浅谈酒店采购内控制度的构建
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摘要：本文是围绕建立酒店采购内控制度的有关问题作初步探讨。文章定义了采购内控制度是为防止酒店经济效益在采购环节流失的控制手段的概念，举例广州中国大酒店实施采购内控制度取得的经济效益。文章的重点是通过六大点来详尽论述酒店如何建立采购内控制度的：(1)明确采购范围及质量标准。这是采购制度的基础。(2)确立以招标采购为主，非招标采购为副的采购方式。(3)严格把好进货渠道。选择合格的供应商。(4)健全采购机构，理顺相应的管理体制。(5)注意协调采购部门与其他部门的关系。(6)加强员工培训。提高业务素质。
关键词：酒店；采购；内部控制；招标；非招标
酒店的一个重要目标是寻求耗费支出与经济效益的最佳配比，力求以最小的投入赢得最大的回报，而实现这一目标的最好途径就是成本控制。原材料的价格是成本的重要组成部分，采购价格的高低直接影响到企业的生产成本，在合理的范围内降低购价是酒店控制成本一项主要的内容，也是降低成本增加竞争力的重要途径。采购内控制度规范了企业采购标准、操作程序、职责范围，体现了各司其职、各负其责、互相配合、交叉内控的管理精神，是防止酒店经济效益在采购环节流失的重要控制手段。
广州中国大酒店是其中最好的例子。中国大酒店是一家五星级酒店，从开业之初就实行严格的采购内控制度，致使企业经营到15年时营业收入超过五十亿，利润超过二十一，利润率达到40％，开业不到十年已经收回全部投资，中外双方分配利润近四亿。是广州地区经营效益较好的酒店之一。
一、明确采购范围及质量标准。这是采购制度的基础。
国际上通过的做法是按其性质将采购分为三大类：货物、工程和服务。货物是指各种物品，包括原材料、产品、设备、器具等；工程是指在地面上下新建、扩建、改造、修建、拆造、修缮或翻新构造物及其所属设备的行为和改造自然环境的行为，包括建造房屋、改造环境、交通设施等建筑项目；服务是指除货物和工程以外的任何采购，包括：专业服务、技术服务、咨询服务、维修、培训劳务等目前我国的企业对采购的国际分类认识很不足，对将工程列入采购范围有不同看法。然而，这样的分类是外国企业在运作多年后，积累经验总结出来的，应该有一定的科学性、实用性。而我国一贯将工程列入基建项目，与采购分开，没有实行公开招标的方式，也没有设立一定的制度来监管。所以间接造成一些干部在基建工程中犯错误，甚至触犯刑法。单从这一点看，将工程列入采购范围，维护了企业公平公开、公正的管理原则。对企业廉政建设有一定的促进作用。
确定好了采购内容后，就要根据采购的具体内容制定采购的规格标准。俗语说的好“无规矩不成方圆”，将采购内容的质量标准定好，使采购、收货的行为有章可循，有法可依，杜绝采购程序执行构成中人为、感情等因素的干扰，因此采购标准是采购内控程序实施的基础，又是重要的控制技术。因为标准有如此重要的作用，所以企业在制定的过程中一定要尽可能地收集详细资料，深入到使用部门调查，听取专业技术人员的意见，将采购的质量规格标准定的准确、科学，采购标准一般由表格形式来表示。如下表：
表里的内容要求文字简练、数字精确，实操性强。
二、确立以招标采购为主，非招标采购为副的采购方式企业采购的凡是可分为两大类：即招收采购和非招标采购。招标采购是指通过招标的方式，邀请所有潜在的供应商参加投标，采购企业通过某种事先确定并公布的标准，从所有的投标中选出中标供应商，并与之签订合同的一种采购形式。招标性采购又可分为竞争性招标采购和限制性招标采购。竞争性招标采购是采购企业公开招标公告，邀请所有符合要求的供应商参加投标的一种招标方式。限制性招标采购是指企业不刊登招标公告而直接邀请部分供应商参加投标的一种方式，适用于招标方式的采购范围包括：工程项目、大批量货品、长期订货、大型机械、固定资产。竞争性招标采购过程应由招标、投标、开标、评标决标及合同授予等阶段组成。
非招标采购是指招标以外的采购方式，主要适用于采购项目有时间限制、采购来源单一等采购项目。非招标性采购的主要方式有：询价采购、竞争性探案采购、单一来源采购，及对采购金额在一定数额下的批量采购和小额采购。询价采购，也成货比三家。即企业要向供应商(通常不少于三家)发出询价单，让其报价，而后在报价的基础上进行比较确定中标供应商的一种采购方式；单一来源采购即指没有竞争的采购，是指达到竞争性招标采购的金额标准，但所采购产品的来源渠道单一或属专利、首次制造、合同追加、后续维修扩充等特特殊情况的采购；竞争性谈判采购是指在紧急情况下，或由于所采购货物、工程的技术特点、服务性的需要，企业通过与多位供应商判确定最优供应商的一种采购方式。此外，对小额物品或零散物品也可采用批量采购或小额采购方式。
确定采购招标采购与非招标采购的重要标准是采购金额，一般来说，达到一定金额以上的采购项目，采用招标性采购方式；达不到一定金额或有特殊要求的采购采用非招标性采购。从我国目前的采购时间看，应采用以竞争性招标采购方式为主。其他采购方式相配合的采购方式。
三、严格把好进货渠道，选择合格的供应商
供应商是指在中国境内外注册的企业、公司及其提供工程、货物、服务的自让人和法人。企业的任何采购都必须从合格的供应商出获得。
按国际惯例，合格的供应商应具备以下条件：
1、具有履行采购合同所需要的专业和技术资格、专业和技术能力、设备和其他物质设施，财力资源、管理能力和经验、可靠的声誉及相应的人员。
2、具有设立采购合同的法定权利。
3、未处于无清算能力、财产被接管、破产或停产状态，其事务目前由法院或司法人员管理，其业务活动未中断，而且也未因为上述任何情况而称为法律诉讼的主体。
4、在采购过程中开始前三年内，未发现有违反国家税收法规及其他经济法规的违反行为。
5、在采购过程中开始的五年内，其主要负责人或主要职员未有与其职业相关的刑事犯罪或与假设、虚报资格骗取采购合同相关的刑事犯罪，也未受政纪、党纪处分。
6、认真履行企业的采购政策。如在采购过程中，企业发现供应商在实质性方面提供失实的虚假材料时，应取消其供应商资格，并给予处罚。
由于恰当地选择供应商是采购成功的关键，当确认了合格的供应商后，在做选择时必须谨慎过细地考虑以下几点：
1、经济实力。为了确保企业经营顺利经营顺利进行，货物的提供须保持质量、数量和如期送货的持续性能，这就需要有供应商的经济实力作保证。详细地收集其他买主及供应商的资料有助于判断预想的供应商的财政实力是否因信贷管理不善而造成供货的困难。
2、地点。为保证质量和数量供应的稳定性，考虑到税务、运输、保险和其他有关的附加费用及将来物品的补充有连续供应的能力等问题，在选择供应商时，宁愿选择本地而不选远距离
和国外供应商，但本地没有货源的除外。
3、价格。在质量、送货程序和其他方面与经营需要相吻合的情况下，竞争报价中最低价格的供应商将被选取。
4、保修技术能力。对于日后有保修技术要求或保修服务的产品的采购，供应商的技术能力续杯认真考虑。
在充分考虑到以上基点后，选取合适的供应商，再与其洽谈价格。
四、健全采购机构，理顺相应的管理体制
要全面推行企业的采购内控制度，必须建立健全的企业采购机构，并理顺管理体制，
初步设想，可建立层次分明、责任明晰的企业采购运行机制。
第一层是行政管理层，由总经理或分管的副总经理负责领导，其成员由财务、采购部和各主要的使用部门主管组成，分管的副总经理行政管理小组会议，讨论、研究、协调、处使用、采购、付款、仓储遇到达到问题。检查、监督各部门、各级管理人员履新操作守则和采购、验收标准。
第二层是财务部门。借鉴国外经验并结合我国企业的实际情况，应将财务部作为企业采购管理、监督部门，与其职责范围相衔接。其职责范围主要是协助分管领导严格监督采购、收货、仓储、使用等部门履行职责：每一项货物的采购，关联成本、费用与利润，必须随时统筹控制：必须集齐、核实采购申请、采购订单，收货记录、发票及其必须附有的凭证，然后按程序核实后才上报审批付款；收货、仓储、付款、结算必须按程序签核，独立核算操作，各负其责，供应商只能与采购部联络，不得随意进入财务操作部门。
第三层是采购实操部门，包括采购部门和采购使用部门，这两个部门密切相关。
采购品使用部门的职责是：根据市场的需求定期制定详尽的购货清单，包括品种的名称、产地、规格、数量、质量要求以及具体的使用部门，要货时间、送货地点等；定期振人到市场了解所需物品的供应商情和价格，以利于检查对照采购单价和成控制本费用，达到最好效益；检查监督参与验货人员严格履行职责，经常轮换验收岗位人员。
采购部的职责是，搜集积累各种货品供应商的资料，定期综合分析供货商的职业道德、服务水平、诚信、实力与声誉等，不断择优录取投标供货商；采购批量货物和常年用品必须严格执行招标、投标货比三家，达致公平、公道择有选定供货商，按程序核签审定采购单；检查监督参与验货人员履行职责，发现问题，及时处理。
企业高级行政人员、管理人员、岗位操作人员必须履行职责，实行层级管理，一级管一级，各岗位只向直属上一级主管负责。非直属主管和不同部门，不能互相干扰。高级行政人员和各大部门主管不能直接参与指挥部、干预操作人员履行职责。
为维持企业采购、供货的正常秩序，遵守公平、公开、公道的采购原则，企业所属各部门、各层级行政管理人员、各岗位操作人员，不得自定供货商供货。与实际操作人员、部门主管、高级行政人员有亲属关系的供货商实行回避制，如发现应终止其合约。
五、注意协调采购部门与其他部门的关系
由于企业的采购制度涉及到经济利益，难免遇到来自各方面的阻力。因此，企业要实现行规化的采购内控制度，有待于各部门之间的协调和配合，从业务分工看，总经理室、财务部、采购部、收货部、购买部门都涉及到采购业务。所以，要做好企业的采购工作，就需要这些部门的协调配合。另外，对于商品购买部门来说，由于实行招标、投标、货比三家等具体做法以及预算编制、财务会计的处理方式，因此，需做好宣传解释工作，让他们理解实行采购内控制度，只是为更好地管理资金、控制成本，而不会改变购买商品的品种选择权，降低商品的技术标准和数量。由于实行企业采购内控制度，保证了经济效益和社会效益的统一，取得了价格与质量的最佳性价比，商品购买部门是最大的受益者，特别是实行独立核算部门。
对于财务部来说，由于企业采购内控制度的运作涉及到预算安排、支出管理等方面的财务业务，因此也需要财务部各方面的协调。如应付帐组，月底把所有已完成的支付凭证及时输入电脑待总账出报表，对其所属汇集科目进行分析调整找出其应付未付的原因，并加以说明，使采购运作更畅顺。
六、加强员工培训。提高业务素质
采购是一项复杂的工作，招标、投标是一种专业性较强的管理方式，因此，要求从事采购的工作人员既要有扎实的专业知识，又要有很强的业务操作能力。为使企业采购工作能顺利开展，就能加强对采购管理人员的培训使其提高素质，胜任工作。
随着科技的进步，电脑网络的广泛应用，采购人员要加强电脑技术的培训，以配合企业监控、计量、运作等设施的应用，切实加强和运用电脑管理。由于收货监控、资料操作全面电脑化，电脑库存资料需要严格保密，应加强从业人员保密守则的培训，严格要求有关人员不能将企业未公开的采购资料及相关的采购政策外泄。
企业的人力资源部门负责有关的培训，尽可能的招聘良好素质的采购人员，以配合各部门定期实施采购、收货、仓储岗位人员在其部门内部的正常轮岗。