新形势下高校对外接待工作优化浅探

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［摘 要］ 高校对外接待工作是高校行政事务的重要组成部分，在新形势下，高校接待工作必须坚持遵纪与时效、对口对等、以人为本、节俭高效等原则，只有不断加强接待人员素质建设，更新工作理念，协调整体运作，规范操作，并且在接待工作中具有追求卓越，不断创新的思想，才能提升高校对外接待工作服务层次。

［关键词］ 高校； 接待工作； 优化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 081

［中图分类号］ G647 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0128- 02

１ 引 言

当前，随着我国高等教育的发展，高校对外交流的日益增多，高校与上级教育主管部门、政府部门、兄弟院校、科研机构等外部单位的联系与来往日趋频繁，给高校接待工作部门人员提出了新的要求。在新形势下，如何做好对外接待工作，业已成为高校接待部门研究的一项课题。

高校对外接待工作，是指对来校从事考察调研、出席会议、检查指导、学习交流等公务活动的专家或领导的接待与服务工作。近年来，随着高校的繁荣发展，高校对外接待工作的任务更加繁重。为学校中心工作与改革发展大局服务，是高校对外接待工作的指导思想。

高校对外接待工作联系内外，起到沟通上下的纽带与桥梁作用；有利于提高学校知名度、增强公众的认同感；可以展示高校管理水平以及工作形象，起着“窗口”“门面”作用；有利于推动高校教学、科研和社会服务等工作的发展。高校对外接待工作是高校行政事务的一个重要组成部分。

在具体工作中，高校对外接待工作看起来都是一些小事，工作十分琐碎，但这些小事，办好了是小事，办坏了就误事。特别在承接重要的接待任务时，一旦疏忽大意把事情搞砸，就会影响大局。

事实上，从学习的角度来看，高校对外接待工作给主客双方提供了相互交流的机会，为大家创造了一个学习平台。对于具体负责接待工作的人员也是一种学习的机会。应营造和谐融洽的气氛，只有这样，才能在完成接待工作任务的同时，积极地推动双方的各项工作向前发展。

３．１ 遵纪与时效原则

在接待工作中，始终要根据党和国家的政策法规及本校相关的规定办事，依照相关纪律制度安排接待。时效性是接待人员重要的接待准则。时效性原则是指接待人员要有较强的超前意识与时间观念，将活动日程提前告知来宾，自己提前做好相关的准备工作。在重要的接待任务中，必须周密计划，精心做到准确无误，以免产生不好的影响。

３．２ 对口对等原则

对来访者，实行对口对等的接待原则。根据来访者的级别与身份，安排相应的领导、人员进行接待；也可根据来访人员所在单位类别、性质及来访的内容，安排学校相关的主管领导或职能部门人员接待。接待任务的计划，根据接待工作的实际需要进行策划与安排，对与工作无关的事情或人员，必须给予明确拒绝，以免对工作造成不必要的影响。

３．３ 以人为本原则

坚持以人为本的原则是当前高校行政管理工作的基础，特别在接待公务中，更要始终坚持以人为本，以情感人，用心接待。尽心尽责地做好接待工作中的每一个环节，丰富接待内涵，把人性化管理理念融入高校对外接待活动中。

３．４ 节俭高效的原则

高校接待工作必须做到厉行节约、精简高效。接待中各个环节的经费开支与人员使用等，都要根据实际情况进行安排。如何提高效能，杜绝浪费，以优质、快捷的服务树立高校行政工作的一种公众形象，是高校接待部门当前必须给予关注、考虑的问题。

３．５ 友好礼貌原则

在对外接待活动中，讲究礼节与礼仪也是接待人员不应忽视的。一是衣着得体；二是言语亲切，认真、诚恳地回答宾客提出的问题，讲话分寸把握适当，态度友好，举止有礼；三是尊重来客的文化风俗习惯，以真诚、朴实的态度对待来访宾客。

４ 积极探索新形势下高校对外接待工作的优化措施

４．１ 优化接待人员素质，发扬协作精神

吃苦耐劳、敬业实干，这是做好接待工作所要具备的基本条件，要做好高校对外接待工作，必须进一步提高接待人员的整体素质，抓好队伍建设，优化工作作风。一是要培养物我两忘、宠辱不惊的品质。二是要有敬业、奉献精神，热爱高校对外接待工作。三是发扬团结协作的精神，同心同德。

４．２ 更新理念，提升服务层次

对接待工作的认识，不能只停留于简单的迎来送往与食宿安排的层次上，在新形势下，负责高校对外接待的人员，应认识到此项工作是学校行政事务的一个重要组成部分，接待人员的形象，接待工作的效果，都代表着学校的整体形象。为此，我们必须认真强化接待人员的责任意识和优质服务意识。接待部门只有把接待任务当作一项政治任务去完成，才能高质量地完成每一次接待任务，为学校树立很好的公众形象。

４．３ 部门协作，高效运作

为了使高校对外接待工作运转有序、整体联动、步调一致，必须建立由以学校主要负责接待工作的部门（办公室）牵头，各职能部门、教学单位及有关人员、专家学者等协同的机制。学校办公室要积极整合接待资源，强化组织协调，充分利用学校各种接待服务设施。周密组织，精心策划，按照管理规范化、服务程序化、队伍专业化的标准，有效实施。学校其他相关部门，要重视自身优势的有效发挥，做到积极、主动，从学校大局出发，以服务学校的中心工作为己任，密切配合，各司其职，使接待工作与科学研究、学术交流与人才培养等方面的工作互相促进、互为补充，使学校办学效益最大化。

４．４ 机动灵活，紧张有序

在实际接待中，我们往往会出现这样的情况：接待方案事先是制订好的，但由于在实际接待工作中，会有意想不到的事情发生，例如来宾抵达时间推迟、人数有变化、参观路线变化等，这些事情的发生存在突发性，要求接待人员要在短时间内做出正确的判断，采取有效的措施，确保顺利完成接待工作。所以，接待人员应头脑灵活，随机应变，遇到情况有变化时，一是必须及时请示，及时协调，迅速调整接待方案，尽快通知参与接待的有关人员和部门。二是要准确掌握情况，并根据变化及时果断处理，要冷静沉着，切忌惊慌急躁。三是要保证迅速落实各项应对措施，做到忙而不乱。

４．５ 营造氛围，彰显学校特色

在对外接待工作中，高校要充分重视彰显自身的个性，突出自身的各种服务功能，例如科学研究、高校人才培养和社会服务等功能。在考察线路安排上，注重营造一种校园氛围，例如科研现场的安排，学术活动的场地等。在布置工作时，注重增加各种接待工作的相应含量，体现高校科研、教学中心工作的地位。此外，高校是聚集人才的地方，在安排接待工作时，要注重发挥专家学者的名人效应，根据接待任务的需要，选择相关的知名专家教授，邀请他们参加接待中的环节，一定会收到意想不到的效果，这样，既起到提高学校社会地位及声誉的作用，也有利于社会公众认同感的增强。

４．６ 规范操作，周到细致

细节决定成败。我们知道，接待工作是一项于细微之处见真情的工作，为此，接待人员一是要做好接待前的准备工作，对于接待工作的每一个细节，都要制订出详细周密的方案，包括参加接待的人员、客人的住宿与餐饮、参观考察的路线等，都需要在事前确定好。每一个环节、细节都要有充分的准备，都要有周全的考虑。二是要坚持一丝不苟、精益求精的原则，特别在接待的过程中，要按照制订的方案进行，使接待工作有序运作，减少工作细节的疏漏。为了使接待工作做得更全面周密，必要的时候，可以制作一份工作明细表。三是为确保工作进程的有序性、稳定性与连续性，尽量安排时间，对接待工作中的各要素进行全面清点。四是接待任务完成后要认真及时地进行总结，查找工作中存在的欠缺，并拟订整改方案与措施，力求做到精益求精，提高对外接待服务质量。

４．７ 追求卓越，不断创新

接待工作要求接待人员具备一种追求卓越的执著精神，不断创新，与时俱进，并积极探索能够更好地反映学校文化特色与精神的接待方式。在新形势下，接待人员只有结合学校实际，积极创新接待工作的方法，才能不断推动接待工作向前发展。有些高校在接待工作中，以人性化的服务认真完成每次接待任务，例如，接待人员向来宾发放包含学校概况、天气预报、日程及食宿安排等内容的温馨提示卡，或在工作中佩戴有接待人员姓名、照片、职务的工作牌，展示良好的对外形象，给高校接待工作赋予鲜明的时代特色。

５ 结 语

总之，高校对外接待人员只有从高校实际出发，不断研究和探索做好接待工作的新方法、新途径，丰富内涵，开拓思路，才能推动对外接待工作不断创新，才能让接待工作在高校发展中发挥更大作用。优质高效的对外接待工作，既可以展现学校的良好形象，给来宾留下美好而深刻的印象，又可以为学校赢得良好声誉，有助于学校获得社会公众的信任和支持，提高学校在同行中的竞争力。

主要参考文献

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