档案信息化管理的思路

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇档案信息化管理的思路范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

现阶段，我国事业单位在管理方面结合了大量先进技术，档案保管对象逐渐从实体转变为数字信息，档案保管模式也由传统的服务于档案实体转变为服务于社会。这种数字信息化的电子档案具有修改便捷、保存周期长等优势，为社会各界的信息查询与利用提供了极大的便捷性。不仅如此，电子档案可以全面实现网络共享，在一定程度上提升了档案管理人员的工作效率，提高了管理效率，为事业单位创造了良好的经济效益。

1事业单位档案管理的不足之处

1.1缺乏专业人才。对于档案管理工作而言，管理人员具有主体性，因此，管理人员的专业素养会直接影响事业单位的档案管理水平。现阶段，我国有很多事业单位并不具备专业的档案管理人员，且在职人员普遍存在年龄较大的现象，加之没有接受过专业化的系统培训，信息化理论知识与应用技术均存在严重的缺失现象，难以满足现代社会档案发展的需求。除此之外，很多档案管理人员也存在工作态度不端正现象，例如，工作敷衍、马虎等，不具备工作责任心与使命感，对于档案信息残缺情况视若无睹，致使事业单位档案管理工作缺乏应有的秩序。

1.2管理者没有明确认知到档案管理的重要性。现阶段，很多事业单位均设立了晋升制度，管理者均是自身实践能力符合此项制度审核标准而逐步晋升的，他们拥有丰富的管理理论以及管理经验，但在档案管理方面，并没有完善且系统化的认知。不仅如此，事业单位的考核制度只片面追求任职人员的基础知识水平，因此，领导者往往仅注重引进与培养人才的工作，忽视了档案管理对员工、自身以至于国家级社会经济效益的影响。

1.3没有建立健全交接制度。档案管理工作具有较强的繁琐性与枯燥性，因此，档案管理人员队伍的稳定性较差。由于个人行为习惯以及认知的差异，导致档案管理人员之间的工作方式存在较大差异。目前，由于事业单位领导者没有对档案管理给予相应的重视，档案管理部门没有设立专门负责人员离职交接的岗位，导致档案管理无法顺利交接，一旦换人极易出现管理秩序混乱、档案丢失的现象，这些现象均会降低事业单位的整体效益。

1.4档案管理没有全面实现信息化建设。虽然随着科学技术的发展，档案信息化建设实现了全面普及，但仍有很多事业单位在档案管理工作过程中，仍沿用传统的纸质档案管理方式管理重要的档案信息，纸质档案极易受到外在因素的破坏，例如，阳光、雨水等，且纸质档案的修复率非常低，很多重要档案所具备的的价值会随着时间流逝而流失。不仅如此，纸质档案也不利于使用者高效查阅。

2信息化档案管理的优势

2.1环境优势。择取信息化模式管理事业单位的档案，可以有效将传统形态的档案资料向电子数据形态的档案资料转换，不仅可以有效解决传统纸质档案的易损坏问题，还可以促使档案作用得以充分发挥。信息化管理模式除了可以强化档案管理质量外，还可以提升档案的查询与管理效率。此外，事业单位也可以通过电子形式储存档案资料，并对其进行备份处理，避免档案资料出现丢失以及损坏等问题。

2.2查询利用优势。基于互联网技术的应用，对档案资料实施信息化管理，可以在很大程度上提高档案查询效率，减少查询步骤，降低查询消耗时间。不仅如此，还可以避免档案资料出现破损、磨坏等现象发生，为档案资料的有效性、可靠性以及完整性提供了技术保障。应用信息化管理模式处理档案资料，不仅便于相关人员查询档案，还有利于推动档案资料作用的全面实现。

3推动事业单位档案管理信息化建设的有效策略

3.1提高档案管理人员的业务水平。事业单位应对档案管理人员进行系统化的专业培训，帮助其掌握信息化档案管理理论知识与技术能力，提高其业务水平。事业单位领导者可以定期开设计算机操作培训课程，并聘请相关专业进行讲座传授，从而促使档案管理人员成为符合档案管理在现代化社会中发展需求的专业型人才，全面提升档案资料管理水平，为事业单位创造良好的效益。

3.2强化档案管理人员的现代化意识。随着社会信息化建设的不断深入，传统档案管理模式弊端逐渐暴露，已经无法适应时展需求。基于这种大的社会环境，档案管理人员必须树立正确的现代化意识，不断探索进取、革新管理观念。在管理档案资料过程中，应结合计算机技术创新资料保存方式，提高档案保存的安全性以及数据库的完整性，从而进一步推动事业单位档案管理信息化建设进程。除此之外，档案管理人员还要对现有的档案资料资源进行合理利用，促使自身档案管理思路实现与时俱进，不断为档案管理信息化建设提供先进策略。

3.3对档案资料管理进行标准规范。首先，对档案资料录入进行标准规范。很多事业单位的档案管理工作普遍存在同人不同名以及同名不同物的现象，起因均是档案资料录入不规范。我国相关政府部门针对这种现象，出台了一系列法律文件对档案资料录入的标准进行了系统化规范，档案管理人员在录入档案资料时，应基于录入原则的指导，择取适宜的录入方式，并使用规范化录入格式、符号以及语言。其次，对资料储存进行标准规范。事业单位要想促使档案管理实现全面信息化建设，必须对资料储存方式进行有效统一，并结合储存载体所具备的的特点，明确资料储存标准。最后，对资料软件开发技术进行标准规范。促使计算机管理系统实现规范化建设，可以丰富该系统的应用能力，从而提升事业单位的档案管理水平。

3.4建立健全档案管理制度体系。任何一个行业都必须具备相关规范制度，因此，事业党单位须建立健档案管理制度体系，为档案管理工作提供制度保障。在档案管理的收集阶段以及保管阶段，制度体系的约束作用必不可少，它是促使档案管理工作顺利开展以及发展的原动力。除此之外，事业单位领导者也应结合相关法律法规，保证档案管理工作的一切活动均有法可依。结束语本文对事业单位的档案管理信息化建设现状进行了深入分析，并针对其全面发展提出了推动思路与举措，以期可以为事业单位的档案管理工作提供有价值的参考信息。

作者：梁静 单位：黑龙江省水利水电勘测设计研究院