基于设计出版过程的电子图档收集管理系统
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中图分类号：S611文献标识码： A
“电子图档收集管理系统”以设计企业的局域网与虚拟专用网络，采用客户端/服务器的基础结构，用于大量设计图档信息的电子化存储个管理，该系统为设计人员提供了细致的图档收集功能、图签信息提取功能、高效的查阅和浏览功能已经符合设计流程的管理功能，具有很强的实用性。通过本系统的实施，使设计企业电子图档管理得到根本改观。
一、研究现状
进入二十一世纪以来，信息化的进程进一步加快，向着网络化，智能化方向发展，企业也面临着更大的机遇和挑战，如何融入信息化进程是每一个企业必须解决的一个关系自身命运的问题。谁能适应信息化，谁能更好地利用信息，谁就能在瞬息万变的市场竞争中立于不败之地；谁不能适应时代的变化，就不能再优胜劣汰的竞争中生存下去。
越来越多的设计企业管理者开始认识到――电子图纸的重复利用是提升设计效率的重要途径；电子图纸的规范管理则映射出设计企业的管理水准；因此多数涉及企业开始重视电子图纸的收集、管理、以及最终是否方便利用的问题。为了有针对性地解决电子图档管理问题，下面让我们队当前电子图档管理的现状做一下基本分析。
从上世纪90年代后期开始，计算机应用突飞猛进，设计单位逐渐积累起了数量庞大的以电子形式存在的图纸和文档，利用电子图纸的重要性，已是提高设计工作效率的一个重要途径，因此，这些电子图档已构成了本单位重要的设计资源和无形财产。
由于多种因素，国内多数设计企业通常都是在项目结束后，再进行电子图纸的归档工作。图纸出版和电子图纸归档的间隔时间长，归档时，常常容易出现工程项目图纸收集困难、电子与出版图纸版本对应难的情况。另外企业的设计信息资源缺乏有效管理，处于分散管理的状态，容易丢失或得不到很好的利用，设计人员在利用这些信息时比较盲目、效率低下，设计资源发挥价值不大。
目前市场上可以见到一些图档管理软件，但这些软件多以档案管理为目标市场，以扫描图档、影像文件处理、存储管理为解决手段，为纸质图档的电子化、一定程度的再利用和存储提供了有效的解决方法。另外一些专为电子图档管理所开发的软件系统多是按照前述收集习惯进行图纸收集进行管理，强调利用管理手段进行图纸收集，或者通过最终出图时手工上传打印包进行打印兼收集图档。较大的改变了固有设计习惯。基于软件的图档系统强调设计过程的介入，对设计流程干预较大，灵活性不足，在建筑设计行业推广难度很大。构建于数据库之上的小型图档管理系统因其性能、规模都受到数据库的严重限制，因此不可能在设计企业中实施、实用。部分以打印监控做技术支撑，通过在打印环节采集文件的软件系统，因其对图纸文字信息的提取乏力，也无法在设计企业得到推广应用。
二、研究背景
1、图档管理需求
在工程设计过程中常常需要参考过去的文档，或者要对以往图纸
进行修改。设计企业需要迅速有效的对历史数据进行检索。而当前工程设计企业普遍存在的电子图档管理现状是：对图档的管理方法主要是基于文件系统。文件系统中用户对目录结构的创建、操作具有随意性；文件及目录无法精确的表达图纸、文档的真实含义；用户很难有效率的找到自己所需要的文档；对于设计企业管理的应用需求来讲，普通的文件系统对权限的控制过于简单，而基于工程信息的电子图档查询和检索，在文件系统中更是不能有效地实现。因此，基于文件系统的图档管理方法不能有效解决电子图档管理中的众多问题，当前，市场上成熟的众多图档管理系统，多数是原本应用在档案管理领域，解决纸质图纸的扫描输入、处理、存档、借阅等文件图档管理的问题，而在我们的工程设计行业中在图档管理方面所面临的最大问题是面向设计过程的、动态的图档。
2、当前电子图档管理所要解决的问题
通过各专业间合作所进行的文件交换或者电子图档打印过程完成电子图档文件及图签信息的采集工作，临时文件放入待归档区等待系统管理员的指令进行进一步整理或丢弃。在不影响设计效率，不增加用户工作量的情况下完成图档收集。
⑵基于图签信息的电子图档组织结构管理。有两个问题：①基
于图签信息是指对于电子图档的描述应该基于如图档名称、工程名称、项目名称、工程编号、工程负责人、工种负责人、设计者、校对者、审核者、图号等静态描述信息和创建时间、版本号、版本创建时间等动态信息，用户查找图档应根据这些信息而不仅是文件名。②图档的组织结构管理的含义是指应根据项目的结构如项目、子项、专业、设计阶段来组织各类文件和图纸。基于图签信息的图档组织结构管理能使用户脱离复杂的网络结构和文档物理路径等计算机概念和具体命令操作，用户只需知道图档的工程信息，如需要某项目的水电暖设计图，就可以查到相应的图档并对其作复制、查询等操作。
⑶图档数据的安全性管理。在网络共享的环境下，用户对电子
图档的权利除了读、改、删这三种基本权限外，用户对图档的权限应该有更精确的划分，如可否浏览图档结构、可否查看图档内容、可否下载、可否打印等。
⑷电子图档版本管理。在设计过程中每一个电子图档都会经历
校审和修改过程，版本管理主要解决如何进行版本控制并确定最终有效版本及无效版本。
⑸图档快速浏览。当启动应用程序来打开文件，浏览文件的内
容的方法效率较低，并且可能会存在被复制、滥用的安全隐患。采用更为简便、快捷的方法显示文件的结构和内容，并用统一的浏览工具来支持不同格式、类型的文件浏览，这样既提高系统使用效率，又符合一般设计单位的系统的管理需求。
⑹图档的快速检索。图档的快速查询和检索是指面向正在设计
的项目或已完成归档的电子图档进行查询和检索，这种检索和查找是基于图档的工程描述信息的，当用户要找的是某个工程的建筑立面图，他就可以定需要的文档并对其作浏览或者下载等操作，而这个图挡在系统中以何种文件格式存档，放在哪台服务器的哪个目录，和别的文件有什么样的关系，这和用户无关。
⑺归档及图库管理。如何将完成的项目，把所有图文档的有效版本连同其目录结构，从图档管理系统中复制出，转存到其他的设备，如磁盘阵列、光盘、磁带机。电子图档归档的一个主要的目的是提高CAD图纸的重要性。用户可以利用图档管理工具将图档系统中积累的成果建立企业的通用图、通用零件图库，以提高设计效率。
三、电子图纸管理存在的问题
1、电子图纸收集难
项目结束后，设计人员不能或不愿及时提交项目图纸，或者设计人员提交图纸不规范，造成归档工作不连续，给归档人员的工作带来极大阻力。特别是出现人员流动或电脑出问题时，散落的没有进行集中管理的电子图纸一旦流失就无法再生。甚至在设计周期结束时，设计人员对自己设计的图纸管理混乱，对需要归档的有效版本缺乏控制，也无法进行有效归档。
2、图档文件归档难
绝大部分一个DWG设计文件包含多张图纸，为有利于图纸的查询再利用，建档时需要图纸管理员手动拆分成多个图纸文件，并手工录入大量的图签信息，重复工作量大，工作效率低，出错率高，造成了归档难；图纸命名不规范，不利于归档人员归档及设计人员查找利用。更有甚者，有的图档缺乏图签信息，成了无法与项目、工程信息进行有效关联的孤图。
3、存档文件管理难
没有严格的电子图纸归档制度保障，或者有制度但执行难；无法识别电子图纸的版本有效性，无法保证电子图纸与纸质图纸的一致性。对电子图纸没有相应的权限设置，图纸资源容易流失。
4、存档文件利用难
工作急需某张图纸时，设计人员手工到处查找电子版本，效率极低且无法保证版本可靠性，仅靠纸质图纸更无法直接利用，即使设计人员找到相关图纸时，也会出现由于版本、字体、实体等不一致而不能正常使用。
四、研究目标
1、解决电子图纸收集困难的问题
系统可以在图纸打印的过程中，自动将图纸上传到服务器中，实现图纸的即时收集：可以自动识别记录图纸的相关信息（设计好、项目名称、图纸名称、阶段、专业、图号、设计人等），为收集上来的图纸的自动整理奠定基础。
2、解决电子图纸归档与管理困难的问题
系统要减少图纸管理员工作，建档、归档不再是体力活，系统要达到智能分析图纸内部属性，提取图签信息，根据图签信息自动有序建立图纸归档目录，并可按照项目信息自动规范图纸名称，使查阅人员根据图名即可初步辨别出图纸内容。系统可对电子图纸可生成条形码，通过条码来识别最终版图纸。
3、解决电子图纸利用难的问题
系统提供工程名称、阶段、专业、图名、图号等信息进行各种多条件组合查询，模糊查询等多种方式，快速准确的定位图纸，并可同屏多图浏览图纸，大大节省设计人员查找图纸的时间，方便设计人员快速利用图纸资源。提供独立图形查看器，帮助设计人员不需要打开CAD就可查看图纸，自动避免因字体等造成的乱码显示。
五、结语
“电子图档收集管理系统”通过对打印出图环节的辅助、管控，既提高了设计人员的工作效率，降低了机械劳动强度，减少了错误纰漏，又通过图签信息过滤、打印控制提高了图纸出版的质量，控制住了企业打印图档的成本，提高了企业在市场中的竞争力。它的实施是当今设计行业信息化的一个趋势，适合当前设计院图档管理现状，是解决图档管理一种实际有效的途径。