小议外贸英文函电书写原则中的清晰原则
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇小议外贸英文函电书写原则中的清晰原则范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
［摘要］随着商贸的发展，外贸英文信函的书写原则已从最初的3个“C”(Conciseness,Clearness,Courtesy)发展到现在的7个“C”(Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration)。本文就其中的清晰原则(Clearness)进行进一步分析和论述。
［关键词］书写原则 清晰原则
［中图分类号］H31［文献标识码］A［文章编号］1009-5349（2011）10－0044－01
引言
随着世界经济建设的蓬勃发展和文化交流的不断扩大，世界各国的人们之间以Internet为媒介的商务函电交往也越来越多。正规的商务信函在与客户建立、发展和维持业务关系方面起着积极的促进作用。在当今如此快节奏的商务活动中，写作商务信函最直接的目的莫过于进行有效的沟通和交流，以及作为交易的书面凭证。我们写作商务信函的重点是在快速的基础上，清晰地表达商贸信息。
一、概述
从总体来说，我们在写商务信函时，要严格遵守并灵活运用“7C”原则，要在不影响意思表达完整、准确、具体、礼貌的基础上，做到开门见山、直入主体、言简意赅。
所谓清晰原则就是语言表达清楚，以便对方正确地理解书信内容。写信人应该尽量将自己的意思在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的词，可以使得信函更加清晰明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。
（一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇
如：As to the steamers sailing from Dalian to San Francisco, we have bimonthly direct services. 如不看bimonthly这个时间副词，那它的意思是：从大连港到圣弗朗西斯科港有直达船。但在商业贸易中，对时间的要求是很严的。而bimonthly这个词有两个含义：第一个含义是一个月两次，第二个含义是两个月一次。如果读者知道此词有两成含义，就会与对方进行确认。但不免让读者心中对对方产生办事不谨慎的印象。如果读者不知道此词有两层含义，那对以后在交易过程中可能麻烦就大了。因此，最好不用bimonthly这一词，清楚明白地说明“一个月两次”还是“两个月一次”。应改写成：
（a）We have two direct sailings every month from Dalian to San Francisco.（每月有两次直达船）
（b）We have semimonthly direct sailing from Dalian to San Francisco.（每半月有一次直达船）
（c）We have a direct sailing from Dalian to San Francisco every two months.（每两个月有一次直达船）
（二）注意修饰语在句中的位置，有时修饰词在句中的位置不同，会有不同的含义
如：（a）We shall be able to supply 20 cases of the item only.（b）We shall be able to supply 20 cases only of the item. 以上两句中only 的修饰的内容分别item和20 cases.
（三）注意句子结构，特别是代名词、关系代词和先行词的关系
按照英语的就近修饰原则，句子中的代名词和关系代词一般是修饰离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。如：We send you 2 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of October 11 by airmail.（我方昨日寄给贵公司2个货物样品，此样品是贵公司10月11日寄来的航空信件中所要的。）按国际贸易惯例，航空邮寄样品是惯行做法。此句最好改成：Yesterday we send you, by airmail，2 samples of the goods which you requested in your letter of October 11.（我方昨日航寄给贵公司10月11日来信所要的2个货物样品。）
（四) 归纳信的内容，恰当地分段
商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当地分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）。现举例说明：要写一封买方第一次询价的信。信的内容大体有三点：1.提及了获悉对方信息的途径；2.直入主题，说明订购打算；3.希望对方回信报盘时所包含内容，即收信人下一步应做什么。按照这三点，适当地分成三个段落，有些地方要进一步写明，可能读起来就清楚易懂，对方更能领会买家意图。
三、总结
全球经济一体化与社会信息化需要高素质的商贸人才，商贸人才最基本的功底是要写出一封通俗易懂、简洁、务实、高效的商务信函，而商贸信函内容能清晰地表达出来又是根本中的根本。
【参考文献】
[1]安然,孙继红.使用商务英语写作[M].北京国防工业出版社,2008,6:1-6.
[2]王媛媛.浅谈外贸英文函电的语言特点及几个重要原则[J].广东青年干部学院学报,2007(2).