亡羊补牢,未为迟也
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笔者2007年进入现在的这家房地产开发企业工作，2010年3月被安排到闵行的一个办公楼建设项目当资料员。当时该项目的建设已经进行了一大半，之前的文件管理是由配套工程师兼的，这是我首次接触基建档案。为此当时我报读了项目资料员培训班，一边通过培训掌握理论知识，一边从事基建档案管理实践。非常不巧的是，该项目总包单位的资料员也是一名新手，除了民防验收时总包单位派人来帮忙之外，日常文件的收集及工程竣工档案验收的准备工作都是她一个人完成的。在整理甲方这套竣工档案中，因项目总包单位资料员急赴公司安排的外地项目，没有通知我们去确认她就直接装订好移交给我们了，因为赶时间，在确认了案卷总数后，我们当时心一软也就收下了。事后在整理中发现不少问题，一是竣工图编制不规范。二是过程性文件不完整，不能反映施工过程的全貌。三是案卷质量不高，细查起来，几乎卷卷都有问题。
该项目结束后，我一直在反思，时常问自己这样一个问题，自己通过培训班学习已初步掌握了基建档案管理的理论知识，但在实践中为什么没有达到预定效果呢？理论为什么没能有效指导实践呢？经过一番思考使我认识到，理论与实践欲实现有机结合，必须要有相应的管理制度予以保障，管理制度是提升理论执行力的基础，它对两者的结合具有不可或缺的规范、导向和制约作用。该项目档案管理中出现的种种问题，固然与我参与项目的时间较晚有关，但主要是在制定与执行管理制度上下功夫不够。古人曰：亡羊补牢，未为迟也。为避免今后工作中再出现类似问题，经总结经验教训，我认为在基建项目建档管理中强化下述管理制度是十分必要的。
一、先期下达建档任务，把建档工作列入招标合同。
在我从事的首个工程项目建档管理中，总包单位在完成施工阶段的竣工文件时，未经过验收就草草装订向我方移交，由于事先对其缺乏有效约束，结果问题丛生。由此使我深刻认识到，在项目招标时，一定要把建档工作列入招标合同，先期下达建档任务，在与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，对有关文件形成的数量、内容、质量、费用及其移交时间和违约责任等都要提出明确要求，其中尤其要对竣工图的编制责任、质量要求和归档份数作出明确规定。为增强合同的严肃性，在违约责任这一条中，建设单位可以规定用工程款的百分之五作为编制竣工档案的准备金，不提交准确完整的竣工档案不予付款，以此来有效的控制、监督、检查竣工档案的质量。
二、加强监督管理，保证竣工图的质量。
竣工图的质量问题是项目建档管理中的核心问题。在我从事的首个工程项目建档管理中，总包单位移交的竣工图就出现了很多问题。例如，除前述存在的问题外，另一突出的问题是几套竣工图之间更改不一致。经事后总结经验教训，我认为采取下列管理措施，可以在一定程度上避免这些问题的发生。
（一）竣工图的编制应与工程节点同步
竣工图如果集中在竣工验收前突击完成，一是时间比较紧迫，若出现更改幅面大于规定幅面，可能还需要设计院重新出图，这样就需要很长时间，甚至拖延了竣工验收的进行；二是难以保证竣工图的质量。为保证竣工图编制的进度与质量要求，在招标合同中应要求施工单位、监理单位落实竣工图责任人，监理单位应按节点进行管理，建设单位档案管理部门也应按节点进行监督检查。
（二）编制竣工图之前必须汇总整理更改依据性文件
在整改首个工程项目竣工档案中，我发现竣工图中存在的相当一类问题，是因为没有做好绘制前的基础工作，从而导致后面问题丛生。建设单位应要求施工单位在编制竣工图之前，必须做好相关更改文件材料的收集整理工作，建设单位应检查更改依据性材料内容是否真实、准确，文件材料是否完整；每一更改条款是否标注有相应需更改的图纸图号；更改条款是否前后一致，如有矛盾，必须确定以哪一条为准，确定后取消重复的内容，并督促其作好更改依据性文件对照表。
（三）妥善存放盖过审图章的施工图
工程项目竣工档案编制技术规范规定，归档用的竣工图必须是新蓝图，除此之外，城建档案馆要求必须是全新的盖过审图章的图纸。审图工作是在工程前期配套过程中进行的，离竣工验收时间较久，为避免蓝图见光褪色，妥善保存已审图纸很重要，宜采用黑色不透明塑胶袋避光存放。因盖过审图章的施工图数量有限，若有更改可以先用铅笔在施工图上画草稿，待检查无误后再正式绘制到新蓝图上。
（四）认真审核竣工图的完整性与准确性
竣工图是建筑工程竣工档案的重要组成部分，是工程竣工验收主要凭证性材料，也是日后工程维修、管理、改建、扩建的依据。因此，竣工图的内容应完整、准确，务必做到“图面清晰、手续齐全、图物相符、准确可靠”。工程项目分包单位、施工总包单位、监理单位按合同切实做好竣工图编制与审核工作的同时，项目建设单位亦应加强对竣工图质量的监督管理，结合项目实际施工情况，对照更改依据性文件对照表，检查更改通知单中每一更改条款是否均已更改到竣工图上；相关竣工图是否已更改到位，竣工图更改与实物是否相符；竣工图更改时采用的更改方法是否规范等。为保证竣工图的质量，四套竣工图应同时参与工程竣工验收，且套间应相一致，每套签署应完整。
三、及时沟通，督促相关单位按规定组卷
（一）组织培训，明确归档范围和要求
基建文件的形成是由参与建设的各单位共同完成的，为了使竣工档案符合竣工验收的要求，建设单位在工程开工后，应尽早组织建设单位、施工单位以及监理单位的有关档案管理人员进行业务培训。在归档范围管理上可实行双轨制管理，交城建档案馆的竣工档案应按其规定进行，其余三套可按建设单位的要求进行，从而使相关单位在文件的收集中有据可循，从管理制度上确保文件完整和准确，为基建档案的编制打好基础。在整理前述项目档案中，过程性文件曾发现有缺失的现象，究其原因，一是因为我是半路接手，一些文件早已去向不明，责任人也没法明确；另一方面是我们没有事先明确归档范围，致使追究责任时没有参照依据。
（二）加强沟通，检查文件收集积累情况
建设单位档案人员可按照工程节点进度，检查施工单位文件的收集积累情况，对照归档范围，检查文件是否完整，内容是否准确，责任人签字是否齐全。由于工程建设项目的不可逆性，许多工程文件内容的真实性只有在当时才可以知道，比如隐蔽工程验收单等，发现问题，需要立刻解决，否则事后将无据可寻。
（三）确认无误后再进行装订
各施工单位及监理单位在组卷装订前，需与建设单位或相关档案职能部门相沟通，只有在确认了所有竣工文件符合归档范围要求并且与建设单位衔接无误后，方可进行装订。建设单位会根据前期文件的数量给施工单位一定顺序的案卷编号，这样才能避免我在上述项目建档管理中出现的那些不必要的重复劳动，从而提高编制竣工档案的效率。
从事首个房地产工程项目建档管理工作，给我上了生动的一课，使我对基建档案管理的理论与实践有了更深的认识，其中不少经验教训将使我终生受益。事实上这些经验教训已经在我目前所从事的项目档案管理中发挥了作用，一改以往被动局面，工作已大有起色。正如同志所说：“人们要想得到工作的胜利即得到预想的结果，一定要使自己的思想合于客观外界的规律性，如果不合，就会在实践中失败。人们经过失败之后，也就从失败取得教训，改正自己的思想使之适合于外界的规律性，人们就能变失败为胜利，所谓‘失败者成功之母’，‘吃一堑长一智’，就是这个道理。”（《选集》第一卷第284页）由此是使我认识到，从发展的观点看，亡羊补牢，真的不迟。