提高办公室档案管理工作效率的思考

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摘要：随着我国科技的发展，传统的档案管理模式已不能满足社会发展的需求，将网络信息化应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序化、准确化，同时还可以推动单位各部门的工作。文中对办公室档案管理工作中存在的问题进行了简要论述，并对提高办公室档案管理工作效率进行了深入思考。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-00-01

办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。

一、办公室档案管理存在的问题

办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

（一）管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。

（二）管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：

（一）建立完善的办公室档案管理制度

单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。

（二）增强档案管理意识

由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。

（三）提高档案管理人员的专业水平

办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。

（四）强化档案收集

档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。

（五）运用网络信息化技术进行档案管理

将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。

三、结语

办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。

参考文献：

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（08）.

[2]谭丽.试论如何改进办公室档案管理工作[J].现代经济信息，2012（11）.