。

再者,相对于上述低层次的信息可视化处理,高校档案管理部门还可以进一步通过数据挖掘、文献和信息聚类算法和技术,分析和归纳高校管理和领导决策用的深层次可视化档案信息,如利用文档和信息聚类处理,并按主题进行冗余消除、信息融合等可视化归档处理,为档案信息利用者深入、直观地浏览档案信息提供方便;对高校各部门和各类员工,高校档案管理部门,还可以通过对档案信息利用者感兴趣的文档和信息聚类,进一步挖掘用户的兴趣模式以用于信息过滤和主动推荐等信息服务;还可以对档案系统搜索引擎返回的结果进行聚类,使用户迅速定位到所需要的信息,并按目录树的形式归档并呈现,使得聚类结果可视化和便于理解。

三、档案信息服务的功能性可视化利用

高校档案信息可视化的功能性,是指档案馆根据当前学校的中心工作和各类职能性工作,从党政管理、教学和科研等方面了解利用者需要,开展可视化服务和功能性利用,及时向利用者提供准确、及时和直观的档案信息,使高校档案工作有针对性地为学校的各项工作服务。

针对高校管理活动中的党务政务类档案,其中重要的专题文件汇编和有关职称评审、干部任免、机构设置、重要活动等时效性和宣传性强的档案信息,档案管理部门可通过可视化数据处理和分类归档,为学校党政管理活动、领导决策和员工利用提供直观而便捷的服务。

针对有关优秀骨干教师、优秀学生、杰出校友和学术带头人等的示范性强的档案资料,如照片、奖章、奖状、证书、纪念品等信息档案,对他们的事迹和风采进行数字化处理和可视化存档,通过先进事迹、成果图片和视频的可视化呈现和网络传播,可充分利用可视化档案信息特有的实证性和直观性,对传统时空约束性的宣传栏和展板形成有益的补充,激发师生的进取精神和责任意识,激励学生模仿学习,积极塑造优秀的意志品质和进取精神,以有利于优秀校园文化的塑造,深度挖掘可视化档案信息的特殊教育作用。

针对高校的教学管理和科学研究类档案,教学单位和档案管理部门,应根据教学活动规律,将教学业务档案按学科专业和教学年度进行分类、归档、编目,使之形成系统化的教学管理档案材料。同时,主动了解教学管理、教学人员和学生的可视化教学信息的需要,定期向教学管理、教师提供多媒体合成教学档案资源,为学生提供异步教学方式和个性化教学服务,实现为学校的教学评估、教学改革和各学科课程建设等工作提供系统的参考依据;深入地开发科学研究档案,更好地开发利用本科毕业生的优秀毕业论文和硕士、博士学位论文。档案工作者可分科编制历年优秀毕业论文和硕士、博士学位论文目录等电子档案信息,供毕业生写作学位论文时查阅,为其提供选题参考和范本借鉴,同时利用数据挖掘和文献聚类技术,并通过相关软件的可视化处理和分析,如地形图和交叉关系参考图等,为更好地发掘学位论文的科研信息资源而提供条件。

四、可视化档案信息的社会化应用

可视化档案信息的社会化应用,就是要以丰富的档案信息资源为基础,以最大限度地开发和利用可视化档案信息为目的,面向社会强化可视化档案信息的各项特色服务功能和友好界面环境,建立直观和集成的可视化档案信息服务体系,创造档案信息的社会效益和经济效益。这种可视化的档案信息服务体系主要包括两个层次。

一是高校的微观组织形式,即以本校档案馆为中心,辐射本校所辖的党政机关、各学院档案室等,建立纵向档案信息服务的可视化协作网。学校档案馆应将党政活动、教学和研究等方面的档案信息系统收集,并利用网络可视化技术,充分利用人类视觉感知系统,将网络节点和数据以图形化方式展示出来,并作用于抽象的具有网络关联结构的档案信息库,如校内社会关系、论文互引网络等,通过对其进行可视化管理并设计直观的人机操作友好界面,可以辅助用户充分发掘和分析档案信息库中隐含的知识信息。

二是以本校档案馆为基础的宏观社会化应用,建立面向社会、面向其他高校的横向档案信息可视化协作网。学校档案馆可将反映学校发展的党政活动事迹、优秀师资和学科专长、学生专业信息和职业生涯规划等档案信息数字化,并进行可视化传播,以便为师生的社会流和实践服务,让高校丰富的人才资源为地区经济和国家发展更充分地利用。另外,高校师生科技成果资讯(科技专利、商业咨询、研究报告等),以及研究生、本科生论文等档案上网,进行可视化传播和有偿使用,可帮助高校实现科技资源的社会化开发和应用。

五、结语

知识经济时代,社会繁荣和经济发展是基于高新科技和人类知识精华的开发利用,高校档案系统作为一种重要的社会知识资源,服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设。高校档案部门是知识宝库,是档案信息搜集、整理、记忆、传播的基地,在掌握系统的档案信息传递理论与实践技术的前提下,将杂乱无章的信息经过档案信息管理系统的整理、加工、控制,通过先进管理理念和可视化技术融合的可视化管理手段,可以有效地实现高校档案信息归档和利用的直观化、网络化和智能化,从而显著提高档案信息的利用率和知识传播的效率,因而档案的信息化和可视化管理,必然成为高校档案管理工作的重要工具和方法。

参考文献:

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