探析高中学生档案的收集与管理
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摘要：高中学生档案记录着学生在高中时期的活动情况，包括学习、奖惩、品德等各方面内容，对帮助学校因材施教，用人单位全面客观了解学生具有重要的参考意义。高中时期连接着大学和社会，学校有责任做好档案记录工作，建立档案要本着及时、客观、全面的原则，杜绝临时突击编造、伪造篡改档案等行为，从而为学生建立一份客观准确、全面反映学习生活，具有参考价值的档案。
关键词：高中学生档案；参考价值；建立的原则
学生档案包括学生个人档案和学生整体档案。［1］个人档案主要包括学生的家庭信息、成绩、道德评价表等信息；整体档案包括《学籍册》、《招生报考花名册》、《毕业证书发放登记表》等信息，一份完整的高中学生档案汇集了学生三年的综合情况，不仅包括学习方面的成绩，还包含有体育、文艺等方面的综合成绩；不仅包括智力的成绩记录，还记录着学生的性格、品德等方面的考核。学校及时客观完整的收集信息，为每一位学生建立档案，是学校档案工作的重要组成部分。
一、建立学生档案的重要意义
1.促进学生德智体美劳的全面发展
档案的一个重要的记录内容就是学生的学习获奖情况，我国现阶段的教育主要面向考试，很多的学生只注重于学习，对体育、艺术等方面不甚重视，脱离了义务教育德智体美劳全面发展的要求。而学生档案将学生的学习、课外活动等内容都进行列入了考核内容进行记录，有利于引导学生树立全面发展的观念，贯彻义务教育的理念。
2.对学校的教学活动具有重要的参考价值
要记录好学生的档案，学校必须按照教育部的要求填写各种表格信息、记录等，这需要学校在思想上重视各项工作，在平时的教学活动中考核学生的综合素质，从而在侧面规范了学校的管理制度。另一方面，学生档案是已完成的教学活动产生或转化而来的文档，完整且系统的学生档案反映了学生生活的全貌，可以为学校的日常管理提供凭证和参考作用［2］，翔实客观全面的学生档案是学校检查教学成果，反思教学经验的第一手材料，通过分析学生档案，学校可以总结先进的教学经验、加以推广，及时更正缺陷，从而更好地出进学校的教学工作。
3.对学校、社会单位正确评价了解学生具有参考价值
高中时期是学生学习生活的重要转折点，毕业后他们有的升入大学继续深造，有的踏入社会进行就业，这时他们高中时期的档案对后面的学校或者单位就有较高的参考价值，学校的老师可以通过档案了解学生的心理、兴趣爱好等，更快的帮助学生适应大学生活，并制定合适的教学教育方法；社会的单位也可以通过档案了解学生的品德、特长，并根据信息安排学生进入合适的岗位。
二、收集与管理学生档案的原则
学生档案的收集与整理工作是学校档案工作的重要组成部分，学校有义务任职负责的建立好学生档案，但在实际的教学工作中，很多的高中学校档案监理工作不够完善、甚至敷衍了事，建立的档案失去了应有的意义，要建好学生档案，学校应该把握住下几个原则：
1.及时认真，避免临时突击，敷衍了事
从原则上讲，学生的档案应该从入学之初就开始建立，并在各个学期记录学生的学习生活情况，直到毕业，班主任要从思想上重视起来，让学生的档案建立记录工作成为自己教学工作的一部分，及时记录学生的重要奖惩情况，并在每一学期的结束前进行汇总，避免遗漏。如果平时不注意记录，在学生高考之前进行突击，这样的话很难全面详实的记录学生情况，应急量避免。
2.客观、准确的原则
学生档案的目的就是记录学生的学习和生活，如果档案记录着处于某种目的对档案进行篡改，那么就失去了档案的意义。要向学生申明档案的重要意义，激励和鞭策他们在学习和生活中奋发向上，为自己的档案留下光荣的记录，而不能擅自修改各种奖惩记录，破坏档案的真实性。
三、收集与管理学生档案的方法和策略
学生档案的收集与管理是一个长期的复杂工作，一些工作内容可能比较的琐碎，所需要填写和保存的文件比较得多，这就需要学校制定好相关的规章制度，提前准备好相应的表格文档，明确收集与管理文档的相关责任人，并制定好时间表，定期的检查档案的收集与管理情况，及时更正存在的问题。针对老师不熟悉手机和管理档案工作的情况，要专门进行相关培训，帮助他们掌握相关的技巧。
1.建立和规范收集与管理学生档案的相关制度
任何工作都需要相关的规章制度指导，才能有序规范的完成，学生档案的收集与管理工作也不例外，而且学生档案涉及的材料繁多、周期时间长，更需要确立相关的规章制度来贯彻执行。一方面，要确立相关的负责人，很多学校的学生档案收集与整理工作都流于形式，仅仅有一个相关的档案管理人员，而且大多数还不是专职的，由于个人的能力有限，往往只能够起到简单的保存整理作用，负责记录补充学生情况的班主任往往轻视收集与整理工作，不到学校检查或者高考需要不会进行相关的工作，这就需要学校制定收集与管理档案的制度，明确责任人，保证档案工作有专人负责，责任到人。另一方面，要严格的规范建立与收集档案的操作流程和时间表，从新生入学的一开始，就准备好相关的档案文件，规范好细节，杜绝粗制滥造、填写不规范的现象，并严格按照时间表进行进度检查，严格要求，对于不合格的工作要及时指明，明确修正要求。学校从这两方面要求，制定科学可执行的操作方法、时间表、检查方式等规章制度，从而在制度上保证学生档案收集与整理工作的顺利进行。
2.收集学生档案资料的内容和渠道要有多样性
一份合格的学生档案内容应该是全面的，不仅仅只简单的记录学生的学习成绩，班级职务、奖惩情况，也应该注重学生心理、品德、特长爱好等方面的记录，这要求收集学生档案从多方面抓起，要注意和学生的其他科目老师沟通，全面综合的了解把握学生信息，随着素质教育在现实的教学工作中的普及，越来越多的学生有机会发展自己的兴趣和爱好，也有越来越多的大学开始考察学生的体育、艺术等方面的特长，每年都有很多的学生凭借特长进入大学学习，这时学生档案中如果能够及时全面的收集学生的特长获奖情况等，可以更好地帮助大学选择合适的生源，也可以帮助学生得到更多的学校赏识的机会。学生档案信息的渠道收集要有多样性，不仅仅从纸面记录上获取学生的信息，更应该多方面的接触，与其父母、同学沟通交流、以期获得更全面客观的资料。
3.对学生档案进行分类编号，科学管理
档案管理是一门专门的学科，科学合理的管理庞大的档案材料需要精心的研究设计，高中学生档案虽然数量和大型的档案馆无法相比，但也需要科学管理，保证档案有序存放，井井有条，在需要的时候迅速的查找到。一般在实际的工作中，学生档案一般通过编号法进行管理，通过什么进行编号可以根据实际的需要设置，一般无特殊的需要可以通过学号为依据进行编号，因为学号一般是独一无二的，而且学生的很多档案材料也与学号密切相关，和可以通过姓氏拼音等方式交叉编号，取得更好的效果。随着计算机的普及，现代的学生档案应该及时录入电脑，做成电子档案，这样可以更方便快捷的查找和管理，也可以省去保存档案的空间，节省保存档案的成本，学校应该及时投入，为档案管理工作提供技术支持。
结语
学生档案具有重要的参考价值，高中时期衔接着大学和社会，学校有义务和责任为每位学生建立好客观全面的档案。收集和整理学生档案要有认真负责、客观准确的原则，学校必须制定好相关的规章制度，制定切实可行的操作规范，明确相关的责任人，并运用计算机技术，科学管理学生档案，在制度上保证学生档案的质量。（作者单位：无锡市第一中学）
参考文献：
［1］刘平平.如何建立学生档案［J］.档案管理,2006,(04).
［2］张芬.中学生档案特点、作用及其建设策略［J］.文教资料,2009,(07).