人口计划生育档案科学管理探讨

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一、人口和计生档案管理工作的现状

（一）相关部门不重视

在整个人口和计生工作中，对于基层人口和计划生育档案管理的工作是最基础的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重视不薄弱的一个环节。相关部门没有意识到基层档案管理工作的重要性，不重视档案管理工作，因此工作的中心和工作议程都集中在了其他的工作上，忽视档案管理工作的重要性势必会造成档案的损坏甚至流失，长久以往最后会影响到统计数据的不真实不准确，影响国家政府做出决策。具体表现在对于档案管理工作的工作人员的选择随意性，不考虑人员的钻也是否符合档案管理工作；人口和计生工作的工作内容考核并有没档案管理工作这一项；档案管理部门缺乏甚至不具备规范的管理制度，这些相关部门不重视人口和计生档案管理工作的表现导致档案管理工作人员对档案管理工作极大的随意性，而无法将档案管理工作处理妥当。

（二）档案管理工作的客观条件差

目前的档案管理工作的条件远远没有达到《档案法》规定的要求。档案管理人员由于缺乏专业的训练培训，业务素质并没有达到档案管理工作的要求。随之产生基层档案管理工作杂乱无章，没有同意的规范，管理随意等问题。档案管理工作人员混乱，没有统一规范的编制，导致整体管理工作混乱不合理，工作内容无法细分，工作责任无处落实。还有许多基层部门档案管理的条件明显欠缺，无论的必需的档案管理设备还是档案存放的库房都所有缺乏或者存在明显的安全问题和隐患。缺少统一严格的规章制度，缺乏稳定专用的资金支持，使得档案管理工作无法正常进行发展，导致档案资料的损坏甚至流失。

二、完善和加强档案管理工作的措施

（一）全面普查

数据整合为避免原有档案管理工作的不足和失误造成的数据缺失和不准确，在完善档案管理工作的准备阶段，需要对数据安全进行重新普查和整理。于原有的数据和案卷要取其精华去其糟粕，选取可靠的有利用价值的安全重新整合，以达到规范化的标准。对于无法确定准确性的数据和案卷有选择行的就行数据整理，保留有价值的部分，删除不合格的数据案卷。

（二）确定类目

统一分类档案在统计和存放的时候要搞好类别统计，在筹备之初要确定分类类别，新纳入数据和案卷的时候进行有效的判断分类，有依据的进行分类存放。同时利用计算机技术，建立完善的数据库分类功能，确保数据检索功能的有效利用。在档案分类的过程中，对分类有规范性的进行题名，确保档案的分类号是唯一的有可查性的，对每一份数据和案卷有具有唯一的分类号和题名以方便查找。

（三）分级分次录入

人口与计划生育档案管理工作也随着信息化时代的要求变得科学化和数据化，在使用计算机技术进行档案案卷录入的过程中要注意对案卷进行分类分层次著录。对统计数据中报表等信息选择图标著入，使得数据在使用过程中形象具体；对于音频视频类信息采用刻盘的方式录入，方便保存；对于重要的文件类信息采用高级别的文件级著；而对于那些利用价值不高，问题单一的文件信息选择案卷类著录。针对各种档案的具体性质分类分次分级录入可以从大体上统计分类类别，减少著录条目，还能大略的揭示不同类别档案的大致内容和特征，从一定程度上有效的提高了信息的完整性和档案管理工作的工作效率。

（四）分门别类

在对具有较好基础数据支持的案卷和具备完整目标的案卷进行录入的时候可以直接在全引目录上面进行标记分类。还有一些特殊形式的档案案卷诸如案件、病例等，可以利用人名、地址、时间等索引进行有效的关联之后再录入。计算机会自动给出统一的分类号，充分利用计算机技术的档案目录基础，分门别类，可以有效的减少不必要的繁琐著录环节，从而达到有效提高著录速度的目的。

（五）提高档案管理工作人员的素质

档案管理工作工作人员是否具有良好的专业知识和技能直接影响到档案管理工作的工作效果，提高档案管理工作人员的思想素质，培养档案管理工作人员专业的工作技能和工作知识是做好人口与计划工作科学管理工作的前提。通过积极组织档案管理工作人员参加技术培训和业务培训，有利于提高档案管理工作人员的知识水平，改善档案管理工作人员的知识结构。同时还应该增强档案管理工作人员对于档案信息重要性的认识。目前档案管理工作逐渐信息化系统化科学化，这就要求管理工作人员需要较强的计算机应用能力和情报学知识。利用新知识新技能实现档案管理工作的现代化科学化既从效率提高了档案的管理工作又使得档案管理工作体制逐渐得到完善。

三、结束语

档案管理工作事关历史数据的真实性和准确性，又关系到国家政府决策的正确性，所以管理部门需要充分认识到档案管理工作的重要性和其价值作用，不光要投入必要的财力物力保障管理工作的有效进行运作，还要提高管理人员的素质，实现档案管理工作的制度化、标准化、科学化，为社会进步国家发展提高有效的数据保障。

作者：王树菊 单位：辽宁省凌源市计划生育技术服务站