对医院应付账款管理的思考
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摘要：应付款作为商业融资的重要手段，日益成为医院融通资金的主要渠道。而随着应付账款规模的扩大，如何管理和监控应付账款，使医院在缓解资金供应紧张的同时合理负债，成为财务人员面临的新问题。本文分析了目前医疗单位应付账款现状，并针对性提出管理上的几点建议。
关键词：医院；应付账款；管理
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01
近几年，随着市场经济的发展，医疗市场竞争日益加剧，医院面临更为严峻的挑战。为了提高资金利用率，医院越来越多运用商业融资，其中应付账款是医院融资的主要渠道。而随着应付账款规模的扩大，与成本、资金方面密切关联，如何管理和监控应付账款，使医院在缓解资金供应紧张的同时合理负债，成为财务人员面临的新问题。本文分析了目前医疗单位应付账款管理中常见的问题，并有针对性的提出管理上的几点建议。
一、医院应付账款管理中常见的问题
1.目前大多数医院付款时间长，规定在供应商物资送达仓库后，一到三个月才予支付货款，个别医院甚至在半年后才付款。虽然使医院充分利用了融资，但这样医院的流动负债比率将大大增加，造成医院信用度下降，物资供应渠道减少或供应速度缓慢。2.供应商众多，有些医院多达200家以上，频繁的挂账和冲账，在做账时造成查找困难，而且很多供应商的名称非常相似，很容易产生把甲公司的款项挂到乙公司，出现张冠李戴的现象。为及时发现差错，财务部门不仅要与物资核算会计对账，还与供应商对往来账，工作量成倍增加。3.应付账款挂账不及时，如采购的物资已入库房，而供应商迟迟不交发票，发票未到的应付款未及时先估价入账现象，造成库存物资只出不入的账务处理，出现负数。4.在货物与发票的到达不同步的情况下，由于总账会计凭物资管理部门提供的入库单入账，即同一采购同时在预付账款和应付账款中挂账，在这种情况下由于应付账款不能反映真实的应付款数据，从而容易导致重复付款。5.有些医院疏于对应付账的管理，不能做到定期与供应商及有关部门核对账目，有时应付账上出现付款是红字时，才核对账查找原因。查账时由于应付账款长期未清理，账目混乱，较难查证。6.有些医院物资管理信息系统与财务信息系统相互独立，没有联机操作。票据的信息均有各物资核算会计手工传递，财务总会计又手工重复输入，易导致会计原始凭证传递失误，且工作重复。7.有的采购人员在采购时，不考虑实际需求，还有的采购人员因受别人的好处等原因，造成无计划过多的采购，使库存严重积压，应付账款过高。
二、医院应付账款管理上的几点建议
1.从基础工作上完善应付账款的核算。(1)设置应付账款的核算级次。在挂账、冲账及核账中，为了查找方便，将应付账款设置为三个级次，应付账款总账为一级科目，药品类供应商、材料类供应商、试剂类供应商等为二级科目，对应类别的供应商为三级科目。在查询时设置拼音字头或其他代码方式查询功能。可提高账户管理的效率与准确度。(2)设置辅助账供应商账户。辅助账详细反映医院向各个供应商采购的各项商品或劳务所产生的应付款信息，包括应付账款的增减变动额和余额。通过辅助账既可以查询应付某个供应商的所有账款，也可以查询应付某一类商品或劳务的所有账款。财务部门应当定期编制应付账款明细表，向采购业务部门反映应付款项的余额和账龄等信息，并对应付账款的管理情况进行分析。(3)财务总账必须与各库房同步入账。同步入账是确保账实相符、账账相符的前提。要求采购部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门，财务部门根据原始票据及时进行相应的账务处理。对发票已到、材料已验收入库但未付款的交易应及时进行账务处理，借记相关科目，贷记“应付账款”，对材料已验收入库但发票未收到的交易，根据物资部门等提供的入库单先暂估入账，待已收到发票后再进行账务调账。(4)预付款与应付款衔接。财务部门收到供应商开具的发票后，应该及时冲抵预付账款。物资管理部门应对每一采购的预付情况进行详细记录，并由物资核算会计核对后在货物入库单中作说明。财务人员收到入库单后应对预付记录进行核实，然后在应付账款中抵减预付部分账款后入账。另外，针对采购预付情况，也可要求供应商在送货同时提供发票，按发票金额冲减预付款后把未付款项挂应付账款。(5)大力推动会计信息化建设。通过计算机等先进技术，使各物资管理信息系统的数据能导入财务信息系统中，实现往来账在电子化系统功能，使其自动生成凭证，提供各种分析报表，如账龄分析、合同付款情况分析，周转分析等。能大大压缩财务人员的重复工作量，避免手工记账差错，保证核算业务的准确和完整。还可通过各种报表合理地调配资金，提高资金的使用率。
2.加强内部控制制度，进一步完善管理。(1)职责分离制度。医院应当明确相关部门和岗位的职责、权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督，控制内部违纪问题的发生。如采购、验收入和出库岗位分离，防止采购人员购买伪劣物资，或盲目的不必要采购；采购、保管、会计岗位分离，防止绕过验单，减少物资入库的可能性；采购与付款岗位分离，防止采购人员与供应商私下交易，采购人员随意执行付款业务等。 (2)定期核对制度。医院财务部总账应定期与各物资核算会计核对物资总账与明细账，应付账款总账与明细账。同时可协同物资采购与供应商定期核对，并且出具对账确认函，双方签章，确保往来款项的真实性。防止串户、错记、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。在核对过程中发现问题、查找原因、及时解决或提请上级领导解决，必要时与采购部门、供应商多进行沟通。(3)付款审核制度。付款审核。库房管理人员必须严格核对发票与送货单、入库单的数量、价格是否一致，签名确认后由物资核算会计复核。复核单据必须是原件及其他有关人员在单据上的签名，是否真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款。编制付款计划。为合理安排资金，财务部门应根据供应商发票的挂账情况和采购合同编制每月付款计划，经医院管理层审批后集中时间统一办理付款。财务部门在付款时需统筹兼顾，在每月安排预算时，分清轻重缓急，既要满足药品、物资材料储备等的日常需求，又要保证大修、大购、基本建设等专项资金需求，使医院资金的周转实现良性循环。(4)内部监督检查制度。针对应付账款在医院财务中的重要性，医院内部审计部门应定期或不定期地对应付账款进行内部审计，如检查应付账款与预付账款的管理情况，有关单据、凭证和文件的使用和保管情况，采购与授权批准制度的执行情况，采购与付款业务相关岗们及人员的设置情况。财务部门内部不定期自查，对监督检查过程中发现的薄弱环节，应及时采取措施，加以纠正和完善。
参考文献：
[1]宁君云.医院应付账款管理存在的问题及改进对策[J].当代经济,2009(10).
[2]谭海菁.医院应付账款的全方位管理[J].现代医院,2011(02).