浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策
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摘要：文书档案管理，是衡量企业档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低，直接关系着档案资料的质量及其完整性。本文就我国企业文书档案管理中存在的问题进行详细分析，就这些问题，提出自己的解决对策。
关键词：企业；文书档案管理；问题；对策
文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企业、事业单位档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。
一、我国企业文书档案管理现状
1、对企业档案管理工作认识不充分
就目前我国的发展状况而言，在文书档案的管理方面还存在着许多问题，在开展文书档案管理工作的时候必须要先具备一个清醒的认识。文书档案的管理虽然不能给企业带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要作用。很多企业没有明确这一点，忽视企业的文书档案管理工作的重要性，极大的制约了企业管理制度的有效实施，也阻碍了企业的发展。第一，企业领导者在这方面不够重视，总是要求企业效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视企业的长远发展，对企业文书档案管理工作投入不够，认为是一个没有多大用处的职位，简单的以为就是保存好文件就是该工作的内容，没有制定正规的制度来规范和约束，也没有对该工作的管理有过长远计划。第二，企业员工在这方面也不够重视，员工也是单纯的认为企业文书管理这一工作是个冷门，工作没有技术含量，也没有绩效可言，工作不上心、没有积极性，大多都是采取敷衍的态度，工作质量低、工作效率低，还很容易出现管理失误。这种消极的工作状态，不利于企业的成长，也影响着自身的发展。
2、文书、档案链接混乱
文书档案管理工作中，文书和档案是两个不同的工作项目，他们相互连接又相互区别，在一定程度上相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。也正是因为这个原因，他们互相又制约影响着，所以两个工作的链接顺利是两个工作能够有效完成的重要保障，具有重大意义。但是，就目前中国企业文书管理工作现状而言，在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文书和档案的衔接不当是这些问题中最主要的部分，由于文书工作的不准确、不规范，经常导致档案管理工作混乱，影响文书管理工作的正常运行，同时也降低了文书档案管理工作的效率，对档案的质量也会造成影响。
3、员工质量不高
由于我国对文书档案管理工作一直都不够重视，所以聘请的相关人员也大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前很多也都没有经过专业的工作培训，在档案管理、档案分类的认识上都比较模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业素养，工作质量和工作效率得不到保障。而且自开展现代化建设以来，随着科技的不断进步，社会的不断发展，信息化的不断普及，要求企业掌握的有效信息也越来越多，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向迈进，这就要求文书档案的管理者在具备专业的文书档案管理知识、数量的工作技巧以外，还要懂得对计算机的运用。
二、提高文案管理水平的方法
企业领导对企业文书档案管理水平的重视程度，对企业文书档案管理水平的高低有直接的影响。只有在企业领导在意识到企业文书档案管理工作的重要性的情况下，对其加以重视，提高其管理水平，才能使企业文书档案管理有效的进行。只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等的投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。
1、加强部门间协作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”（嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
2、认真理顺文书工作与文书档案管理工作
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。
3、做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作
文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门。因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。
4、实现文书档案管理数字化
目前，在部分企业，计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理。通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。
结束语
在文书档案的工作开展过程中，要把握企业的发展方向，明确档案的主题，让档案发挥出为企业发展战略服务的作用，尝试从不同角度考虑档案管理工作，使档案更好地为全局服务。总之，只有在不断完善企业管理机制的基础上，做好企业文书档案管理这一基础性的工作，才能为企业的发展做出更大的贡献。
参考文献
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