建筑工程施工资料的管理分析

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摘要：在建筑工程中，工程资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是单位工程在日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料，更是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。本文阐述了工程资料管理过程中必须遵循的原则、所采用的方法和应注意的问题，并对改进工程资料管理提出了建议。

关键词：建筑工程；资料管理；工程档案；问题；对策

建筑工程施工技术和质量管理等资料，是单位工程施工全过程的真实反映，是日后该工程维修、扩建、改建的原始依据。在各种建设施工项目中，各种管理文件作为工程施工的记录，对企业日后的检修尤为重要。因此，工程资料管理在施工工程建设中具有很重要的作用。下面阐述工程资料管理所采用的方法和应注意的问题，并对改进资料管理提出了建议。

1工程文件和资料的分类

工程项目管理中的文件和资料一般分为质量体系、技术性、管理性三大类。资料管理员在每一份文件和资料到达手中时，应凭自己的业务知识在极短时间内给其“定类”，并保证其准确性。对施工现场出现的一些特殊文件或资料，应及时咨询有关部门给其“定类”，对已分类入盒的资料清单要清楚。

2文件和资料的入档和编制

2.1文件和资料的入档

（1）领到文件或资料后，及时办理领文手续，对发文部门登记的文件或资料的名称、数量、发文日期认真核对后再签字或盖章。

（2）在项目部收文记录上及时登记，其内容要与领文时给发文部门办理的领文手续内容一致。

（3）对文件或资料检查，项目部以及建设单位、监理单位、设计单位、地质勘察单位、承包单位等部门的有关人员签名、盖章，缺一不可。原始签名、盖章的文件或资料，一般不少于六份。

（4）全面考虑文件或资料需要签阅的部门或人员以及需要留存的部门或人员，哪个是原件、哪个是复印件或抄件等等，有时候需要项目部研究决定，然后把文件或资料一次复印(或抄写)足够数量，并分别在其右上角用笔注明收文单位或个人名称，以便发放。

（5）在《文件和资料的发文登记表》上登记，并将文件或资料逐一发放给有关的部门或个人，同时办理发文手续；需要在其他资料上标注的文件或资料，及时按规定标注。

（6）对于少数特急文件或资料，在明确责任情况下，可采取先通知内容而后及时办理有关签字、盖章及领发文手续。

（7）入档前，要对文件或资料全面修整，破损处要修复，纸张大小不一的要折叠或裁剪统一，增加封面等等。入档后及时把入档时间登记在册。

（8）文件或资料入档后，对于借阅或复印者，按规定办理借阅或复印手续，并及时收回。文件或资料更改或作废后，及时在原件或相关资料上标注。

2.2文件和资料的编制

（1）对于年龄偏大、有多年实践经验但缺少规范性文字编辑能力的职工，把属于他们编制的资料用空白表格列出，并在表格背面把编制要求详细注明，然后根据编制要求，和他们共同完成一份样品，同时解释每一条编制要求的前因后果。最后把各份样品及其空白表格装订在一起，让他们在编制资料时以此为准。

（2）对于具有一定文化水平，但缺少施工现场实际经验的职工，把别人已经编制好的比较规范的同类资料复印一个样品，让其参考。

（3）对于联营队的技术员或班组长，采取集中培训。把属于他们编制和提供的资料格式、内容要求、提供的时间等，以授课的方式逐一讲解和示范，并当场和他们共同完成一套样品，让他们都记录下来。

3工程资料管理存在的问题

3.1前期审批资料整理不系统。工程前期审批资料是建设单位在项目申报时产生的资料，从项目建议书、可行性研究直到领出工程项目施工许可证为止，需经过十几家省市级行政职能部门的审批盖章，每一个职能部门又会产生很多资料，由于建设单位工程项目管理班子缺乏施工技术资料管理知识，加之工程项目前期审批过程比较长，涉及的行政职能部门较多，没有专职人员系统整理因而较易造成资料管理混乱。

3.2过程施工资料管理不规范。过程施工资料是工程施工过程产生的资料，是施工活动中过程控制的重要体现。由于施工单位施工班子配备不齐全，现场不设专职资料员的现象较为普遍。通常施工资料由技术负责人带做或由资料员兼职，造成各项资料内容书写简单，字体不规范，技术术语使用不标准，签字盖章残缺不全等问题。

3.3施工资料与实际进度和建设情况不符。施工材料早已在工程中使用，但相应的产品合格证、质保单和材料复试结果等还未上报监理审核。

3.4施工技术资料不完整、不真实。一些项目不能在一个分项工程结束后及时整理好有关资料，而是集中事后整理补齐，造成资料的不真实性。

3.5其他问题。建设、监理、施工单位在进行工程资料收发时，未按规定办理交接手续，无文字记录，资料汇总分类不明确，资料前后顺序有误，卷内有重复资料等。

4 加强建筑工程资料管理的对策

4.1从工程项目立项抓起

现在我国的工程建设项目通常采取的是项目法人负责制。自从工程项目立项之日起，项目法人就必须建立与之相配套的工程资料管理人员，主要从事资料的收集、整理成册并归档，针对承建单位的工程资料情况予以指导和建议。现在不少的建设工程规模较大，建设的时间也较长。参与建设的单位不但多而且较为复杂。这样，工程资料既要实现在立项之初就要收集资料，而且还要做到在工程的建设过程中还能够形成相对应的工程资料，在工程完工的时候进行资料验收，这样的“三同步”对工程资料的管理提出了较高的要求，要求与工程施工同步进行，贯穿整个建设工程的始终。

4.2建立健全资料管理制度

在建设伊始，项目管理部门需要依照项目的具体要求来打造与该建设工程特点相适应的资料管理规章制度，要能够确定好建设项目各个参与方对工程资料所应负责的内容以及与之相适应的责任追究，不但要实现明确的分工配合也要做到责任落实。工程项目的管理方与监理方也要配合好工程资料的管理工作，同样需要依照工程项目本身的特点来构建出切实可行并能够符合要求的表格与样本。这样就使得建设参与方在工程资料的收集与整理过程中便于施工同时也有了真实的凭据，同时也可以让工程资料实现规范化。

4.3加强过程控制

工程项目的参与人员不仅需要承担起自己的分内工作，也要充分认识到工程资料的重要性，认识到工程资料与工程建设同时进行的重要意义。这样方可杜绝施工与工程资料脱节的现象发生。承担工程资料的项目资料管理人员需要及时传递、流转、及时整理、保存。各相关技术人员及时进行过程资料的报验或编制，杜绝各种弄虚作假的情况。

4.4运用合同法律手段

现在工程建设项目大都是采用招投标与监理制度，这样的制度实行对于工程资料收集与整理工作提供了较为便利的工作条件。工程资料管理部门需要积极使用招标制度对于资料管理的便利条件，对建设合同的内容起草可以要求加入对工程资料收集整理的规定，并使之成为单列的一个条款。在条款中要将工程资料的各个要求明确细化，也可以考虑要求工程承包商通过缴纳资料押金来提高其对于工程资料收集整理工作的重视。

4.5重视档案知识宣传教育

在建设工程施工工作开展之初，工程项目的管理单位就需要按照事前拟定的计划对建设项目参与方的工作人员进行工程资料重要性的教育与培训，对工程资料的收集以及整理工作进行过程指导、检查、监督，下发项目资料管理的相关细则。这样不但能够让参与方的工作人员重视工程资料的整理而且对于项目管理单位的资料工作人员的资料移交提供的良好的外部工作环境。

4.6严格把住竣工验收关

进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到验收要求。因此，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及相关管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的施工报告、技术资料要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。

5 结语

建设工程的资料管理工作是一个需要建设工程参与方共同配合方能有效完成的工作。为了能够实现工程资料真实可信并能够完整的实时记录工程的施工与验收情况就需要强化建设工程参与方的管理能力；构建行之有效的制度措施；严格落实工程项目竣工编制工作制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用。不断提高工程资料管理水平和质量意识，保证工程资料准确、齐全、及时、完整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量资料。

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