广电公文处理规章制度

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根据《国家行政机关公文处理办法》、省政府《关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》和《国家行政机关公文格式》，结合省广电局实际，对局机关现行公文处理作如下规定：

一、公文种类

省广电局机关现行公文种类主要有“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“意见”、“决定”、“会议纪要”、“党组文件”等10个文种。

（一）“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

（二）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（三）“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（四）“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

（五）“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

（六）“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。正式编制文号的“函”，与其他文种同样具有制发机关权限决定的法定效力。

（七）“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。可作上行文、平行文、下行文使用。作为上行文，应按照请示公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考；作为下行文，应明确下级机关是否照此执行或参照执行。

（八）“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（九）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十）“党组文件”适用于党组通知重要事项、任免干部、批复下级机关请示、向上级机关报告、请示等所有上行文、平行文和下行文。

二、文件分类

（一）“浙广局〔×××〕×号”用于上行文。

（二）“浙广局发〔×××〕×号”和“浙广局办发〔×××〕×号”，用于普发下行文。

（三）“浙广局函〔×××〕×号”，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。

（四）“浙广局电〔×××〕×号”，用于紧急公文或会议通知。

（五）“会议纪要”单独编号。

（六）各职能部门的部门字号文件只限于职能范围内具体专业业务的内部行文。

（七）严格控制字号文件，确实工作需要，可适当新增发文文种。提倡使用信签头。

三、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。“绝密”、“机密”级的公文还应当标明份数序号。份数序号用阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除电报外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中有“紧急”字样的，不再标注紧急程度。紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第2行。

（三）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识用小标宋体字，用红色标识。

（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份用全称，用六角“〔〕”括号。序号不编虚位（如1不编为01），不加“第”字。联合行文，主办机关排列在前，并只标明主办机关发文字号。发文字号一般应小于22mm×15mm。

（五）上行文应当标明签发人，联合行文的还应标明会签人姓名。其中“请示”、“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题一般应当标明发文机关。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普发文件根据文件内容的主要针对对象，主送机关列名原则上规范为：“**广播电视集团，各市、县（市、区）文化广电新闻出版局、广播电视台（集团）”。

（八）正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”。

（十）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

（十一）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行间距、字间距的措施加以解决，务使印章和正文在同一页面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。

（十三）公文如有附注，位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行左空2字加圆括号用3号仿宋字标识。

（十四）公文应当标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋字；词目之间空1字。

（十五）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。“抄送”在主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（十六）抄送机关一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、群众团体、派、事业单位、企业单位的顺序排列。

（十七）印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋字。印发机关原则上标识为“**省广播电视局办公室”，左空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识，右空1字。

（十八）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文用纸上白边为：37mm±1mm，左白边为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文双面印刷，左侧装订。

四、行文规则

（一）省广电局依据职权，可向省委、省政府部门相互行文和向下一级机关行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。局机关内设机构除办公室外，一般不得对外正式行文。

（二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

（三）交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。上级机关来文，对属于本部门职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕并报结。对下级单位上报的请示、审批的事项，应当在规定的时限内予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限内向对方说明情况。

（四）报送上级机关的“请示”、“报告”和“意见”，必须由局主要负责人签发。普发下行文和平行文涉及全局性、政策性或重要工作事项的，由局主要负责人签发。公文内容只涉及一般事项，由局分管负责人签发。局分管负责人认为需经局主要负责人审发时，应另加签注。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词数的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、发文办理

（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、用印、装订、分发、寄送等程序。

（二）主办处室负责草拟公文，并对文件是否公开上网提出意见。草拟公文应当符合法律、法规及其他规定，做到情况确实、观点明确、表述准确、条理清楚、字词规范、篇幅简短，文种使用恰当。

（三）对涉及其他处室职权范围的事项，主办处室应当主动与有关处室协商、会签，取得一致意见后送办公室核稿。

（四）办公室秘书和分管文秘工作副主任对来稿进行核稿后，送办公室主任审核。

（五）根据办公室主任审核意见送局主要负责人或局分管负责人签发。

（六）经局主要负责人或局分管负责人签发的公文交办公室编号，并由文印室按照国家规定的标准公文格式统一印制。送印前，主办处室拟稿人应当认真仔细看样校对，确认无误后方可付印。

（七）主办处室负责公文的装订、存档、分发工作。公文分送局负责人、办公室分管文秘工作副主任、秘书和有关会办处室各1份，原稿和3份文件送机要室存档。

（八）主办处室负责将装订好的公文送收发室寄送。

（九）充分利用省广电局公文传输系统，加快发文效率。普发**广电集团，各市（含义乌）文广新局、广电台（集团）的机密级以下公文，都要通过省广电局公文传输系统下发。

（十）根据省人大常委会和省政府办公厅关于规范性文件备案审查等规定，需要报送备案的规范性文件，自公布之日起30日内由执法指导监督处负责报送省人大法工委和省法制办备案审查。

报备材料包括：（1）规范性文件备案报告一份；（2）规范性文件正式文本一式五份（附电子文本）；（3）规范性文件的起草说明一式五份；（4）制定规范性文件的依据和其他有关材料。

每年一月底前，办公室会同执法指导监督处将上一年度制定的规范性文件目录报送省人大法工委和省法制办备查。

六、收文办理

（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、批办、承办、催办等程序。

（二）收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室应当进行行文规则、文种使用、公文格式等形式初审。对不符合本规定的公文，经办公室主任或办公室分管文秘工作副主任批准后，可退回呈报单位并说明理由。

（三）办公室对通过初审的来文进行“文件处理单”登记，并送办公室分管文秘工作副主任或办公室主任提出拟主办、会办的处室。

（四）来文办理实行主办处室负责制。主办处室对来文进行实质性的内容审查，提出拟办意见；会办处室根据职权范围协助主办处室提出意见。

（五）主办处室综合会办处室意见后，送局分管负责人或局主要负责人审示。

（六）主办处室根据局负责人意见，对来文进行拟稿。（下面程序参照“发文办理”）

（七）收到上级机关或平行机关来文，由办公室签收、登记并贴好“文件阅办单”，交办公室主任或办公室主任委托授权的办公室副主任提出意见，送局负责人或有关处室批示或办理。

（八）阅批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和阅批时间，其他阅批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（九）送局负责人批示或者交有关处室办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

七、领导批示件办理

（一）领导批示主要包括中央和国家广电总局、省委、省政府、省委宣传部及局本级等各级领导在各类文件、信函和其他材料上的批示。

（二）办公室统一负责领导批示件办理的组织协调，负责批示件的收集、登记、分发、归档。仅需局各处室负责人阅知的批示件，办公室将复印后转各处室阅存。

（三）办公室按照省广电局《领导批示件办理通知单》登记相关内容，并在办公OA网内“领导批示”栏录入相应的内容，做到及时更新。各处室可随时查看领导批示件的办理情况。

（四）上级领导批示件经办公室登记，并提出具体的拟办意见后，报局主要负责人审阅签批，根据阅批意见，分送其他局负责人或承办处室办理。当承办处室认为办理工作涉及其他处室部门或该工作在其他处室时，须将批示件及时送还办公室，并另发省广电局《领导批示件办理通知单》。

（五）局负责人的批示件由办公室登记后分发各承办处室，承办处室应按照批示要求认真准时办结。

（六）承办处室和单位一般在收到领导批示件后15个工作日内办理完成，并由主办处室报送办理结果。有明确办理时限的按领导批示要求办理。确因情况复杂，难以在规定时限内办结，要及时向办公室说明理由和办理进展情况。

（七）对领导批示件的办理进展情况，主办处室应根据领导批示要求及时进行跟踪督查，一般在办理最后期限前2天进行催办，对无故拖延办理时间或不按要求和法律政策办理的，主办处室应加强督办或退回重办，直至达到办理要求。

（八）批示件办理完毕后，主办处室应汇总办理结果，以口头或书面形式上报作出批示的领导。

（九）领导批示件办理完毕后，主办处室应向办公室移交归档所有形成的相关材料。

八、公文催办

（一）催办是公文办理的重要环节。可采取两种形式：一是内部催办。主要由办公室对各处室公文承办过程实施催促检查，防止承办环节脱节或在某一环节耽搁太久。二是外部催办。根据职责分工和局负责人批办意见，由主办处室指定人员对分管和联系的外单位承办局发公文情况进行检查督促。

（二）催办分工。办公室督促承办处室在规定时限内办理公文。机要室负责检查领导批办后是否及时将批办件送各有关处室，跟踪了解承办处室批办件办理进展情况，检查督促公文传输系统的受文单位电子公文接收情况。文印室负责检查已编发文号的电子公文传送情况，提醒有关处室及时校对，在规定时间印刷。

（三）催办方法。一是电话催办，当发现承办处室工作滞缓或承办结果不符合要求时，应当通过电话及时催促和提醒。二是当面催办。一些重要、紧急的公文，催办人员可直接找承办人了解情况提出建议和要求。落实专人负责，重要公文领导亲自催办。

九、本规定自20**年9月1日起施行。