办公自动化的发展趋势及策略

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随着社会和时代的发展进步,传统依靠人工对资料进行搜集、整理和分析的手段已经不能满足信息量不断膨胀的社会需求,同时,能够在短时间内提高工作效率和工作质量的办公方法被人们迫切需求,在这种条件下,办公自动化(OA)应运而生,并且已经成为现今人们办公过程中必不可少的办公工具。 1.办公自动化的发展现状 办公

自动化早在20世纪70年代就被人们所关心,许多应用计算机技术的公司都相继推出自己的自动化办公产品,一度将人们所期盼的“无纸化办公”推向高潮,但是,到今天为止,办公自动化也没有真正发展起来并取得人们所预期的成就,导致这种现象产生的不仅仅是外部的客观条件,也是我们自己主观上对办公自动化理解产生误区。这些主观和客观的不成熟主要表现在以下方面:1、应用办公自动化工具的人员一般只在自己的计算机上进行独立操作,对工具的应用也仅局限于对一些简单的表格和文字的处理,网络通常只用来进行一些简单的邮件传输。2、现在应用的软件功能过于单一,即使是已经成熟的办公自动化软件,仍然还以表格和文字的处理为主,开发软件时,并未将客户在业务等方面的实际需求结合进去。3、在宣传办公自动化时,对其功能的宣传过于片面,过于强调其办公过程“自动化”,使人们在实际运用中过于依赖其自动化和智能化。4、传统的手工办公方式已经在我国运行几十年,一时间引入自动化办公系统必然引起人们的不适应,也会对正在运行的办公体制产生影响,甚至会影响部分上级领导与员工之间的关系,妨碍自动化办公的应用。5、使用办公自动化软件的客户没有良好的计算机基础。6、办公自动化软件的安全性有待考究。

2.办公自动化的发展趋势

办公自动化应该会向数字化办公发展,即在网络环境下完成几乎所有的办公内容。就我国目前计算机技术发展状况来看,我国互联网、安全技术和软件理论的发展都有很大可能可以达到数字化办公的要求。全面实现数字化办公必然会使现有的办公管理体制发生变革,并且员工的工作习惯和工作方式也需要很长时间改变并适应新的环境,虽然有诸多问题,但是全面实现数字化办公仍然是势在必行。

办公自动化自进入我国以来发展十分迅猛,随着计算机技术的不断发展,办公自动化也从最初的汉字输入、字处理、查询检索和排版编辑等简单的单机应用逐渐发展为现代网络办公,通过网络将单项办公变成一个大范围的办公系统,再通过计算机远程网络将多个大范围的办公系统连成一个更大范围的办公系统。在企业中建立内部网和外部网已经是发展办公自动化的必然趋势。现代的办公自动化运用多媒体技术,加强办公自动化软件自身的图形、文字、语音等的处理能力,使之更大的满足了市场对办公自动化的办公需求,扩大了处理办公信息的范围,提高了处理办公信息的能力。由此看出,多媒体技术也是办公自动化发展的一个必然趋势。

传统的办公自动化重在强调对文档数据的处理和统计,日常工作也主要是一些文件的收发等,缺乏对协作型工作的处理能力,服务对象也以单一的文档数据为主,这些条件决定了传统办公自动化的自动化潜力不能被有效地开发和利用。新一代办公自动化的发展是以知识化管理为核心的现代办公自动化,随着社会信息量的不断增多,企业需要更多的了解外部信息,并不断对企业自身的内部知识进行积累,在外部信息和内部知识之间不断找出优势和不足,是企业内部的知识不断得到提升。办公自动化的价值不应该仅仅是办公计算机化,而是要将知识融入到办公自动化中,将知识管理和办公自动化很好的结合起来,让新一代的办公自动化为企业各个阶层提供更好更高效的工作模式。

现代的办公自动化已经早已不是以前的简单文档处理和单纯行政事务了,现代办公自动化的使命是通过提高企业工作效率和工作质量来提高企业在市场中的核心竞争力。知识管理是以帮助企业发现知识人才、传递和利用知识为目的的系统工程,它可以帮助企业解决知识的共享和再利用问题。知识管理可以在合适的时间给正确的人传递正确知识,帮助人们采取适当的行动,以避免错误和工作的重复。知识管理可以帮助企业搜集和管理散布在企业各个系统中的信息和人们头脑中的知识。因此,知识是未来办公自动化的核心系统,知识管理是办公自动化的基础技术。

3.办公自动化存在的问题

办公自动化在我国的发展过程中虽然取得了不少的成绩,但与此同时也产生了诸多问题,例如投资大但效果不明显、工作人员水平低、软件投入少、硬件投入多、重复建设多以及模拟手工作业增加管理负担等。当前运用办公自动化的工作人员的计算机知识十分缺乏,对计算机硬件及操作系统的了解就更加匮乏,这就导致了员工工作效率的低下,此外,因为对系统知识的缺乏就间接造成系统管理工作者工作量的增多。进算计技术的发展日新月异,软硬件的升级也逐步加快,这就意味着企业在后期为办公自动化的升级要付出不少成本。 这些问题的产生主要有以下几方面的原因:1、未能全面深入的理解办公自

动化。将办公自动化的意义仅仅理解为自动化、智能化的先进办公设备,借此提高工作效率。然而,办公自动化的主要目的则是通过实现办公自动化来提高管理层的决策效能。2、对办公自动化的基础不重视。办公自动化是以管理和信息积累为基础的,办公自动化必需依赖这两个基础发展,没有这两个基础,办公自动化的发展就不切实际。3、技术条件制约。没有技术条件的支持,办公自动化的发展就显得十分无力。

4.办公自动化的发展策略

根据我国目前办公自动化的发展现状和发展中存在的问题,为了让办公自动化更好更快的发展,提出以下策略:1、组织实施方面。由传统工业项目的管理体制向产品化、专业化的实施体制进行转变。2、技术选向方面。紧跟世界的发展趋势,选择与社会接轨、标准化程度高、开放程度好的技术,自主开发关键的应用技术。3、系统设计方面。根据我国办公自动化的发展现状,在企业已经运用的办公自动化软件的基础上以快速原型法为主。4、实施方面。实施原则遵守统一规范和分布实施。5、设计思想方面。以用户的实际需求为主,将用户在办公中的实际需求结合到软件设计中。6、实现方法方面。以采用复杂适用系统理论代替结构化设计。采用复杂适用系统理论即从一般的业务需求中抽象提取出关键的复杂适应系统,这种系统能够适应环境变化,随着系统使用时间的增加,可利用的价值也随之积累。

5.结束语

办公自动化从最初到今天的发展,已经从传统的简单文档处理发展到为整个企业提供信息交换的重要平台,办公自动化的作用和意义向前迈进了一大步。将来,办公自动化的程度也会随着计算机技术的发展和市场需求的增长而进一步提高,因此,企业必须不断引进新设备,学习新技术、新手段和新方法,不断提高自身办公自动化的程度和水平,从而提高个人的办公效率、企业的管理水平和核心竞争力。

参考文献:

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