精细化管理在煤炭企业会务组织工作中的应用探讨
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摘要：伴随煤炭企业生产经营范围及规模不断扩大，以及现代社会对集体决策的需求，会务工作也日趋复杂，文章在介绍会务工作和精细化管理的内涵与特征基础上，以晋煤集团会务工作为例，阐述了在会务工作中引入精细化管理的必要性，并结合实际会务工作提出了相应的建议。
中图分类号：F407.21 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）016-000-02
会议是议事、沟通交流、优化决策的一种重要形式，会务组织工作能力直接展现着一个企业的形象，如何高效、有序地做好会务工作显得尤为重要。
一、会务组织工作的背景、特点，以及精细化管理的内涵与特征
会务组织工作背景：一是就煤炭企业来讲，随着经营范围及业务不断扩大，所涉及行业包括了煤、气、电、化以及煤机制造、港口物流等，导致会务需求量增加；二是会议质量、效率亟待提高。
会务工作的特点是政治性、服务性、被动性、事务性、保密性、实践性。目前常见的会议的组织和实现方式大致有三类：传统会议；以电视电话为载体的会议；网络视频会议。
精细化管理的内涵：源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。
精细化管理的特征：强调数据化、精确性；持续改进、不断完善；以人为核心；注重创新。
二、办公室会务工作实施精细化管理的客观性、必要性分析
（一）会务工作的现状
1.会议密集。近年来，办公室承办会议次数越来越频繁，平均每天就要承办2次会议，有时甚至出现一天承办5次会议的情况。
2.会议种类多、层次高。办公室经常承办的有党政联席会、安委会、调度会、各类专业会议及接待型会议等，因其性质不同，各个环节也不一样，有的较为常规，有的则涉及签约、颁奖等。
3.会议场所不固定。办公室负责的综合性会议室有10多个，会议室的选择会根据会议内容、形式、范围等因素进行调整。
（二）当前普遍存在的问题
随着会议数量的增多，在会务管理工作上遇到的问题和矛盾也日益彰显。主要表现在少量的会务人员组织和管理大量繁杂、琐碎的事务性工作。在这当中，准备时间短、人员少、任务重、重复性劳动多、意外突发性强、差错率高等一系列问题都直接影响会务工作的效率。具体表现如大型会议中需要根据参加会议的人员不同类型和级别，安排相应的酒店、房型、参会座位、与会时间提醒、参会时的分组和座次图的划分，与会报到时由于到达时间比较集中，人员多而混乱导致错误发生。
（三）会务工作性质决定了必须进行精细化管理
会务工作的实质就是做好各项基础性工作，为议事、沟通、决策的顺利进行服务。会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有前期的精心谋划、精打细算最大限度地提高会议效率、降低会议成本，通过明确的目标任务细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。
会务工作精细化管理其内涵应包含以下三层意思：一是“精”，即突出重点，明确主线。要根据实际确定不同时期的工作重点，如会前的筹划、分解；会中的服务、接待；会后的督办、总结，通过这些把握好工作的方向。二是“细”，即全面覆盖会务过程的所有环节，通过一套详尽、完备的工作机制来确保有章可循，制度要落实到位并转化为自觉行动。第三是“省”，即精打细算，既要精简非必须的会议及环节以节省时间、提高效率，又要积极调动各方的主观能动性，做好会议的预算和明细。如此一来，繁杂琐碎的会务工作才能达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作出精品的效果。
三、有效实施会务工作精细化管理的关键因素及建议
1.以细化组织管理为关键环节，明确职责
精细化管理的基本原则是职能分工。首先，细化会务工作要做到工作岗位细分，使每个人、每项任务都有落实，不能遗漏工作点。其次，细化会务管理工作要实现会务工作过程中的无缝对接。我公司建立了岗位A、B角管理制度，确保会务工作岗位至少有两人可以相互兼任，保证了会务工作的及时和准确。
2.完善会务工作流程，推进精细化管理是提高会务工作绩效的主要途径
工作流程化是精细化管理的重要方法。建立科学简约、清晰明了的会务工作流程，按照精简程序、理清环节、明确标准的基本要求，抓住会前、会中、会后环节，健全和优化会务各项工作流程。即：会前精心谋划筹备、会中细致服务和会后优化总结。
会前筹备工作主要包括拟定会议计划、准备会议材料、会议通知、布置会场等。要重点从三个方面进行优化。一是快速启动，突出工作时效；二是求全求备，突出工作细节；三是加强协调，突出有效落实。
会中服务工作，首先要超前站位切实做好会前的准备工作。会务相关人员要按照既定的会议筹备方案，在会务工作整体链条中找准自己的位置，加强联络与沟通，通过每个部位的有序运作，保证会务工作整体运作的高效率。其次，密切关注会议进程，创造性地做好会中服务。会务人员除密切关注会议整个进程外，还要高度注意临时性、突发性事件的发生，遇到问题及时补救。对此，一方面要制定多种预案，另一方面注意发挥主观能动性，快速反应，争取在最短时间内调整好工作程序，保证无差错。
会后总结工作主要包括送别会议代表、会场的善后工作、整理会议文件以及会务总结反馈。最主要的将该次会议的亮点、不足以及解决办法和心得进行梳理。
3.以工作标准化为依据，精细绩效考核办法
工作标准化是对工作岗位的职责范围、办事程序及时限、质量目标做出的明确规范，使各项工作更加明确和公开。精细绩效考核办法，就是参照工作标准，采用百分制对每个岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按周、月公开考核到人，有利于调动工作积极性，提高工作效率。因此，在优化流程的前提下建立健全岗位责任体系，完善绩效考核办法，从机制上保证权责一致，是推行办公室会务工作科学化、精细化管理的重点。
在工作标准化方面，我们制定了各类会议准备标准、会议室卫生及物品摆放标准、会务人员着装与礼仪标准等，为规范管理提供了工作依据。在绩效考核方面，我们根据会务人员岗位职责分别设置了不同的考核评价指标，包括主要业务指标和约束类指标，采用月度考核、季度阶段性考核、年度绩效评价的模式与薪酬分配挂钩。构建科学、规范、有效的价值分配体系，发挥薪酬的激励保障功能，充分调动员工的工作积极性、主动性和创造性。
4.高效使用现代通讯设备及会务软件，提升会务效率和水平
由于我公司的行业性质和发展需要，对会务能力和水平提出了更高标准和要求。高质量的会务工作不仅要求尽可能地节约能耗和物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，切实提高整个工作效率。因此，应本着“简洁”、“高效”的原则，一是充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议，可以通过电视电话会议、网络会议等形式来节省开支、提高效率；二是充分开发利用会务软件来对会议类型、会议准备、会议议程、方案制定、人员分工等关于会务前、会务中和会务后的一切活动进行管理，把整个会务水平提高到一个新的高度。
我公司建立了视频会议系统，例如周一视频调度会，在公司总部设有主会场，在各子分公司分别设有分会场，通过视频会议来落实一周出现的各种问题，部署下周及近期工作，有效利用该系统推动企业安全生产经营工作。另外，我公司在办公自动化系统中设置了“会议管理”模块。“会议管理”实现会务信息、会议资源的统一安排和管理，提供会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知等会议全过程的电子化管理功能，具有创建会议、设定参会人、会议通知、会议资源冲突检测等功能，极大地提高了工作效率。
精细化管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行，精细化管理是被实践证明的先进管理模式。通过本文的探讨分析，在办公室会务工作中实施精细化管理不仅具有客观必要性，而且具有一定的可行性、指导意义和现实意义。
参考文献：
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