提高基层公路工程档案管理质量对策
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摘 要：基层公路工程档案是县级、乡级公路建设中所形成的一种有价值的客观事实的历史记录，具有内容广泛、一致性、完整性、长效性的特点。为了做好基层公路工程档案管理工作，应该从思想上、管理机制上、现代化化建设上、队伍水平上加强，做到正确认识基层公路档案管理的规律，逐步建立和完善公路档案管理体系。
关键词：基层公路；档案；管理
中图分类号：G275 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）06-0190-02
一、引言
公路档案是指在公路勘测设计、建设施工、养护生产和科研管理等活动中形成的具有保存利用价值的各种图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音等材料。记载着公路事业在各个时期制度、法规、道路状况、建设使用等情况，是公路工程施工质量管理、竣工验收；以及后续的使用、养护、改建、扩建工作的真实、重要的依据。公路工程档案是公路事业发展的基础，是我国档案资源的重要组成部分。作为其重要成员之一的基层公路工程档案是县级、乡级公路建设中所形成的一种有价值的客观事实的历史记录，它是广大基层群众致富的重要基础设施，事关百姓生活的根本利益。其不仅承载着对公路工作者劳动的历史记录和创新思维的智慧结晶，对公路工作得以继承、延续、发展的真实反映，也是公路工作不断更新技术、提高管理的重要依据，而且对于交通事业的发展、国民经济的发展计划的实施，甚至对历史的研究起着至关重要的作用。随着公路事业的不断发展，基层公路工程档案管理越来越受到重视。因此，如何做好基层公路工程档案的管理工作，加快基层公路工程档案的建设，是目前公路工程档案事业发展面临的一个亟需解决的重大问题。
二、基层公路档案的管理现状
由于受社会发展现阶段物力、技术等多方面的制约，传统的纸质档案依然是现有的基层公路工程档案的主要载体，随着时间的推移，纸质档案逐渐老化的问题日益突出。目前基层公路工程档案日常归档工作仍处于人工整理、编目方式，传统的管理方法依然没有得到改变。其次是一些单位和领导往往只注重对工程进度和质量的重视，档案意识不强，认为档案工作只是事后的一种文字整理工作，与工程造价、进度、质量等无关，造成对档案材料整理的漠视。最重要的是由于公路工程参建单位多，各单位各自使用自己的档案管理软件，造成档案信息无法形成有效的资源共享，已有的档案信息化建设缺乏系统的整合，难以为各单位提供更好的服务。
三、档案管理特点
(一)内容广泛
基层公路工程档案的形成包括项目立项、选址、工程可行性研究、环境影响评估、建设用地规划、建设工程规划、工程招投标、动(拆)迁等前期立项中产生的文件材料；在水文、地质勘测、方案设计、工程设计等设计勘测中形成的文件材料；在测量资料、原材料质保单及复试资料、试验资料、施工原始记录、工程质量评定表、监理大纲、监理实施细则、监理月报、竣工图等工程施工的文件材料；工程总结、工程决算、工程竣工报告和鉴定书、竣工项目一览表等竣工验收产生的文件；在改、扩建、大中修等养护活动中形成的文件。
(二)一致性
基层公路工程档案随着公路建设发展而发展。当对原有公路设施进行改、扩建时。在改、扩建中，原有公路工程的实物结构、形状、设计标准、质量状况等都会随之发生变化，因此，为了保证公路工程档案的完整、准确、齐全，与外场实物一致，必须根据实际情况不断对原有公路档案进行修改、补充。确保该工程档案的完整、准确和齐全，为以后养护提供真实的参考依据。
(三)完整性
每项相对独立的公路工程建设都会形成一套具有保存价值的全部文件材料。无论公路工程因何种原因（路线、桩号、修建年度等）划分成若干个分别建设，公路工程档案都是以一个工程项目为基本单位进行整理的。各独立的工程项目产生的文件材料尽管有所区分，但其内在联系是相互配套的，它是一条公路建设的各个阶段技术活动的历史进程的真实、系统地反映，通过统一的整理就形成了一套完整的公路工程档案，做到一路一档。
(四)长效性
公路工程档案中最基础的原始数据有地质、地形、水文、路基等资料，其档案材料的参考、利用具有长期使用性和重复使用性，对于修建好的公路工程在今后的路网改造、扩建、升级建设中会不断地被循环利用。
四、做好基层公路工程档案管理对策
公路档案事业的发展相对来说还处于相对落后的局面，从全局看很不平衡，还不能满足公路建设发展的要求。导致的原因从客观条件上看，有现实的社会发展所局限；从公路档案管理部门自身角度而言，主要有人员素质不高，积极性、主动性不强，思想观念相对落后等因素的影响；这对公路档案管理工作的发展存在明显制约作用。因此，为了做好基层公路工程档案管理工作，应该加强以下几个方面的工作：
(一)从思想上对档案管理工作加以重视
作为一个部门的档案，是其发展的真实写照，是一种不可再生的资源。其特有的基础性、服务性、条件性、效益性不能很好地体现在单位的直观效益上。因此，在只注重经济效益的大环境下，容易导致对档案工作的漠视，最直接的表现就是对档案资金的投入少，这势必在很大程度地影响档案工作的开展。为了做好档案工作，必须强化档案意识、加大宣传力度，提高大家对公路档案重要性的认识，营造良好的档案氛围。基层公路建设的工作已经进入了跨越式发展，因此，其档案管理工作面临着新的挑战，档案工作只有投入没有产出等不正确的认识应该加以改正了。公路档案管理人员为了基层公路的现代化建设也必须从思想上加以转变了，对基层公里档案的管理加以重视，使基层公路档案的管理工作在新的社会环境中发挥应有的作用。
(二)建立基层公路档案管理机制
根据《建设工程文件归档整理规范》、交通部《关于印发的通知》等规范和文件规定，基层公路工程档案资料按工程筹备、设计、招投标、施工、监理、交工验收等阶段进行分类整理，使得档案材料的载体和与之形成的部门之间遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间有机联系以便于保管和利用。形成档案的文件保管期限长短排序，整理其成套性和完整性，不允许有任佩人为的更改，严格按照“三合一制度”科学组织、合理分类、规范整理。竣工图要按照工程实际发生情况单独成套组卷，每份加盖档号章。
(三)建立基层公路档案现代化化建设
随着科学技术的迅猛发展，公路工程档案管理业面临一个更新换代的大变革时期，公路工程档案的载体逐渐向电子文件转变了，档案工作由此产生了产生巨大的影响。档案的管理、保管保护、利用的观念、体制和工作方式也都在经历重大变革。公路档案部门必须适应现代化电子文件归档管理的时代潮流，逐步加强档案工作的可持续发展，实现历史公路档案与未来公路档案的有机连接，探索具有中国特色的基层公路档案数字化建设道路。为此，应该逐步加强基层档案在数字化建设方向的布局，加快推进基层公路档案数字化的进程，建立互通兼容系统，使电子档案在通用标准下顺畅转换，纳入公路建设管理部门信息化建设的总体计划。
(四)建立基层公路档案队伍水平
基层公路工程档案的关系是个系统的工程，要想搞好公路档案工作，最重要的是要创造良好的氛围，充分发挥档案工作者的想象力和创造力，充分调动广大档案工作者的积极性和创造性，让广大的劳动工作者的价值在公路档案工作中得以充分体现，形成不断涌现的思想和人才迅速形成。具体体现在：首先是必须对档案队伍的发展进行远期的预测和规划。随着国民经济发展和社会的进步，不断发展的基层公路档案工作对其管理人员的素质要求不断变化着，为了适应新时期基层公路档案工作的实际需要，我们必须坚持动态的调整新形势基层公路档案人才的培训和教育，以更实现事业要发展，人才是关键的战略目标。其次是加强档案人员的政治素质教育，让他们的思想觉悟和政治水平得到提高，使他们具备一定的理论水平、政策水平和分析处理问题的能力，以适应新形势发展的要求。再次是经常给基层档案人员提供学习、培训、继续教育、参加各种相关的交流会、学术讨论会的机会，从而达到积累知识、开拓视野，增强综合素质的目的，进而实现他们能够独立开展工作、提高业务水平的能力。教育他们要爱岗敬业，要坚持实事求是，要耐得寂寞，忠于职守，乐于奉献，做到遵守良好的职业道德，做到全心全意为人民服务。最后是提倡创新精神，创新是一个民族的灵魂，是各项事业发展的动力。近年来，面对时展的要求，因循守旧、墨守成规的工作方法必须踏浪前行，与时代同脚步；尤其随着科技的发展，档案的各种载体也逐渐呈现多样化的趋势，这就要求档案人员要勇于探索、敢于创新，培养锐意进取的精神。在思路上创新，在工作方法上创新，做到在工作中发现问题，分析问题，以提高工作质量为目标，使得档案管理水平正逐步提高，并且实现与资源、环境的承载能力相协调可持续。
五、结束语
综上所述，基层公路档案作为我国档案资源事业的重要组成部分，对基层公路档案管理的规律和特点做到正确认识，整理档案文件的成套性和完整性，逐步加强基层档案在数字化建设方向的布局，加快推进基层公路档案数字化的进程，建立互通兼容系统；坚持动态的调整新形势基层公路档案人才的培训和教育，勇于探索、敢于创新，培养锐意进取的精神，努力实现档案管理的创新与突破，不断加强对公路档案管理工作学习科学发展观，树立科学发展观，落实科学发展观，服务科学发展观，逐步建立和完善公路档案管理体系，为全面建设小康社会做出应有的贡献。
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