浅谈企业办公室工作存在的问题和对策
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摘要： 办公室工作起着上传下达，联系协调各部门工作的作用，同时也起着服务保障、监督检查的作用。办公室是一个全面综合的办公机构，又是企业对外的形象窗口，地位是举足轻重的。办公室的重要性也决定了它的工作是繁杂多样的，所以如何把办公室工作效能化、条理化，怎样更好地发挥办公室的职能，是提升办公室的一个重要问题。下面是笔者就如何提升办公室工作的几点想法和意见。
关键词： 办公室工作；繁杂；效率
中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）17-0148-02
0 引言
办公室工作常被形容为上面千条线，下面一根针。办公室作为穿针引线人，工作人员总会感到很操心，总有干不完的活，脑力劳动量大。办公室工作和其他部门工作相比，会显得尤为的繁杂和繁重，所以想要做好办公室工作，必须把办公室工作效能化、条理化，确保办公室工作有序高效的进行。
1.1 办公室工作繁杂，事务繁多。因此要做好、做细很难，做不好就会受指责和批评。办公室人员岗位均是“一个萝卜一个坑”，平时接待工作、一些突发事情的应急处理等日常琐碎事情耗时耗力，因此对于文稿的起草、信息材料的收集工作有所忽视，导致办公室工作掌握素材不多，调查研究不足，分析问题不透，无法为领导及时准确、全面的提供调研材料，参谋助手的作用发挥有限。
1.2 办公室工作做起来常常会费力不讨好，很容易受到领导的批评和同事的埋怨，而且还很容易得罪人，相比较没有从事其他工作岗位的性质单一。这也就使很多干部都不愿意做办公室工作并对工作产生厌怠的情绪。另外办公室人员的专业素质也需要提高，由于繁忙的工作，没时间参加培训。
1.3 办公室工作人员很少深入一线的调研，时间多用在处理日常公文和企业单位下发的相关文件上，导致掌握的一些材料真实性不够。所以写出来的调研报告在深度和广度上都不够，不能真实反映情况，对领导的决策不能起到参谋作用。
1.4 办公室工作人员存在学习主动性差的问题，对于一些政治学习不愿意参加，业务知识的培训也不热衷，对自身要求不高，乐于满足现状，然而这阻碍了办公室工作的顺利开展。办公室工作人员习惯于比较拖沓的工作，工作任务总会被拖延，迟到早退的现象严重，并存在对水电费、办公用品等方面浪费的问题。
2 强化办公室工作管理的几点想法
2.1 做好办公室工作的基础是把服务放在第一位 办公室工作人员要认清办公室地位的特殊性，对内企业的上下级通过它相联系、协调和沟通，对外是企业形象的宣传窗口，发挥着示范和综合协调的作用。正是由于办公室这种特殊地位，办公室工作要把服务性放在第一位。为前来办事的人员提供优质的服务，让办事人能够满意而归，做到让企业领导放心，让同事满意。
2.2 提高自身工作能力和水平是做好办公室工作的关键 办公室人员要熟练掌握日常应用文体的写作，能够对日常收发文进行把关修改。这也是我们很多办公室人员较为欠缺的一方面，我们一定要狠下功夫，加紧补课。具体而言，要做到“多看、多听、多闻、多想、多写、多做”，把学习与实践有机结合起来，着力形成“学而思，思而入，入而进”的良好习惯。办公室人员要有较强的逻辑思维能力、语言表达能力、语言组织能力和实景应对能力。具体而言，可以利用周例会、月度会等相对比较正规的机会，有意识地调动办公室成员发言的积极性和主动，既可总结自己的工作，也可谋划自己的工作，还可畅谈自己的心得体会。开口能讲，对于办公室人员来说既是一项工作要求，也是一项工作能力，这一点确需引起重视。
办公室人员要有较强沟通能力、协调能力以及与人打交道的能力。办公室经常会遇见各种各样、形形的事情，而且这些事情往往都要求比较急。如果办公室人员不具备处理急事、难事、琐事的能力，那么在日常工作中肯定难以掌握主动权。尤其是在与外单位打交道时，一定要把握分寸，掌握好火候，能够自己完成的自己一定要想办法完成，即使自己不能够完成的也要在通过自己想办法之后再提请领导出面协助帮忙解决。如果什么事情都需要领导出面协调沟通，笔者认为这是办公室的失职渎职，毕竟办公室应该多为领导分忧解难，而不是给领导工作添乱。
办公室工作人员需要是个杂家，什么都要懂，什么都必须懂，要上知天文下晓地理，要国际国内、行业内外相关信息知识尽收眼底。办公室人员要做开口能讲、提笔能写、遇事能办。要想做到这三点，办公室人员需要加强学习，自觉增强业务能力，自觉学习文化，自觉学习先进理论，自觉弥补不足。
2.3 掌握好的工作方法，是做好办公室工作的前提 办公室工作要分清主次，明确重点。面对纷繁复杂的工作，办公室人员一定要从全局的角度，从时间的角度，从工作重要性的角度来科学、理性、准确界定工作的主次。哪些是必须马上完成的？哪些是可以稍微缓一下的？办公室人员必须心中有数。在实际工作中只有做到了这一点，我们才可以从容以对各项工作，才可以将繁琐的工作做的井井有条，也才可以将工作中的“累”转化为快乐与会心的微笑。
办公室工作要学会举一反三，有大局意识。面对同一项工作，应该多从几个角度多问几个为什么，好在哪些方面，问题又有哪些，这项工作是这样的，其他工作有同类的问题吗？今后该如怎么办等等，其实，工作就是在反思中完成和进步的，多问几个办什么也是一个学习、提升的过程。
办公室工作要严格规范，讲求程序。做好办公室工作也必须加强规范化建设，讲程序、讲流程。在公文运转上要力求严格规范，切实履行签批制度；在接待管理上要力求严格规范，切实做到有礼有节；在车辆调派上要力求严格规范，切实做到权责明确；在日常行为上要力求严格规范，切实遵守规章制度，不该说的不要说，不该听的不要听，不该看的不要看，要有一种甘当“哑巴”、“聋子”和“瞎子”的胸怀和境界。
办公室工作要统筹兼顾，平衡各方。要做到这一点，既需要智慧也需要能力，还需要勇气。作为后勤保障部门的办公室面临着多个领导，面临着多个部门，面临着多个基层单位，还面临着多个服务对象。如果在平常的工作中，不能做到统筹兼顾，平衡各方。那么在如此繁杂的关系网中顾此失彼、厚此薄彼，则很有可能给工作造成被动。
按部就班、疲于应付，往往是办公室工作的一种习以为常的状态。在这种状态之下，工作容易出错，容易记住这个忘了那个，始终感到被动。要解决这种问题，关键就是要掌握办公室工作的方式方法，要学会运用合适的方式方法解决问题。
总之，办公室在企业中处于一个特殊的位置，领导关注，职工关注，其他部门关注，所以，一定要充分发挥职能作用，切实增强工作实效，不断提升服务水平，努力推进各项工作再上新台阶，才能为“建设严格规范、富有效率、充满活力的陈仓烟草”、促进行业持续稳定协调健康发展做出新的更大贡献。
参考文献：
[1]李凤.新时期如何加强办公室工作[J].办公自动化，2011（14）.
[2]谷冰松.创建服务型办公室的思路与方法[J].胜利油田党校学报，2011（04）.
[3]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会[J].办公室业务，2011（07）.