规范科技查新程序,提高科技查新效率
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【摘要】本文以个人的工作实践为基础，借鉴了众多查新人员的工作经验，就规范查新程序，提高查新效率这一问题进行了探讨。
【中图分类号】G226 【文献标识码】A 【文章编号】1672―5158（2013）04―0072-01
科技查新工作是在我国科技体制改革进程中萌生、发展起来的，在不同历史时期，人们从不同角度和基于不同的认识，给予了查新不同的定义。国家科技部于2000年12月的《科技查新规范》中对查新作出了规范的定义：“查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作并做出结论。”它是以科研文献为基础，以文献检索为手段，以检索出的文献结果为依据，运用综合分析和对比方法，写出科技查新报告，为科研立项、科研成果的新颖性和先进性提供客观事实依据。实践证明，规范化、高质量的查新工作，一方面可以避免许多低水平重复研究，另一方面，鉴于查新工作的重要作用，可为科研人员、科研管理部门进行决策提供客观依据，保障科研管理部门对科研成果做出科学客观的判断。下面以个人的工作实践为基础，借鉴了众多查新人员的工作经验，就规范查新程序，提高查新效率这一问题进行了探讨。
一、职责分工要明确
查新程序流程：委托人提出查新委托、查新受理、检索准备、确定检索方法和途径进行检索、草拟查新报告、审查查新报告、开成正式查新报告后提交给委托人。
从查新受理到将查新报告提交给委托用户，中间经过多道程序，如果查新员既要负责接待委托用户，还要回答用户查新咨询，指导用户准备材料、填写查新报告，有时候还要开发票收款，只有剩下来的时间才能用于检索课题，查新时间保证不了，查新效率肯定不会高，因此每个查新员的分工要明确，负责接待、回答咨询、收款、领取查新报告和负责查新一定要分开，混为一体只会降低查新效率。
二、严格审查委托人提交的查新材料，认真、细致地指导委托用户填写《科技查新报告》，对材料提供不充分或内容填写不符合查新要求的课题，应待材料准备充分之后，再予以受理。
我们在受理课题时，经常会出现委托用户提交的查新材料不全，要求填写的《科技查新报告》不符合要求，用户对查新工作不够重视，主要的研究人员不来查新，而是由行政人员或对课题不甚了解的工作人员拿些简单的材料或几个【关键词】来查新等情况，检索材料未准备充分，会给查新员带来诸多不便，直接影响了查新工作效率，因此委托用户来查新时，应认真、细致地引导委托用户填写《科技查新报告》，尤其要注重查新课题的技术要点和创新点的填写，要求委托人提交查新课题的背景材料、工作报告、科学技术资料、技术性能指标数据，并与委托人就查新课题进行沟通，充分了解课题的内容、技术要点、新颖性，如出现材料提供不充分、材料填写不符合要求等情况时，首先应向委托用户说明要求提交的材料对于进行查新工作的重要性，会影响查新效率和质量，然后指导委托人进行材料的补充和完善，待材料符合要求后再给予受理。实践证明，查新人员和委托用户之间的充分合作、有效沟通有利于更准确的选择【关键词】，避免走弯路，保证了查新工作质量，有效地提高了查新工作效率。
三、检索前要做好准备工作
首先应细致地阅读课题的全部材料，标记出课题的重要内容、技术要点、创新点、检索词等，在脑子里对课题的主要内容、创新点要有清晰认识，列出检索词。
然后根据每个课题的类别选取适合的文献数据库进行检索。由于数据库资源异常丰富，如果将它们尽数应用到每个课题中，浏览所有检出的文献，要花费很多时间，降低了查新效率，因此只选择适合本课题的文献数据库来检索，可以提高查新效率。课题一般可以根据农业、工业、医学等进行简单分类，有些课题还可以继续细分。
最后根据需要决定是否使用预检索。由于查新人员自身知识量的限制，可能对某些课题的了解不够充分和准确，为了确保查新方向及重点不出现偏差，要先进行预检索，预检索的方法一般从科技信息网的文献数据库或百度、google等中检出一些相关文献来浏览，从侧面对课题的内容进行深入了解。
四、检索时充分利用网络中免费的数据库资源；专业、准确地选用检索词，合理制定检索策略；适时选用补检。
1、充分利用网络中免费的权威性的数据库资源如中国专利数据库等可以弥补科技信息网中数据库的不充分，同时适当地使用百度、google等搜索引擎进行辅助搜索，有利于保证查新质量，提高查新效率。
2、检索词的选择、检索策略的制定直接对文献的查全率和查准率起决定性作用，它是确保查新质量的十分重要的环节，也是最能体现查新人员水平的工作。同一课题，不同的查新人员会有不同的检索策略，不同的检索策略在查新过程中所查文献数目差异很大，从而影响了对课题的最终评价。因此，在制定策略时应处理好以下几点问题。
（1）处理好查全率和查准率的关系。若只顾及查全率，扩大检索范围，会降低查新效率，只顾及查准率，有时会检不到文献或检到的文献很少，又保证不了查新质量，因此只有妥善处理好二者的关系，才能保证查新质量，提高查新效率。
（2）复合大块型和单纯小块型课题分别采用不同分析和检索策略。对复合大块型查新要点既有独立性，又有其内存联系，我们可以把复杂的课题分解成较为单纯的若干部分，将各部分检索分别准确查出，从各部分人手去检索相关文献。
（3）处理好检索策略重叠的问题。如果检索策略出现重叠了，会检出相同的文献，浏览过的文献可能会出现重复浏览的情况，降低了查新效率，因此检索后不应立即预览每个数据库中检到的文献，而是在同一数据库中使用组配式取文献的并集去除掉同一数据库中重复的文献后再做预览，可以提高查新效率。
3、补检可以保证文献检索的全面性，补检的主要手段为手检或咨询，查新人员根据对已有信息的积累和学科进展的判断，决定需要补检的内容及具体补检途径，国内文献由于数据库较少又分期，要尤为重视补检。
五、检索完成后首先要进行查新文献的筛选及相关性分析。
使用检索策略检出的文献数量一般较多，如果逐一浏览再做选取，工作量庞大，因此要根据查新点进行分类选取，每个查新点选取几篇最相近、最合适的文献，同时根据需要下载原文。
文献检索过后，应先对选出的文献做相关l生分析，判断哪些是密切相关文献，哪些是一般相关文献。密切相关文献是查新分析对比的主要依据，应求获得原文并认真阅读比较，不能只满足于题目及文摘。由于在研究深度、广度、技术路线、方法、手段、研究结果、对结果的认识上等等的区别，常常题目相同的并不表示重复课题，只有在阅读原文后才能明白，切切不可犯“望题知意”的错误。同样，可能其关键技术、创新点或实质内容已有相关报道，只是题目不同，这也不等于有新颖性。相关文献的制定往往受到人的知识、心理、经验和专业能力的影响。无论是用户还是查新员，最后必须在客观、公正、科学、系统的原则下，从文献相关性分析中得出最适合课题本意的事实及数据要点，作为出具查新报告的基本依据。
六、查新报告应用描述法撰写，如实反应查新结果，确保其公正性。
查新报告是具有查新业务资质的查新受理机构按照《科技查新规范》的要求，根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，实施检索操作和文献对比分析，以书面形式向查新委托人所做的正式陈述。查新报告是体现查新工作整体质量和水平的一个重要标志。
查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语、文字、符号、计量单位；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解；查新报告内容应如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在”检索结果”中使用定性的词语，尤其注意撰写的完整性、逻辑性和客观性，为专家评审和科研管理部门提供科学的真实的依据。