高校学报档案信息化管理研究
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摘要：运用现代化信息技术管理学报档案能够有效提高学报利用率，充分发挥学报档案的再使用价值。然而，目前高校学报档案管理普遍存在的信息化意识薄弱、管理制度不健全、配套设施跟不上、管理员专业知识匮乏等因素致使学报电子档案信息缺失，影响了档案信息化进程，对此，要想推进高校学报档案信息化管理进程还需完善学报档案管理制度，加快档案数据库和管理系统建设，及时更新并完善学报档案信息，提高档案管理员信息化素养。
关键词：学报档案；信息化；电子档案
学报作为高校展现本校教学水平和学术水平的窗口，肩负着学术成果交流、科技成果信息传播及转化的重任，而学报档案则是记录学术成果交流、科技成果信息传播及成果转化等学术论文的审稿、编辑、出版、发行等过程的依据。2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》也明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”①。因此，做好学报审稿单、原稿、样书及出版发行流程中资料的归档和管理是做好高校档案的重要内容。然而，互联网及信息化技术的发展，档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化，以往传统纸质材料的归档和管理已不能满足实际工作需要，推进学报档案的信息化管理既是自身发展的需要，也是时展的机遇。
一、高校学报档案信息化管理的意义
学报作为高校文化软实力的象征，其在编辑、出版、发行的过程中产生大量的具有留存价值的文档资料是档案的重要信息资源，这也是学报档案管理的重要内容。传统纸质档案管理无论是后期保存、资源共享，还是进行数据分析、使用时查询等方面都存在诸多不便。而推进高校学报档案信息化管理，便于高校学报档案在信息采集、存储、管理等方面实现标准化。运用信息技术来处理、保存学报档案，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费，节约了保管费用，节省了占地空间，也有效延长了档案的保存时间，有利于进一步完善学报档案资料，还可使学报档案建立后长期、重复使用，特别是将一些稀缺的资料转化成可共享的数据资料，为师生的查询、参考提供了便利，也为领导和相关部门提供了全面真实、准确可靠的数据资料，提高了档案资源的利用效率和再使用价值。
二、高校学报档案信息化管理存在的突出问题
（一）学报电子档案信息缺失
长期以来，编辑部主要工作精力都放在学报的编辑、出版和发行上，对档案的管理重视程度不够，加上互联网和办公自动化的普及，学报电子文件、文稿以及采编平台的运用逐步取代了传统的纸质文件、文稿的收发和学报文章的审阅方式。然而，电子文档归档属新生事物，加之学报档案管理员原本由学报编辑部编辑兼任，对学报电子文档管理要求不了解，导致很多电子文档仅简单地保存在计算机硬盘上，造成部分电子文档信息的丢失或损坏，并且这些电子文档一但丢失或损坏便无法弥补［1］。《电子文件归档与管理规范》明确规定，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留①。然而，实践中能够按上述要求完整记录、保留文稿及修改过程的学报少之又少。目前，很多学报的纸质文档和电子文档并未统一转化为一套完整的电子档案，而是分散在各个编辑手中；辛苦建立的作者数据库、审稿专家数据库、读者（发行）数据库、稿件数据库等各类专题数据库，启用的也不多。学报电子档案的真实性、完整性十分欠缺。
（二）学报档案信息化程度不高
学报档案要实现信息化管理，落实到行动中就需要做好基础设施建设、档案信息化资源建设、应用系统建设、保障体系建设［2］，档案信息化建设是一项系统工程需要投入大量的人力、物力、财力，而大多高校并不重视档案建设，至今仍有不少高校学报档案管理还是沿用传统的纸质材料收集归档的管理模式；也有部分高校力跟时展的步伐，从学校档案到学报档案都开发或购买了档案管理系统，或因其开发的速度和水平相对滞后，仍不能满足用户对档案查询、利用等的需求，使很多学报档案信息资源无法共享；或因学报档案无专人管理，导致学报档案信息化建设中大量基础性工作没有建立起来，即使辛苦建立起来的信息管理系统也没能好好利用。不重视学报档案信息化建设，必然导致学报档案的信息化管理滞后。
三、影响高校学报档案信息化管理的因素分析
（一）学报档案信息化管理意识薄弱
学报要实现从传统的纸质档案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院级管理层下到档案管理操作层都能够充分认识档案信息化管理的重要性，熟知档案信息化管理流程，熟练应用信息化管理手段。然而，很多高校学报只将工作重点放在了编辑业务工作上，忽视了学报档案的建设，更谈不上将有限的资源投入到学报的档案信息化建设中去，档案管理员只能继续沿用传统的档案管理方式、方法，这在很大程度上也影响了档案管理工作人员的积极性，学报档案信息化建设跟不上，信息化管理只能成为一句空话。
（二）学报档案管理制度不健全
学报档案作为高校档案的组成部分之一，其在收集、整理和归档上同一般的档案管理有共性，但因其内容不同，对于归档范围、程序及管理要求也会有其差异性。目前大多高校学报档案的管理规范、标准主要还是参照一般的档案管理制度进行管理，并没有出台有关学报档案管理的办法或制度，而一般的档案管理制度缺乏针对学报的审稿单、原稿、出版发行过程的特殊电子文件等收集、归档作具体的要求，导致学报档案管理不规范。学报档案管理制度的缺失，致使学报档案资料收集、归档及管理不规范，档案的再使用价值大打折扣，学报档案信息化管理制度不健全，也会使学报档案推进信息化管理缺乏动力。
（三）学报档案信息化管理的配套设施跟不上
目前，很多高校将优质资源集中到了教学一线本无可厚非，但有的高校在档案信息化建设项目中，对软、硬件配套设施的投入能省则省，学报没有专门的档案室，纸质档案直接存放在学报编辑部，档案数据库和管理系统开发也跟不上要求，学报电子档案直接存放在办公用电脑硬盘上等情况并不鲜见。高校尚未着手开发信息化管理系统或虽在软件方面有所投入，但对档案信息化数据库的开发、网络管理系统的开发等不够以及没能对相关数据库或网络管理系统进行定期升级，造成了学报档案很难利用开发的档案管理系统及时上传相关材料，也直接影响到了其再次利用的价值。
（四）管理员专业知识匮乏
高校学报档案的管理一般由编辑兼任，作为兼职档案管理员，自然外出接受业务知识方面的培训机会很少，有关档案归档、管理等业务知识大多是抽空自学或向身边有“经验”的同事请教，势必造成对业务知识的学习、掌握不系统，对档案管理要求及规范一知半解、零散无序，计算机及网络技术运用能力也差参不齐，造成学报档案信息化管理停留在口头上，不能落实到行动中。
四、推进高校学报档案信息化管理的策略
（一）完善学报档案管理制度建设
建立一套完整的学报档案管理制度，从各方面规范学报档案的业务性、技术性的规范，不但能够为学报档案原始数据的收集、整理、归档、管理等的规范性及统一性等提供参考，也能为学报档案在信息化管理过程中出现的新问题提供参考，保障相关工作的顺利开展。目前，伴随办公自动化及网络化的普及，学报电子文档也日渐增多，从电子稿件、作者信息、审稿专家信息以及学报发行及交流信息等都是学报档案要归档的重要信息之一，学报档案管理员需要将上述文档归类并按一定的存档方式和格式备份、存档，而每一类档案的归档要求、范围等也不尽相同。因此，学报档案管理制度的制定除了要对档案归档的内容、形式、时间以及档案的移交、保管等基本工作规范作出明确规定外，还需要对电子档案的保存格式、保存方式等作具体规定，确保学报档案的完整性，为实现档案信息化管理做好基本功。
（二）加快档案数据库和管理系统建设
学报档案数据库和管理系统建设是其实现信息化管理的基础条件，没有数据库和管理系统的开发，档案信息管理缺乏施行的载体。学报档案数据库和管理系统建设可依托学校档案信息化建设完善学报采编平台，建立健全常规的学报稿件、审稿专家、作者、发行等数据库及文件管理、出版活动等管理系统。利用扫描技术、音频、视频等数字摄影技术将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，按照数字化档案规范存储，通过互联网技术实现有序管理，使档案信息查询便利，实现快速资源共享。学报档案数据库和管理系统建设是档案工作顺应信息化时展的新举措、新要求。
（三）及时更新并完善学报档案信息
建立起完整、准确的档案数据库是学报档案实现信息化管理的一项重要性基础工作，将原始资料转化成数字化档案资料并上传至档案管理系统中，便于利用计算机分类、检索，此外，还要对现有信息进行维护、更新，对新增信息及时添加，使档案信息与学报期刊发行同时更新，确保信息的实效性。如，每出一期学报，收发一份文件、收集一份专家、作者等信息材料都要及时制作成数字化信息并上传到学报档案管理系统中，使档案信息定期更新，方便对学报档案的管理，如此，才能时时提供完整、准确的供查询的信息，最大限度地提高学报档案的利用效率。
（四）提高档案管理员信息化素养
过硬的档案管理业务知识和运用信息技术的能力是做好档案信息化管理的前提和保障。学报档案管理要实现信息化，方便档案信息查询，使优秀资源实现共享，充分发挥档案资料的使用价值，要求学报档案管理员能够熟知档案数据库和管理系统的后台操作，定时收集、上传学报档案资料，更新数据，确保资料的时效性。这需要加强对档案管理员的岗前培训或继续教育，从根本上提高档案管理员的业务能力，如培训档案信息资源的收集、整理、处理、分析等综合能力；注重网络化管理知识的培训，如熟练运用档案信息化的管理系统，能够将不同文本的档案信息转化为数字化信息并存档和维护等，从而提高其业务水平。
五、结语
高校学报的档案管理工作已今非昔比，传统纸质档案在查询、资源共享等方面的局限性已不能满足信息化时展的需要，要充分发挥学报的再利用价值，需要高校学报档案管理紧跟时代步伐，朝信息化、规范化等方向发展，这也要求档案管理员除具备档案管理的专业知识外，还要具备运用现代办公设备及网络系统的操作、管理能力，对学报档案管理员的业务素质和信息化水平提出了更高要的要求。
［参考文献］
［1］王玉叶，徐镇强，等.浅析信息化时代下的高校学报档案建设［J］.公安学刊，2011（5）：107-108.
［2］高勤.档案人员岗位培训教程［M］.武汉：湖北科学技术出版社，2013：323-324.
作者：石青青 单位：湖北工业职业技术学院