报表基础函数全接触之二条件判断
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很多时候，我们在Excel中使用公式的时候，得首先判断公式适用的条件。比如需要统计A到C列的数据，如果得到的结果不为零，就在D列显示；如果得到的结果为零，为了让整个工作表看起来更简洁清晰，就不显示数据。
这就要用到条件判断函数(IF函数)。只要我们在D2单元格中输入公式“=IF(AVERAGE(A2:C2)=0,”“,AVERAGE(A2:C2)”，向下复制公式，那么问题就可以迎刃而解。
事实上，IF函数的应用非常广泛。因此，我们有必要搞清楚IF函数的使用规则。
IF函数的应用规则
IF函数的语法规则是：IF(Logical_test,value_if_true.value_if_false)。其中，Logical_test就是需要判断的表达式，而这个表达式只能有两个结果，比如上例中的AVERAGE(A2:C2)=0，运算结果符合判断表达式就是TRUE，不符合判断表达式就是FALSE的。value_if_true是Logical_test表达式为TRUE时返回的值，而value_if_false是Logical_test表达式为FALSE时返回的值。
所以，文章开头的公式例子简单地说就是：判断A2:C2单元格区域的数值平均值是否为零，如果是，那么在单元格中什么也不填；如果不是零，那么就计算A2:C2单元格区域的平均值并填人单元格。你看，是不是也挺简单呀?
用IF函数将数据分类
明白了IF函数的语法规则，很多问题就变得简单了。比如表所示的支出情况。我们需要检查每项工作是否超出预算，并在后面的单元格中注明。这正是IF函数最拿手的工作。
在D3单元格输入公式“=IF(B3>C3，"预算内"，"超支")”，敲击回车后就可以得到是否超支的判断结果了。
根据IF函数的语法规则，公式的含义就是判断B3单元格的数据(预算费用)是否大于C3单元格的数据(实际支出)，如果是，那就在D3单元格填入“预算内”，否则，就填入“超支”。
IF函数的嵌套
上面的例子仅仅是IF函数牛刀小试。在Excel中，我们还可以使用多层IF函数嵌套的方式来做出更复杂的分类。Excel 2007支持使用64个IF函数进行嵌套。而在以往的版本中只能使用7层嵌套。比如我们要将某考试成绩根据分值分成“优秀”、“良好”、“及格”、“不及格”四个层次，就可以像表2那样在相应的单元格中输入公式“=IF(B2>=85，"优秀"，IF(B2>=75，"良好"，IF(B2>=60，"及格"，"不及格")))”，回车显示结果。
该公式可以解释为：从左向右依次为判断B2单元格是否大于或等于85，如果是，那么就显示字符串“优秀”；如果不是，那就判断B2单元格是否大于或等于75，如果是，那么就显示字符串“良好”；如果不是，就判断B2单元格是否大于或等于60，如果是，那么显示字符串“及格”；否则就显示字符串“不及格”。
SUMIF和COUNTIF函数
Excel还提供了其它的可根据条件来分析数据的函数，比如SUMIF和COUNTIF函数。如果要计算某单元格区域内某个文本字符串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF函数，比如要求工资表中所有基本工资在800元以上的员工数，那么只需要在相应的单元格中输入公式“=COUNTIF(E2:E15，">800")”就可以了(假定E2:E15单元格存放基本工资数)。若要计算基于某区域内一个文本字符串或一个数值的总和，可使用SUMIF函数，比如求工资表中“总务处”的基本工资总额，那么可以在相应的单元格中输入公式“=SUMIF(B2:B15，"总务处",E2:E15)”。
我们以销售业绩工作表为例来说明条件判断函数的使用。表三为订单的源数据。统计每位业务员的订单数、订货总金额，并根据订货总金额按一定比例发给奖金。
以张三为例。订单数的统计其实就是统计“张三”这个字符串在C2:C9中出现的次数，所以使用公式“=COUNTIF($C$2:$C$9,A13)”。订单金额的汇总则是根据条件求和。那么我们使用公式“=SUMIF($C$2:$C$9,A13，$B$2:$B$9)”就可以先在C2:C9区域查找A13单元格的数据(张三)，然后将B2:B9区域相应位置的数据相加求和，这样就求到了业务员张三的订单总金额。至于奖金的计算，假定按这样的规则确定比例：订单总金额大于或等于20000元时，按5％提取奖金，低于20000元，则按2％提取。所以使用公式“=IF(C13>=20000,C13*0.05,C13*0.02)”先判断C13单元格的数据(张三的订单总金额)是否大于等于20000，如果是，那就用这个数乘以0.05；如果不是，那么就乘以0.02。
好了，从这个例子能看出条件判断是怎么使用的吧?相信我们只要动动脑筋，那么在实际生活中会有很好的应用的。