民办高校办公室管理的探讨与研究

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇民办高校办公室管理的探讨与研究范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

摘要：高校办公室是学校对一切工作实施管理的综合性办事机构，在高校管理中发挥着枢纽和平台的作用。高校办学规模的不断扩大促使高等教育的多元化发展，使办公室的管理工作面临着许多新的问题和挑战。探讨与研究如何解决办公室管理存在的问题，改善管理体制，提高工作效率，构建和谐高校，是当前热门课题。特别是民办高校的办公室管理，由于在制度和经济上的独立，缺少政府这棵乘凉大树，其服务意识更应该增强；管理制度应该完善；工作作风应该转变和不断改进。只有力争创新工作方法，努力提高办公人员的综合素质和工作水平，方能适应新形势下高校发展的需要。

关键词：民办高校；办公室；管理

中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2012） 18-0058-02

随着我国高等教育突飞猛进的发展，高校办学规模随之不断扩大，办公室作为民办高校综合办事机构，在管理中担负着承上启下、内外沟通、左右协调等重要任务。办公室管理工作的水平直接关系到学校各项工作目标的实施及其在社会上的影响力。高校办公室的工作职能随着新形势而变革，给管理工作带来的是：“任务重，要求高，压力大”。寻求高校办公室管理之出路，唯有不断增强服务意识，完善管理制度，改进和创新工作方法，努力提高工作水平。同时，要弘扬以人为本的理念，坚持可持续发展的工作方向，构建和谐大学。

一、民办高校办公室在管理上存在的问题

（一）缺少一盘棋的观念、服务意识不强

大到一个国家，小到每一个机构、单位、部门，都自成一体。中国是一个讲究中庸之道的国家，我们要求事物的发展是全面、全方位。对于学院办公室管理而言，全面了解高校的各项制度和日常运作，使教学和行政管理有机联系在一起。坚持以教学为中心的原则，一切管理工作的开展皆围绕教学而进行。目前，民办高校办公室管理人员年轻人比重较高，90后在近两年都陆续走上工作岗位，可以肯定的一方面是给办公室管理带了生机勃勃的活力。然而，在活力背后，亦蕴藏着危机。其一，高校是集中科教、人文于一体的综合机构，它要求其从业人员必须思想健康上进，文化素养高，具备全局观念。然而，现今年轻一代大多数金钱至上观念，方方面面都与金钱挂上钩，只要超出其本人工作范围内的，或者超出额定工作时间的，必须先谈好条件；有些碍于面子不好退却的工作，能拖就拖，久而久便不了了之。以自我为中心，一旦集体的利益与个人利益产生冲突时，不是以大局为重，而是计较个人的得失。宁可集体损失千金也不愿个人损失毫厘。高校办公室部分工作人员对办公室管理的重要性认识不足，缺乏应有的工作热情，思想观念和思维方式落后，跟不上时展的要求。多数办公人员好计较个人得失，认为服务于他人，为公家多做点事是自己吃亏。殊不知，在服务他人，为公家多做事的同时，也在拓宽自己的交际范围，增进人人之间的感情，丰富自身知识，从而提高自己的业务等综合能力。我从事高校办公室管理多年，常听到很多同事在抱怨：“这不关我的事，为何要我做”。“不关我的事”，每天都可以听到或者感觉到，暂且不说他们素质低，说他们对办公室工作的认识不足，一点也不为过。办公室管理本来就是服务行业。如院办工作，我们接待、安排会务、发文收文处理，档案保管等等，哪项不是服务？这里有人要反问了，这就是分内工作呀，服什么务？没错，是分内工作，但是，如果没有服务意识，缺乏奉献精神，是没办法很好完成这些工作的。假如我们把“事情”分为事和情两个层面来谈，没有服务心态，就算你做完了某项工作，那么可以肯定，你只完成了事，而没有增进那个情，甚至伤了情，这个情便是我们与服务对象之间的感情。

（二）缺乏进取心和不断学习的精神，综合素质不高

办公室每天除了处理大量文案资料，还有很多纷繁复杂的事务，因此办公室工作人员深感身心疲惫，大多办公人员都处于“明哲保身”的状态，不求有功，但求无过。平时工作中只知道埋头苦干。平时不注重业务的进修和加强。从身边的同事可以发觉，对政策和文件精神缺乏深入研究和吃透，对一些重大事件很难提出建设性的意见。就我工作之余，留意身边的同事，小部分人有意识通过不断实践和学习，充分利用业余时间，给自己充电，这部分同事在业务上提高很快，同一件事，他们就能高效率、高质量完成。这类同事往往善于思考和总结，在思考和总结中酝酿更好的工作方式方法。他们入行之后很快就能熟悉本职工作，然后逐步向其他工作领域扩展，慢慢地与之相关的或不完成相关的工作便随之了如指掌了，这样的同志，工作业绩以及职位的提升就不得而知了。与之相反的，大部分办公室工作人员认为日常工作业务流程较为简单，模式固定，面对的工作对象亦相对稳定，无需要再去学习钻研。每天只知道忙于处理日常事务，忙过之后又不思考和总结，有时间就上网聊天、看电影、玩游戏，很少学习和提高业务能力上下功夫，影响了办公室职能的发挥。工作中行政管理知识相对欠缺、工作没有方向性、分不清主次，只是按原有模式被动应付、按部就班地完成日常工作任务，缺乏工作的热情和积极性，更谈不上工作有所创新和突破。

（三）工作目标不明确，制度不完善

办公室管理工作缺乏明确的目标，工作的计划笼统含糊，针对性不强。管理层面的目标往往是隐形的，需要管理人员去摸索。它不像科研、学术等，有既定的课题，目标性强。现今办公室里常听到的一句话就是“我好忙”。我们可以分析一下这个“忙”字，心亡为忙。心里对工作没有理出头绪，千头万绪、杂乱无章，与其说忙，不如说乱。大多数办公人员成了办事、办文、办会的机器，上级、领导点一点按键他就动一动，漠然接受，知其然而不知其所以然。此外，工作中缺乏健全、完善的管理制度，原有的一些工作制度针对性差，与实际工作脱节，很难适应新形势下高校的发展要求。

（四）赏罚不严明，缺乏激励性和约束性

目前高校办公人员队伍中存在不少“东郭先生”，混日子的好好先生大有人在。造成这种不良风气的盛行，主要因素有三方面：其一，奖罚不分明，缺乏激励机制，和约束机制。奖赏优秀员工，是激发员工积极性的一种有效手段，它能促使员工发掘自身的工作潜能，增进员工的进取心，给员工以奋斗的目标，是员工出色工作的价值体现。目前高校由于奖罚机制不完善，对有绩效显著的员工没有及时给予奖励，反过来，对混日子，无所建树，甚至经常犯错误的员工视而不见，任由其为所欲为。其二，“千里马遇不到伯乐”，潜在的人才没有及时被发现。这部分人才由于不太懂得表现自我，得不到领导的赏识和重用，其价值得不到体现，英雄无用武之地，久而久之，他们便因为怀才不遇，怨天尤人，牢骚满腹。这样不仅得不到重用，反而遭到领导反感，甚至排除，形成恶性循环。其三，赏罚不公平，领导班子昏庸无能。由于感情因素，很多领导对属下有所偏见，偏爱一些会阿谀奉承的员工，对真正干实事，默默无闻、埋头苦干的员工不闻不问。很多人就凭着一张擅长花言巧语的嘴巴，青云直上；反而那部分干实事的，对学校有贡献的，倍受冷落，造成有实力的员工心灰意冷，大大抹杀了他们的积极性。故此，人才与庸才，都在浑水摸鱼，以不同方式混日子，直接影响办公室工作的进展。

二、完善学院办公室管理的措施与对策

（一）创新管理理念，增强服务意识

创新管理观念的重要性和紧迫性要求办公室管理人员要摈弃封闭的、守旧的思维方式，树立与时代和高校发展相适应的新的教育管理理念，并把新的理念体现到每一项具体工作中。如何使管理观念与时俱进，首先只有通过不断学习高校现代化管理知识，然后付之于实践，并在实践中不断总结；其次是借鉴一些先行者的经验，同时大胆创新，开拓新的管理模式。当然，实践是检验真理的唯一标准，不论是书本学来的，借鉴他人的还是自己创作的，都必须在实际工作中去考验，只有通过无数次的测试，才能总结和归纳出行之有效的管理模式来。另外，有了高效的管理模式就足够了吗？不是，任何模式最后的环节都靠人去完成的，这就要求我们增强服务意识。高校办公室人员，除了熟悉工作模式之外，还要加强自身修养的锤炼，对工作充满热情。如一个接待上级的会务安排，看似一件再平凡不过的工作，但是要真正把这件工作的每一个环节都都做到位，使其环环相扣，就不是随便对付能完成的。我们可以列举几个环节来分析，如开会场地的卫生、电脑和投影、会议主题的横幅等，都需要精心去安排和落实，一切准备就绪，还要进行最后的验收，关键就在验收。很多同事不注重这一环节，反正事情做过就算完成了，往往在真正派上用场时处处出问题，十分难堪。

（二）加强制度建设，完善工作标准

不以规矩不成方圆，高校办公室管理一样，要使办公室工作有序、规范、高效，必须建立一套与学校发展相适应的管理制度。为了保证各项工作顺利进展，有章可循，首先必须建立和完善规章制度。从近几年民办高校的制度实施情况来看，规章制度的制定，需从学院自身的实际出发。民办高校与公立学院不同，没有政府雄厚的财力支持，故在制度的制定上应考虑工作效率和工作成本。目前，民办高校的管理人员，特别是部门负责人，很多从公立院校退休后过来的，这样在管理上便自然而然地延用了公立学院的制度。例如很多办事观念陈旧，环节繁琐，走弯路。办公室管理制度制定的合理与否，直接关系到民办高校的兴衰存亡，多环节，走弯路的办事模式，带来的是高成本，低效率。故此，寻找一套高效的办事制度，完善工作标准有利于民办学院可持续发展。

（三）培养信息管理能力，实现办公自动化

信息技术、办公自动化技术突飞猛进的发展，其应用己渗透到各行各业，网络平台、自动化办公设备己成为人们生活和工作中越来越重要的工具。因此，办公室人员必须掌握应用现代化信息技术的能力。要学会使用计算机来处理文字材料、传输相关文件和统计上报有关数据等，提高办公效率。近几年来，从网络系统广泛应用于办公管理的效果上看，的确节约了办公成本和工作时间，更为关键的是提高工作效率和办事的准确度。以前，要发一个通知，打印或者复印几十份，然后盖章，最后由发文机构发到各办公室。这种做法，首先是成本高，小小一个通知，花费掉几十张纸，还有打印墨粉、打印机的折旧；其次是浪费时间和人力；最后最关键的是发到各办公室时不一定所有人都会留意查看，造成该通知的人没通知到位，耽误工作。一联串的问题在网络信息的过程中迎刃而解。现在每个办公系统都建立QQ群，或者是飞信群，一条群发信息，就可以让群内所有人都收到通知。快捷、准确、到位、低成本。

（四）创新激励机制，营造良好办公人文环境

1.革新激励机制。实行责任细分，分工明确、责任到人，并建立一套公正、行之有效的考核、奖惩体系，目的在于使办公室人员业绩得以价值体现，让个人利益与整体绩效成果成正比例。俗话说：“重金之下，必有勇夫”，这句话用在高校激励制度上虽然有些庸俗，但是其实用性却非常强，特别是民办高校。由于民办高校的福利不够公办院校那么丰厚，工作强度又在公办学校之上，给员工心理带来极大的反差。扭转民办高校工作人员的心理反差，唯有建立科学、合理的激励机制。维护办公室人员的权益，同时充分激发办公人员的工作热情，发掘员工潜力，保障办公室人员的稳定，加快办公室快速发展的动力，促进高校办公室工作持续发展。

2.创新工作方法，营造轻松祥和的工作氛围。从工作实践中总结经验，充分发掘团队的智慧，科学组织，合理安排，运用信息技术、网络平台和科学的方法创造性地开展工作。化紧张的工作为娱乐，构建办公室文化氛围。注重办公成员的情感管理，尊重成员的个性特点，充分考虑工作人员的个体情感因素，强调情感交流，通过塑造良好的人际关系，充分发挥人的主观能动性，促使办公室形成团结和谐、互助互爱的文化底蕴。

3.提高办公成员文化素养。由于高等教育事业的迅猛发展，给办公室工作人员提出更高的要求。办公人员的文明礼貌、仪表仪态、待人接物都成为考评工作绩效的重要条款。然而目前办公成员日常应对的是繁杂的文案、接待、会务等工作，压力大，心理烦躁，疏忽了这方面的修炼，提高自身的文化素养。再由于办公室人员多数不承担教学任务，故认为为人师表只是教师的专利，与行政人员无关。这种认识缺乏全局性。身为高校工作者，不论是行政还是教师，都要做到“才高为师，德高为范”。不断修炼自己的人生素养，用人格魅力去感染周围的人。

总之，做好民办高校办公室管理工作，必须深入探讨和研究，了解现代高等教育的发展特点，紧随高等教育发展的脚印，坚持高校办公室管理的基本原则，大胆解放思想、更新观念、与时俱进，转变角色和转变工作作风，强化办公室的服务意识，从而使高校办公室真正起到管理枢纽和桥梁的作用。