云财务共享服务模式设计

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摘要： 在企业数量增加的同时，企业之间所具有的竞争情况也愈发激烈。其中，财务共享服务是目前企业提升运营效率、降低运营成本的一项重要方式。本文中就以企业的费用报销流程为例对云财务共享服务模式进行一定的研究与设计。

Abstract： With the increase of the number enterprises， the competition among enterprises is increasingly fierce. Financial shared service is an important way to improve the operation efficiency and reduce the operation cost of enterprises at present. This paper takes the expense reimbursement process of enterprises as the example to study and design the shared service mode of cloud finance.

关键词： 云财务共享;服务模式;费用报销流程

Key words： shared cloud finance;service mode;expense reimbursement process

0 引言

财务管理是我国企业运行过程中非常重要的一项工作，目前，国内外的很多大型企业都在积极的对财务共享服务应用进行研究与探索，且已经有很多企业集团使用了将内部财务活动都转变为了共享服务的方式，并对以往企业地区所存在的子公司财务组织进行了取消。同时，也有相当一部分企业以分步实施的方式将财务活动进行了一定的分离，并将其应用到了财务共享服务中心之中。下面，我们就以企业费用报销为例对当前信息环境下的企业财务共享服务模式进行一定的研究与分析。

1 现今财务共享服务模式

在目前企业的财务共享模式中，企业在开展费用报销工作时主要具有以下步骤：首先，由员工进入到企业的财务系统模块，根据自己所需报销的类别进入到相应的报销模块之中，并根据该模块中的相关选项、要求等等对本次报销的金额、事项等一系列内容进行细致的填写。当员工对这部分内容填写完毕、进行提交之后，则会根据企业所制定的业务流程将该报销权限上交给财务主管领导，并由主管领导对该项事务进行网上审批，而在其审批的过程中，也会受到企业相关预算的控制。之后，再由员工将该项事务的报销票据粘贴到企业统一的报销单上，将其投入到企业统一的财务票据箱中，并由票据管理工作人员定期开箱取出单据之后通过扫码器的使用对报销单上的条形码进行扫描，之后再通过扫描仪对相关报销单进行扫描，并保证员工之前填写的事务报销内容能够同报销单上描述的信息保持一致。在这一系列工作完成之后，则会将其传送到企业的财务共享服务中心之中，再由财务共享服务中心工作人员通过同单据的审核无误之后再联系银行完成最终的报销支付工作，并就此结束整个报销流程。在这个报销流程中，我们可以发现我们对整个报销工作准确性的约束都是以增加监控的方式完成的，不仅会增加人力的浪费，而且还会大大的提升我们的运行成本。而为了对这种情况进行转变、在对现有模式缺点进行弥补的同时提升企业报销工作的开展效率，我们则可以借助现今计算机网络技术的应用通过云计算技术在企业中开展云理念下的财务共享服务模式。

2 云理念下的财务共享服务

所谓“云”，可以说是从信息技术层面上对远程环境业务的一种描绘。从宽泛的意义上来讲，云计算就是通过互联网的应用为网络使用者提供不同项目的服务，具有按需获取资源、分布式无限虚拟计算以及自动故障迁移等一系列特征。

在实际应用过程中，云计算模式会将数量较多的计算资源通过虚拟化技术的应用组成独特的资源池，并将这部分资源以分布的方式在物理中进行储存。比如在某企业中，其用于财务处理的服务器可以设在A地点，但其这部分数据所具有的备份则会在处于B地点的操作中心对其进行实现。而在云计算资源池中，其所具有的所有数据以及资源都能够以共享的方式提供给所有用户，并在为用户提供服务的同时对其中的部分操作细节进行适当的隐藏，且在逻辑方面也以单一整体的方式向用户进行呈现。与此同时，云计算中心也能够依据不同用户对于相关计算资源所具有的使用需求、使用情况等等对相关计算资源进行自动的管理与分配，并以此较好的实现了计算能力高度弹性的优化与缩放使用，真正的实现了负载均衡。

而对于云计算模式中向用户提供的资源池方面，用户对其中所具有资源的取用也是较为轻松、自如的，无论是在资源释放方面还是资源扩展方面，用户通过互联网的使用根据自身的需求发出相关的指令就能够较为快速的完成既定目标。同时，云计算模式中所具有的智能管理系统也具有协同合作以及事件驱动等机制，能够较好的对规模较大的计算机集群进行自动化的管理，不仅能够在相关设备、数据出现异常情况之前对其进行自动迁移以及动态的调度工作，还能够对服务器上所有向用户提供的软件服务都实现自动部署、自动配置以及自动升级的功能，能够大大提升系统用户的应用便利性以及使用效率。通过这种方式，整个云计算中心就能够帮助我们实现具有自动化以及良好实时功能的即插即用式管理，且能够在系统运行的过程中在出现问题时也能够以自动的方式对数据进行迁移、对故障进行处理，并以此将故障出现对系统用户所产生的影响降至最低。

3 基于云理念的财务共享服务模式

3.1 总体思路和目标

积极运用信息化平台，构建区域费用报销共享机制，实现费用预算、申请和报销的全流程跟踪和管控，费用的自动支付和财务处理，费用的实时查询和分析，减少报销过程中人力资源投入，消除单据在流转过程中的安全隐患，提升企业集团费用报销业务工作效能。

3.2 费用报销共享中心应包含的主要职能

①通过费用报销共享服务中心管理模式，实现网上报销及审批的电子化处理。在该职能模块中，需要企业在原有信息服务系统的基础上强化云信息服务方面的建设，通过互联网、信息技术的应用在原有模块中加入更多的连接方式以及连接选项，并在其中加入费用报销的共享模块以及报销的内容上报模块，以帮助员工在开展报销工作时能够从中及时、迅速的查找到相关页面。同时，为了能够帮助员工在提交自己报销信息之后能够对整个报销事项进展的情况具有一定的掌握，也可以根据员工上报数据的序列号建立起报销模工作的查询模块，使员工在信息上报完毕之后能够根据自己的受理序列号对报销工作的受理情况进行及时的查询。而在这个查询过程中，除了最终财务工作人员的完成审核选项需要以人工的方式确定之外，其余的进展流程都可以通过系统的自动化功能对其实施并体现。

②通过与差旅预定系统、HRMIS、FMIS对接，实现费用报销自动化和标准化，防范和减少人为操作错误等风险。在该职能模块中，需要通过云系统同企业HRMIS、FMIS模块的良好对接保障整个报销工作在运行的过程中能够具有更为精确的效果，避免出现操作失误。

③通过信息化平台对费用预算的全面跟踪管理，实现从费用支出事前申请至支付的费用全生命周期管理，消除预算控制盲区。在该模块中，需要企业指派几名财务人员专门负责此项工作，对信息化平台运行的全过程进行实施的监督，以便在系统出现问题以及出现靠系统难以处理的情况时能够对其及时处理。

④通过与影像系统等其他系统高度集成，实现报账无纸化审核。

⑤通过与银企互联系统对接，完成集中支付管理，对付款进行申请和审批，并记录付款状态。信用卡是我们云财务共享系统的重要工具，这就使得银企之间的对接成为了我们此项工作开展的重点环节。通过银企之间的良好沟通，真正的将员工消费情况的推送、报销审核信息的推送以及银行支付情况的推送进行良好的整合，以此帮助银行、企业在信息交流无障碍、及时有效的基础上保障云服务的良好运行。

3.3 企业集团费用报销共享中心建设构想

按照企业集团业务现状和电厂区域分布状况，建议可采用两种模式进行费用报销共享中心建设：

①大集中式管理。即在集团总部建立涵盖企业集团的集中式费用报销中心，对企业集团各级核算主体进行集中式费用报销管理。如壳牌石油通过在格拉斯哥建立共享中心，实现对全球报销业务的集中式服务。可先建立企业集团基本建设与前期项目费用共享中心，运行相对成熟后实现运营单位的集中式管理。

②区域分布式集中管理或按照业务性质，建立管理与支持业务、基建业务、运营业务分别建立三个业务报销共享中心，实现不同业务的专业化管理。可以在企业集团内部建立总共享中心的基础上在集团的不同子公司区域如北部区域、东部区域以及南部区域等建立一定数量的区域性费用报销共享中心，以此实现区域内报销业务的集中式管理。而除了这种根据地域形式的区分之外，还可以按照业务性质，建立管理与支持业务、基建业务、运营业务这三个业务报销共享中心，实现不同业务的专业化管理。

3.4 基于云理念财务共享服务模式的运行流程

在我们对财务中心建设完毕之后，员工在需要报销费用时依然需要登录到企业财务系统之中，并根据所要报销的相关内容选择适当的报销模块，并根据其中所具有的要求对具体的报销金额以及报销事项进行填写。之后，这部分填写好的内容依然会根据企业之前所制定的流程将其运送到财务主管领导的手中，并由财务主管领导通过手机联网或者电脑连接网络的方式对其进行审批，且在这个过程中依然由企业的相关预算对其产生一种约束的作用。当这一系列工作完成之后，云模式下建设完毕的企业财务共享服务中心就会在报销工作开展之前同社会中的信用卡组织（MasterCard、银联、Visa等）达成协议，使员工不需要再对发生费用的票据进行粘贴，只需要在工作发生花销的过程中出现费用（差旅、伙食、物品购买等）时使用企业统一办理的信用卡进行消费即可，并在消费发生之后由信用卡组织云平台将企业员工所发生的公务消费详细情况传送到企业的数据中心云平台之中。而当这部分数据传送到企业总平台之后，则可以由企业的报销核对工作人员通过数据平台的应用对这部分员工所填写的报销内容、信息同信用卡公司传送来的相关消费信息进行全面、细致的比对，并验证两者是否保持一致。通过这种方式，则能够使企业的报销专项工作人员仅仅在对信息处理完毕之后点击审核，就能够使银行对员工支付报销款项了。而对于银行实际消费信息同员工填写信息经过核对为一致的项目而言，也可以通过企业的信息云平台直接将这部分信息传输到银行云平台，并由银行完成支付工作之后再将这部分支付信息传输到企业云平台之中。之后，企业的财务系统模块就会以自动的方式将这部分已经核对一致的报销信息编制到会计分录入账并根据银行提供的付款信息编制会计分录。通过这种方式，在企业发生报销费用时，企业的财务共享服务中心工作人员仅仅需要以人工的方式对经过核对发现不一致、存在问题的事项进行进一步的处理即可，而其它较为正常的报销项目都能够通过企业云平台的建立对相关数据信息进行实现。可以说，这种云平台方式的建立，不仅能够大大的减少企业报销流程中工作人员的参与比例、大大降低了报销工作完成的时间以及人工操作成本，还能够通过这种全电子化的方式减少了由于应用实际收据、发票等可能存在的安全风险。

从发展前景而言，由于我国目前集团公务卡的普及率低和刷卡信息替票对于现有原始凭证规定的冲击等原因，就使得这种运行模式更加适合应用在我国目前规模较大企业的海外子公司。同时，在这种不存在专用发票、仅仅具有简单普通收据的情况下，通过信用卡方式的应用也能够较好的避免了以往报销工作过程中可能出现的票据造价问题。而除了较大规模企业之外，我国的大中型企业目前也逐渐对这种报销财务的云模式共享服务进行了积极的研究与探索。