职场即时通讯工具,天堂或地狱
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如果在职场通讯的“乱世”打劫陌生人，收获绝对不少：什么QQ、MSN、邮箱、微博、开心网、飞信、微信、陌陌……一系列的通讯工具让人眼花缭乱。有人不由得对此提出质疑：这些通讯工具真的能提高职场效率吗？
尽管每天都享受各种即时通讯带来的便利，但是职场人士也不得不承认，常常有“不速之客”打断自己伏案工作的思路，当有三百封邮件正等你回复的时候，手机的短信铃声在不停地召唤，而电脑屏幕下方某个客户或者朋友的光辉头像在热情地闪烁，你顷刻变成了一只没头的苍蝇。
现在通讯方法这么多，不守规矩的同事和没头没脑的客户很容易招人烦，但是否你自己也会沦陷于职场通讯工具的乱象之中呢？
如何混合使用多种通讯工具？
No：纠缠者的穷追不舍
职场人士每天都要迫不得已处理太多电邮或其它需要关注的信息，而某个同事却偏偏喜欢在一小时内用电邮、短信和即时信息问你同样的问题或者事情，他会把他发送的90%的信息都标记为紧急，让你的大脑时常处于一种紧张的状态，而实际情况却是，他从来没有意识到他认为紧急的问题，可能在别人看来并不那么紧急。他在第一封电邮里没能把事情说清，必须要再发3封邮件或者通过其它几种通信工具才能完整表达他要传递的意思，占用你无数时间，遇上这样一个穷追猛打的讨厌鬼，真是一件让人抓狂的事情。
Do：做一个聪明的通讯者
一个聪明的通讯者可以在72小时内尝试3种不同的通讯方式来催促事情的进展，超过这个限度，你就是一个让人感到纠缠不休的人，首先要全面地想一想是否事情真的紧急。如果紧急，可以先对话，然后再用电邮来总结大家的讨论。分批处理电邮。使用要点和主题来厘清信息，在发送之前审读电邮，保持内容简短，他人才不至于遗漏一些信息。
No：伪装者的狡兔三窟
当你希望联系某个人时，你常常搞不清楚该用哪种有效的通讯工具，也许你从电邮开始找他，他可能会改用即时信息，最后又以短信结束。转换一次通讯方式还能让人接受，比如在出差途中，条件有限，或者说在离开办公室没法查电邮时，可以发送紧急短信。但毫无必要换来换去，只会让人迷惑，难以捉摸被联系者对一件事情的全部意见。
Do：沟通方式始终如
除了紧急情况，都坚持用同一个联系方式。为了达成沟通的一致，可以先直接了当地询问对方联系偏好和方式。作为一个工作团队，也可以制定一些通讯协定，比如设定即时信息的状态：有空、没空、暂时离开。通过简单的通讯约定来帮助团队提升工作效率和满意度。比如，团队可以约定在晚上6点之后避免发送和回复电邮，或者每天安排一段不受打扰的工作时间，这样能提高工作效率。
智能手机（电话和短信）
No：有了手机。别人不重要
每次会议甚至午餐，你的电话都要摆在桌上，你就是没法停下来，不去捣鼓它。甚至别人在讲话时都要查信回信。不管有意还是无意，智能手机狂传递的信息就是：别人在你这里没有优先地位，某些更重要的人或事随时可能找到你。马修·普罗曼是商业社交网络公司全国职业女性协会的创始人，他说：“如果电话放在桌上，你的注意力在哪里就不言而喻了。”
Do：放开那只智能手机
如果你总是不由自主地想要去查看手机的话，那么就把它放在你看不见的地方，这样你就不会受它诱惑。除非你正在等一通紧急的电话，不然的话别让手机影响你与他人面对面的交流。
另外，别买功能太多的奢华型智能手机，别狂热下载APP。没事就乱发广告的App只会分散你的注意力。事实上，大部分人通常都只会用到5-10个App。
电邮
No：滥用邮箱无罪
电邮一创造出来，就有人开始滥用抄送栏，于是全世界的收件箱都开始堵塞。
如果发送给不必要的人，你就会收到不必要的回复，形成滚雪球的效应。此外，有人会对过度广泛的发送有意见。比如，你不必要地抄送给上司，无意中就传达了不信任同事的信息。另外，有人喜欢发送与工作无关的电子邮件：笑话、问候卡、滑稽照片、调查等等，增加他人烦恼。
Do：定期清理有益
一方面，防止电邮滥发的最好方法就是审慎地发送。仔细想一想这封电邮是给谁的，就能减少电邮的数量。
另一方面，需要自我清理邮箱，通过删除、回复和归档三个步骤处理未读邮件，让邮箱里的未读邮件数归零，然后为邮件划分先后顺序，尽量用最短的时间回复次要邮件，为处理重要邮件留出足够的时间。在处理重要邮件时，可以通过打电话或者联系面谈等更加直接的方式，来与对方讨论邮件中的内容。