当前数据管理工作中的问题和建议

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北京市地税系统的征管改革经过几年的不断发展和完善,实现了以计算机网络为依托的信息化管理,大大提高了全局各方面的管理水平,给地方税收工作带来了效益。计算机及大系统的普遍应用,给我们提供了便捷、高效的技术手段,同时也提出了更高的管理要求,因此进一步加强对税收数据的管理也就成了迫在眉睫的任务。

一、数据管理工作的发展及问题分析

数据管理工作是建局初期提出的,主要是对在税收工作中获得的各种税收业务数据及相关数据,按照一定的工作规范,进行采集、审核、调整、存储、传输、等操作,以满足各类工作需要的税收业务活动。其主要业务包括邮寄申报的集中分拣与录入、全局税票销号、银行对账、档案扫描等。数据处理主要解决如何对数据进行加工和整理的问题,强调的是对数据的具体操作行为,数据处理中心的成立对大幅度提高基础数据的时效性和准确性提供了必要条件。

现在意义上的数据管理是在计算机大系统得到普遍应用以后,根据运行中出现的数据混乱、口径不统一,且需亟待解决等问题而提出的全新概念。它强调的是对数据操作过程的控制与监督,是一种管理行为。在深入理解数据管理的深刻含义的基础上,目前,全局的数据处理中心工作已经从单一的数据处理延伸到综合的数据管理,除负责数据处理中心的工作内容外,还负责对本局内的数据口径、数据输入、输出的管理、审核、认定和分析等工作(即管理职能)。

系统的建立将我们从烦琐的手工劳动中解放出来,大大提高了工作效率,但实践证明,由于系统的不完善及其他原因,远没有达到预期的目的,突出表现在数据混乱,口径不统一。其原因归纳起来主要有以下几个方面:

1.基础信息不准确。

基础数据就是处在某一工作环节中的未经加工整理的数据,它包括税务登记数据、申报征收数据、税务检查数据等。我们可以用一个流程图来表明基础数据的重要性:基础数据——数据的加工整理过程——目标数据。由此不难看出,基础数据是数据管理工作的龙头,其重要意义不言而喻。而在系统切换初期,由于时间紧、任务重,造成了录入不准确、审核不严格,使录入数据与实际情况不行,如预算科目编码与企业税务登记上的经济类型不符、税种征收方式核定有误、申报数据有误等等。这些错误的基础数据直接导致目标数据的不正确,而某项工作的目标数据可能就是下一项工作的基础数据,这样就形成了一个恶性循环,为数据的失真留下了隐患。

2.录入渠道过多,口径不统一。

目前的数据录入并未彻底实现集中,各税务所、业务科、数据中心都有录入权限,由于录入渠道过多,录入人员分散,数据的真实性和准确性均难以保证。同时,由于各业务部门对某一概念理解以及统计口径的不一致(如入库的概念),致使各部门间的数据无法统一。

3.部门之间缺乏协调与配合。

由于V3.0大系统涵盖了税收征管的各个方面,某些程序和基础信息的改动应是全局性的,但在实施过程中,有些地方改动了,其它单位尚不知晓,其结果必然是各行其是,录入的数据各种各样,杂乱无章。如:企业所得税申报的改动,机打缴款书核销时缴款书号应以“0”开头等问题,虽说是小问题,但不及时交换信息也会给工作带来不便。

4.人员素质有待提高。

首先是录入员自身的素质。在实际工作中,录入工作大都由临时人员完成,由于他们对税收业务了解不够或根本不了解,在录入过程中只能是企业填什么就录什么,不能依据政策及业务要求进行必要的审核和调整。同时,录入人员责任心不强也是造成数据不准确的一个因素,有些错误就是固为录入员重速度轻质量造成的,而我们目前尚没有相应的考核制度来检查和监督录人员的工作,使随意性加大。

其次是纳税人的素质。由于部分基础资料都是由纳税人提供或填报的,其素质的高低决定了基础数据和填报资料的质量。而由于纳税人的素质普遍偏低,以及办税人员的频繁更换,都是造成数据不准确的直接原因。表现在各种申报报表报送不全、缴款书填写错误、漏项等方面.导致“垃圾数据”的产生。

二、实现数据科学管理的措施建议

为使数据管理工作切实做到科学、规范。简捷、高效,我们必须在控制系统权限,提高基础数据准确性,统一数据口径。提高人员素质等多个方面加强管理,具体措施如下:

l.把握源头,控制权限。

针对目前数据录入渠道过多,权限过于分散的现象,全局应重新确定录人员及系统管理员的权限,各单位必须确定固定的数据管理人员,赋予其相关职责和权限。对于基础数据信息维护与更改的权限,必须统一到数据管理中心,杜绝在录入过程中随意更改基础数据的现象,更改入库、退库信息必须由数管中心的管理人员负责。数据管理人员要严格使用系统口令,定期更换密码,避免其它人员利用数据管理员的名称进入数据库;同时要建立责任追究制度,对数据管理人员粗心大意、而造成的数据被更改、丢失等事故要坚决追究其责任,以确保数据库的安全运行。

2.基础信息,全面清理。

首先是要加强宣传和教育,提高大家对基础信息重要性的认识,使大家做到自觉维护基本信息数据。其次各单位要逐户的对现有基础数据做一次全面的清理,主要是税务登记和纳税核定,要对各企业的经济性质,隶属关系,银行账号,税种。税目、税率以及征收方式的核定等基础信息进行全面审核,剔除和改正错误的基础数据,使之达到我们所要求的标准。

3.协调配合,统一口径。

数据管理部门承担着为全局各部门、各相关单位以及广大纳税人服务的重要职责,由于目前仍处于运作初期,许多软、硬件设备及基础性工作有待进一步完善,对工作中出现的问题需相关部门协调解决。同时,相关业务部门要进一步明确各种资料的录入程序,避免因录入程序不当出现差错,如企业所得税申报主、附表的录入顺序,各税申报表及缴款书申报联的录入顺序等。

就数据口径而言,目前已到了非统一不可的时候,因为数据口径不统一的现象普遍存在于各部门之间,这样,各部门报出的资料往往因口径问题而造成数据偏差,甚至给领导决策带来困难;另外,不同部门间要求上报的数据口径也木统一,使得报送部门要准备多个口径的上报资料,容易出现偏差。

4.加强培训,提高素

质。

加强数据管理,首先应从提高数管人员的素质着手,包括政治素质和业务素质。政治素质主要是指责任心,没有责任心是做不好数据管理工作的。业务素质主要是税收征管的基本知识以及数据管理所需的相关计算机知识等。

与此同时,税务机关要加强对办税人员的业务培训,进行规范管理,在不违反《征管法》的前提下加大对纳税人的行政处罚力度。

5.建章建制,规范管理。

数据质量的提高,管理工作的好坏,必须有相应的制约机制作保障,为此各单位要建立和完善对内。对外的考核制度。对内,要在工作数量、质量、执行标准、综合因素等方面,科学量化,层层落实,严格考核,奖优罚劣,将考核结果与个人的切身利益结合起来,务使考核评价实用化;对外,要加强与各业务部门、税务所的联系,从具体工作环节入手,界定工作职责,明确业务范围,分清差错责任,制定出对相关科所的考核办法。同时要注意考核的方式和手段,使考核真正达到科学、公正、客观有效。

三、数据管理工作的发展方向

我们对数据管理工作的研究虽然还处于初级阶段,但我们对数据的管理工作一直在进行着,纵观其历史及现状,在彻底解决现存问题的基础上,我们认为数据管理工作的发展方向应是:

l.尽快实现税、企、银行、国库、工商等部门的全面联网,进一步增强获取数据的及时性和准确性。

2.实现税务部门内部数据管理专业化。设立专门部门(即数据管理中心)负责对全局数据的采集、加工、整理、维护、输出、分析等工作,取消其它部门对数据的管理权限。

3.采用现代化的技术手段,提高数据的获取速度和准确性。

一是OCR光电阅读识别系统,通过光电识别技术将申报信息高速、准确的提取和识别,自动将其存入大系统中,并可将税票、档案信息扫描成图形文件保存,以利于今后工作中查阅;二是应用远程电子报税系统,在电子报税器内部设置一定的表间结构逻辑校验程序,可以极大程度地提高数据质量;三是开发自动对账销号系统,与银行联网运行,实现销号工作的自动化。

4.简并各种报表,实现数据输出的统一。在市局的统一领导下,对全系统的各种报表进行清理,该减的减,该并的并,即统一了数据口径,又避免了重复劳动。另外,数据管理中心还应加强对数据的分析和研究工作,对数据的数量、质量、变化等定期作出分析报告,以供领导参考。

5.取消缴款书申报联,实现真正的表票合一。即取消有税申报联,实行入库带应征,可大幅度减轻录入员的工作量,降低发生错误的机率。但对零申报及部分附表还要继续录入,以满足税收事业发展的需要。