精益思想与精益教学管理

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摘 要 精益教学管理是以精益思想为指导，通过消除浪费，提高工作效率和管理效能。即仅仅在必要时，利用最小最合理的资源，采用合理的服务和监管手段，为服务对象提供最优质的服务，实现师生满意，顾客满意。本文以教学管理工作中新生报到注册和听课流程为例，分别采用价值流分析方法和BPR和ECRS分析方法对管理流程进行深入分析，发现问题并提出改进措施。

关键词 精益思想 精益教学管理 价值流分析法 BPR分析法 ECRS分析法

中图分类号：G424 文献标识码：A

Lean Thinking and Lean Teaching Management

LI Ping

（Beijing Information Technology College， Beijing 100015）

Abstract Lean teaching management is guided by lean thinking， through eliminating waste， improving work efficiency and management efficiency. That is only when necessary， the use of the smallest and most reasonable resources and regulatory services， using reasonable means for clients to provide the best quality services， to achieve students and teachers' satisfaction， and customer's satisfaction. In this paper， take the freshmen registration and lectures process in the management of teaching for example， uses of value stream analysis methods BPR and ECRS analytical methods to deeply analyze the management processes， identify problems and suggest improvements.

Key words lean thinking； lean teaching management； value stream analysis methods； BPR analysis methods； ECRS analysis methods

精益思想来源于20世纪80年代的日本丰田生产方式（即精益生产），其核心价值是通过消除浪费降低成本，提高效益。精益管理是精益生产理论的扩展，是以精益思想为指导，实现以最小投入获得最高回报的管理模式。

科学高效的教学管理是教学质量保证的重要环节之一。教学管理工作具有专业性强、涉及面广、复杂度高的特点，将精益思想引入教学管理中，能够有效提高教学管理效率、降低管理成本，获得更高的教学管理效益。

1 精益思想和精益教学管理

1.1精益思想

精益管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。①强调用更少的人力、更少的空间、更少的投资、更短的时间生产符合客户需求的高品质产品。具有规则性、服务性、系统性和细节性。②精细化管理的重点是梳理并疏导业务流程，找出关键点，采用科学方法解决问题，消除浪费、降低成本、提高效率、确保产品（服务）质量、提升整体效益。精细化管理并不是只重视细节，更不是简单的量化管理，其核心是做正确的事，用正确的方法做事（先优化、再细化），实现复杂事情简单化、简单事情流程化、流程事情定量化、定量事情信息化。③

1.2精益教学管理

精益教学管理是以精益思想为指导的教学管理，目的是消除浪费，提高工作效率和管理效能。即仅仅在必要时，利用最小最合理的资源，采用合理的服务和监管手段，为服务对象提供最优质的服务，实现师生满意。

2 新生报到注册价值流分析及精益管理

精益思想的关键是从服务对象的角度确定价值，一个完整的价值流包括增值和非增值活动，价值流管理就是通过绘制价值流图进行价值流分析，发现并消灭浪费、降低成本，赢取最大效益。从精益行政管理角度看，教务管理工作主要存在六种浪费：一是不必要的管理环节。例如数据重复录入，没有必要的审核、签字和盖章，没有必要召开的会议等。二是资源利用不合理，包括过多的行政命令和干预，常规业务缺少授权和明确的职责分工，超标招待和采购，办公用品大量囤积等。三是过量的文件和数据，如没有必要收集的数据，没有必要编制的计划、文件和报告等。四是不必要的转移和搬运。例如经常搬运文件和物品，过多的邮件附件，没有必要的复印件，无效表单等。五是经常返工。例如计划不合理导致的返工，文件数据退回导致的返工，相同业务不同做法导致的返工，公文的多次修改等。六是不断等待。例如等待审批，等待接收数据，等待系统重启等。

下面以教务管理工作中新生报到注册为例，进行价值流分析，如图1所示。

存在的主要问题是：办事周期过长，但处理时间短、等待时间长。学生无论办哪一件事都是要先排很长的队伍，为了办理2～3分钟的事情需要等待20多分钟。而且流程中无价值环节占的比重过大，办理整套的手续走的路程过长，往返于几栋教学楼之间数次多，做很多的无价值活动，并且纸面化程序太多。几个环节都需要查看公文记录，没有功能强大的统一数据库。此外，分工过于精细， 各部门职能分离。办理各个手续的工作人员没有沟通，有的甚至不知道办理其它手续的具置。

改进一：采用数据库技术将学生详细信息进一步采集整合，将流程中的注册和缴费合并，财务处完成缴费操作后，系统自动更新该生信息，生成已缴费标志信息。这种技术的运用可将流程总周期大大缩短。

改进二：改变布局，减少衔接时间。原来从宿舍到图书馆要走1200s 的路程，使总周期加长。现在为了减短行走路程，改变设施布局。将教材销售点搬至宿舍大厅，学生可以自由选择办理住宿和购买教材的顺序，缩短了排队时间，加大了增值环节的比重。

改进三：加强各环节工作人员的联系。每个环节的负责人要及时地和其他环节保持联系，增加沟通。对某一时刻某一等待服务人数过多的环节及时进行分流，使整个流程更加高效。

改进后的价值流图如图2所示，改进后的办理总时间为4320s，有效作业时间为3660s，有效率为84.7%。

3 听课流程BPR和ECRS分析及精益管理

听课是质量监控的重要手段，是教师相互学习、提高教学水平的有效途径。目前，听课工作包括校外督导专家听课、校内专职督导员听课、校内兼职督导员听课、领导听课、教师相互听课、公开课听课5种类型，分别由教育督导室、教务处（办）和教学系（部）组织落实，工作流程按职能部门进行划分，如图3、图4、图5所示。

存在问题：（1）从听课人的角度划分听课形式，类型过多，且每一类听课工作的任务目标不明确。这种分类方式导致工作量大，重复率高，有效性差。（2）将不同类型的听课工作分配给不同的职能部门，每个职能部门只完成流程中的部分工作。这种分配方法体现了“部门职能中心”的管理思想，工作重点是部门职能的协调，而不是流程本身的运行。这种管理方式导致工作障碍多、时间浪费大、办事效率低、整体效益差。（3）整个流程涉及部门多，数据转移多，手工操作多，错误率高。（4）将被听课人（任课教师）置于考核对象的地位，过分放大了教学检查和考核评比的功能，忽略了教师的主体作用和教学实际。这种管理思想不利于发挥教师的积极性和主动性，不利于教学质量的整体提高。

采用BPR和ECRS法对现有听课流程进行改进和优化。BPR指业务流程重组，其原则是：（1）目标为导向调整组织结构，打破职能部门的界限，由一个人或一个工作组完成业务的所有步骤。（2）让执行者有决策权，消除信息传输过程中的延时和误差，并对执行者有激励作用。（3） 各种重组过程都需要数据库、计算机网络等信息技术的支持。流程重组不强调“革命性”和“彻底性”，而是追求“实效性”和“可行性”。ECRS分析法用于对管理过程进行优化，以减少不必要的环节，达到更高的效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（Simplify）。

图3 教务处（办）负责的听课工作流程

图4 教育督导室负责的听课工作流程

对听课流程进行改进和优化的原则是：（1）以教师和学生为中心，调整内部的管理工作。（2）以流程为中心，教务管理人员作为一个整体成为整个流程的一部分，每个成员都必须对学生和社会负责。（3）团队精神和扁平化组织。压缩组织，使组织扁平化，强调团队合作精神，将个人的成功与其所处流程的成功作为一个整体进行考虑，将基于个人的“以人为本”原则转变为基于团队的“以人为本”原则。

图5 教学系（部）负责的听课工作流程

4 结束语

教学管理精细化势在必行。树立教学管理精细化理念，采用精细化管理技术，可以有效降低管理成本，增强队伍素质，提高管理效能。

精细教学管理体现在成本管控精细化、执行力管控精细化和衔接配合管控精细化三个方面。实现教学管理精细化的关键是更新管理观念，树立全局观念、时间观念，强化效率意识、成本意识和服务意识。重点是优化办事程序、健全规章制度、落实岗位责任、依托OA系统构建协作管理平台。

注释

① 张亚莉.浅议企业推行精细化管理的重要性.才智，2012（14）：350

② 伏忠文.谈山积图在精益管理中的应用.科技信息，2012（20）：401-403

③ 贺如国.KG公司检验系统精细化管理案例.企业改革与管理，2012（4）：33-34