高效率办公手把手(九)

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您每天的工作是不是都要用到Microsoft office，诸如Word、EXcel、PowerPoint、outlook等，那么您在使用Office的时候是不是遇到过很多难题，在这个提倡高效率办公的时代，你是不是还花去很多的时间“复制，粘贴”呢?是不是总是在重复着某一个操作?在本栏目中，我将跟大家一起来探讨如何更好地利用Office来提高我们的工作效率。

您遇到过这样的困扰吗?

在工作中我们经常要绘制图表，不同的软件都有绘制图表的功能，那么我们该如何帮使用者更好地绘制图表呢?

接下来的内容将帮助您了解：

使用Office不同软件如何去绘制图表。

一、为什么要使用图表?

在日常的工作和学习中，我们经常会得到很多信息，在对这些信息进行处理的时候，大部分人都会想到去用表格，然而，表格数据所表达的信息常常显得枯燥乏味，不易理解，如果制成图表，则能一目了然。让我们来看下面这个例子，这是一家销售公司在1996年至1998年小米的地区销售情况的年终报告，从这个例子我们就能很清晰地看到，用表格表达信息和用图表，表达信息哪个更加好。

从上面的例子中我们就能看出来。使用图表在很多时候能起到意想不到的作用，它能把复杂的问题简单化，让我们一目了然地得到我们想要的信息。

二、使用不同的Office组件来制作图表

当公司又有新的员工加入以后，对方首先要问的便是“您的老板是谁?您老板的老板又是谁?您的团队中还有哪些人?”。对下这些问题，您可以一一作答，但使用图表不是更直观吗?此时，您需要的就是一张组织结构图。那么，下面我们将会教大家如何使用office里word和Visio制作组织结构图。

制作组织结构图――用Word制作

1、打开word2003新建一个文档，在新的文档里单击“插入”―“图片”―“组织结构图”。

2、单击进入“组织结构图”以后，就会出现一个基本结构图，同时也会出现一个“组织结构图”工具条。

3、在图1上面的框图里单击添加文本“总经理”，接下来选中最上面框图，按“组织结构图”工具条上的“插入形状”旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选“助理”选项。添加“经理助理”框图。

注意：在删除框图时，系统会智能地删除对应的连接线

4、再选中下面框图中其中一个单击右键，选择“下属”选项，增加一个“下属”框图，选中这个“下属”框图，单击右键，在随后弹出的菜单中，选择“同事”选项，增加若干个“同事”框图。

注意：单击鼠标右键框和按“插入形状”旁的下拉按钮均能达到同样的添加目的。

5、在下面的框图里单击就可以添加文字了，在图7所示的图里，依次填入“副经理”，下属里面填“生产部”、“物流部”、“品管部”。写好以后，参照前两步的操作完成整张组织结构图，并且输入相应的文字，并设置好字体、字号、字符颜色等。如图8

注意：如果框图中的字体格式相同，可以先设置好一个，然后用格式刷去复制。另外如果你对“组织结构图”的格式不满意，可以这样调整：选中最上面一个框图(也可以是下面某一个框图)，按“组织结构图”工具条上的“版式”旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选中一种版式(如“右悬挂”)，版式即刻被调整。

6、如果你对制作出来的组织结构图的外观不够满意的话，可以在“组织结构图”工具条上单击保存按钮，弹出一个“组织结构图样式图库”，在这个图库里就可以选在你所想要得样式(在右边的区域内可以预览你所选择的效果)来美化所做的组织结构图。

7、选定一种样式(这里选的是：斜面渐变)然后单击“确定”即可。

制作组织结构图用Visio制作

1、打开Visio2003，在“选择绘图类型”的类型列表里选择“组织结构图”，在右边的模板中单击“组织结构图”。或者单击“文件”菜单，依次指向“新建”、“组织结构图”，然后单击“组织结构图”。

2、单击进入“组织结构图”以后，从左边的“组织结构图形状”中，将“总经理”拖放到绘图页上。双击“总经理”形状，把职务和姓名填入进去。

注意：如果要在形状里面还加入姓名的话，可以先填完职位然后按Enter键，或者在形状以外的任何地方单击。

3、从“组织结构图形状”上，将“经理”形状直接拖到“总经理”形状上，建立一个隶属关系。然后将“助理”也拖放到“总经理”形状上，将姓名和职位添加到该形状上。重复上述步骤，直到添加了所有要添加的经理为止。

注意：在Visio中网络线是以固定间隔出现于绘图页上的水平线条和垂直线条，它能帮助我们在绘图时准确的定位，它们在打印时不显示。

4、从“组织结构图形状”上，将“职位”形状直接拖到“经理”形状上，建立一个隶属关系。重复上述步骤，直到添加了所有要添加的职位为止。

注意：如果在做图的时候要一次添加多个相同形状的时候，可以使用“多个形状”或“三个职位”形状进行添加。

5、在Visio中也可以更改整个或者部分结构图的布局，选择您希望重排的那部分组织结构图中的最高层上的形状，然后在“组织结构图”工具栏上，选择你所想要排列的方式，“水平布局”、“垂直布局”和“并排”。

注意：更改隶属关系可能会影响组织结构图的外观。您可以随时单击“组织结构图”工具栏上的“重新布局”按钮，在保留您的布局选择的情况下查看可能的最佳布局。

6、如果需要的话你也可以对“组织结构图”的外观进行美化，在“组织结构图形状”中选择“背景”和“边框和标题”，给你所设计的组织结构图进行美化。

7、Visio里还可以给组织结构图添加标题，从“组织结构图形状”中，将“名称/日期”形状拖到绘图页上。双击该形状，选取文本“公司名称”，然后键入您正在绘制其结构图的组织的名称。

日期文本会自动显示当前日期、月份和年份。这样用visio制作出来的组织结构图就完成了。

制作招聘流程图――用PowerPoint制作

企业中规定有各种各样的工作流程，例如招聘流程、面试流程、销售流程、报销流程等。用语言描述这些流程不仅枯燥，而且不够直观。利用图形制作流程图，能简洁明了地解释清楚各种流程的步骤。

上面介绍了如何用Word以及Visio来制作组织机构图，接下来再来教大家如何制作行政部门经常要用到的招聘流程图，跟上面介绍的方法相同，招聘流程图同样也可以用Word和Visio制作出来，这里就不作详细介绍了，可以参照上面组织结构 图的方法去做。在这里要介绍的是如何用PowerPoint来制作招聘流程图。

1、打开PowerPoint2003，新建空白的演示文稿，并从“任务窗格”中选择“幻灯片版式”为“只有标题”。

注意：在PowerPoint中绘制流程图之前，最好是先在纸上画一个流程图的草图

2、如果制作出来的草图比较长的话，可调整幻灯片的页面方向，以便容纳较长的内容，从“文件”菜单选择“页面设置”命令。显示“页面设置”对话框，选择幻灯片方向为“纵向”。

3、在幻灯片的标题文本占位符中输入标题文字“招聘流程”，并设置字体和字号，改变占位符的大小，移动到幻灯片的顶部。

4、在绘图工具栏中，单击“矩形”按钮，在幻灯片中画出矩形，并在所画的矩形上单击鼠标右键，选择“添加文本”命令，输入“公司空缺职位”，如果矩形的大小不合适，可以将鼠标指针移动到矩形边线的圆形控点上，进行调整。

5、在“绘图”工具栏中，单击“自选图形”按钮，选择“基本形状”中的“菱形”，然后在幻灯片中将菱形画出来，并在所画的菱形上单击鼠标右键“添加文本”，在这里无需调整它们对齐，在下面的步骤中将会使用到快速的调整方法使他们对齐。

6、在“绘图”工具栏中，单击“自选图形”按钮，并选择“连接符”中的“直线箭头连接符”。当鼠标指针移动到矩形上时，矩形四周自动显示4个可用连接点的位置，在下部的连接点上单击，即指定了连接起点，将指针移动到被连接的菱形上，显示菱形上可用连接点的位置，在顶部连接点单击，即制定了连接终点，并画出了直线箭头连接符。

注意：使用直线箭头连接符的好处是，当被连接对象移动位置时，连接符会自动改变跟着被连接对象的移动而移动。如果采用“绘图”工具栏的“箭头”也能连接对象，但是不会在对象四周显示可用连接位置，因此确定连接起点和终点时会比较困难。此外，如果被连接的对象地动位置，箭头会保持原状，不随之改变。

7、用上述同样的方法继续绘制，并用连接符连接，暂时不用绘制其他图形。

8、要快速的调整多个对象是他们对齐或分布，先要按住鼠标左键并拖动，使框选范围包含所有图形对象，放开鼠标左形将显示选中状态，此时，单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，选择“对齐或分布”中的“水平居中”按钮，所有图形按照相互之间的位置居中。

9、再次选中所有图形对象，并在“绘图”工具栏单击“绘图”按钮，选择“对齐或分布”中的“纵向分布”，所有图形对象参照顶端和底端图形的位置均匀分布在垂直方向。这样重复上述操作，直到流程图完成为止。同时也可反复使用步骤8和9中的方法使流程图自动对齐或分布。