煤炭码头信息的利用性

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作者：王瑞 蒋忠荣

1前言

现代化的港口企业需要现代化的信息管理。一个信息化的港口企业需要建立适合现代港口企业发展的安全可靠的商务结算信息系统，充分利用计算机信息网络，促进港口企业内部信息交流，实现港口信息数据流动的电子化、无纸化、网络化、资源化，为实现本类型港口企业信息化提供一个标准化的软件和网络平台。但是目前一些港口企业的信息化程度尚不能满足业务发展的要求，各种主要的业务基本停留在单机、局部纸笔办公的应用层面上，设备配置不全、未形成系统、人为因素多、信息处理效率不高。港口商务结算管理系统需要硬件和软件的共同支持。在硬件方面，要根据目前煤炭码头部门分配情况，进行必要的网络设计和建设。企业网络是整个企业信息化的基础，必须完全实现港口企业的网络化，才能实现企业信息化管理。在软件方面，首先要做到各部门基础数据的共享和各部门基础数据的准确输人。港口的煤炭帐务管理主要有煤炭到发存的帐务处理、制单结算、应收款处理、统计报表等内容。

2业务特点

煤炭码头商务结算是港口企业的办公业务的一个重要环节，港口企业的办公业务主要具有以下特点:l)业务较稳定港口企业的管理体制、职能划分和管理对象比较规范，整个办公系统的业务比较稳定。2))信息量较大，分布广泛商务结算系统涉及港口企业的各个部门，信息的数量大、内容多，数据的共享性强。同时，信息的发生地点不同，用途有差异，广泛地分布在各主要业务部门。3)信息类别多样由于各主要业务部门管理对象的多样性，要求管理对象的信息各不相同，因而实施管理的过程复杂。4)信息安全性要求高由于商务系统涉及到企业的生产、人事、财务等重要部门的信息，而且用户的数量大，信息流通的安全性要求高。在选择应用平台时，在技术上要考虑到港口企业将来的业务发展以及与其它应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性，同时也应充分考虑系统的适用性和操作的灵活性。

3系统组成

一个典型的煤炭码头的生产经营部门包括:调度室:统一调度港口各生产经营部门协同生产作业;中控室:操作控制煤炭码头的输送系统;商务结算室:管理全部进出港货物的帐务，对费用进行结算，并生成各种统计报表;轨道衡中心:火车进、出港的计量中心;汽车衡中心:汽车进、出港的计量中心;计量室:船舶进出港的计量中心，目前煤炭码头输送带上的计量设备基本上为皮带秤;质检中心:煤炭质量鉴定;港监:船舶报港等工作。商务结算信息系统的后台数据库选用Sql~r数据库，主要由煤炭帐务、制单结算、应收款帐务、统计报表四部分组成。煤炭帐务主要处理进发煤和场内转移及转帐过户的煤炭往来业务，商务结算信息系统生成煤炭帐务数据，在煤炭帐务处理过程形成的各种票据由制单结算完成，制单结算生成的各种应收款项为港口企业的基本财务帐目，在应收款帐务部分可对已作业、未作业、作业量大小等不同客户进行分类，形成可以信赖的信息为决策服务，在统计报表部分则是对各煤炭帐务和应收款帐务等通过各种方式统计列表，形成的报表都是自动地从数据库的基础数据统计而来，排除了人为因素的虚报、瞒报，为企业的生产经营提供了切实可靠的统计报表。

3.1煤炭帐务煤炭帐务主要有进煤帐务、发煤帐务、转场帐务、转帐过户帐务。

3.1.1进煤帐务港口进煤业务的帐务管理作业流程为:火车进煤的数据由轨道衡自动录人，汽车进煤的数据由汽车衡录人，船舶进煤的数据由输送带上的皮带秤自动录人，所有的数据都将进入数据库成为商务结算的基础数据，该数据中包含了发货单位、收货单位、煤种、数量、来源、运输单位、存放地点等各种信息。商务结算中心生成进煤通知单发给货主，通知货主所进煤的种类、数量等信息，同时生成装卸力资发票，生成记帐凭证。过程中所有的数据形成商务结算信息系统的基础数据。

3.1.2发煤帐务港口发煤业务的帐务管理作业流程为:持货主“单位介绍信”到商务结算室，由商务结算室查询数据库判断该货主是否在港有存煤、是否“完成结算”并做发煤允许签字，确认后由调度根据“介绍信”和“船舶报港凭证”生成“配载单”，中控室和计量室按配载单进行装船作业生成“作业线记录”和“计量单”，作业完成后计量室根据计量单生成“完工单”，调度从数据库导人计量单和完工单生成“发煤通知”，商务结算室从数据库调人发煤数据生成煤炭减少计帐凭证。过程中所有的数据形成商务结算信息系统的基础数据。

3.1.3转场帐务转场即可在各堆场自由转移煤炭，中间要过汽车衡，其数据将作为煤炭帐务管理的基础数据，且因为过程中煤堆的质量可能不同而存在折吨和返还的现象，因此生成转帐记帐凭证。

3.1.4过户、转帐客户之间凭客户发煤介绍信、调拨单在港口买卖煤炭形成的煤炭转移，根据港口费用结算方式的不同，分为过户和转帐，过程中包括折吨、返还，生成煤炭转帐记帐凭证。过户:乙方货主付港口费并持发票;转帐:甲方货主付港口费并持发票;过户、转帐的业务流程（图略）

3.2制单结算在进煤后结算处负责与客户结算港口包干费，发煤时制单负责代航方开具水运货物运费发票，形成在港作业的客户的应收款帐，并生成记帐凭证汇人结算帐和营业收人日报表。

3.2.1港口包干费进煤通知单数据库将作为与客户结算港口包干费的数据源，包干费项目内容为计费吨位，港口作业的主要收费项目。同时生成装卸力资发票，生成记账凭证。

3.2.2水运货物运费发票商务结算室负责代航方开具‘水运货物运费发票’及收取业务费，水运票的开具依据到达港的距离x里程单价x计费吨位，同时包含水运费、待闸、过闸费、补水、货物附加费等内容;业务费的收取将执行运费的1%与0.75%的不同标准(依据港口企业的地方定价)，并生成其它业务收人记帐凭证。

3.3应收帐救处理根据作业情况在费用数振库里生成各种费用结算单，系统对应收帐款进行登帐，系统在收到或部分收到货款登帐时自动冲减应收帐款。

3.3.1收款单处理水运发票生成其它业务记帐凭证;装卸力资发票生成港口费记帐凭证:在收到客户的各种款项后生成“进款记帐凭证”。

3.3.2应收帐款处理从应收款明细表和进款计帐凭证数据库中调人数据，进款记帐凭证减应收款帐更新应收帐款数据库，形成最新的应收帐款数据。

3.3.3应收款统计从应收款明细表数据库调人数据按客户分类生成“应收款统计表”。

3.4统计报表为了方便煤炭帐务管理和各种查询，所有的煤炭到、发、存均分客户、分煤种、分地区建立信息数据库生成一系列的信息报表。

3.4.1生产作业报表l)煤炭到发存日报设计根据转帐、减少、增加凭证生成“煤炭到、发、存日报”，分别以“各物资单位进发煤情况”和“各物资单位分煤种的到发存情况”生成月报。结算室自身查询控制签发煤，相关领导、业务室、调度室可从网上查询以便掌握煤炭在港的动态情况。2)煤炭年到发报表设计生成“煤炭年到发报表”，，以便起到随时分析客户煤炭在港年度动态的作用，可以了解客户作业量和作业情况，相关领导可上网查询。3)煤炭年不到发报表设计生成“煤炭年不到发报表”，该表分析客户暂缓在本港中转煤炭的各种因素，相关领导可上网查询。4)分煤种到发存日报设计生成“分煤种到发存日报”、“分煤种到发存月报”，该表从堆存角度、煤种比例来比较分析煤炭在港的动态存量情况，相关领导可上网查询。5)生产日报表设计从调度、计量室、中控室数据库调人相关数据，生成“生产日报表”，其中应注意:调度配载吨位与完工吨位相等;流向要真实可靠;当日作业量时间段定为当日早上8:oo到第二日早上8:oo之间。

3.4.2货区堆煤报表从煤炭增加、减少、转帐凭证数据库调人数据，生成“货区堆煤报表”，所有货区作业应有记录可查，都做有效的数据录人，出现“直取”(从火车或汽车直接将煤炭卸到船舶上，煤炭不在港内停放)特别是“部分直取部分落场”情况时一定要落实计量吨位与实际操作吨位相符并作备忘，转场作业时必须过磅并做好记录和备忘录，确保管理数据库真实反映货区各堆场的存量变动情况，所有过程都应该在调度的统一指挥下，形成规范的作业流，这是形成管理信息基础数据有效性的根本保证。

3.4.3煤炭到发存对帐单分客户、分煤种生成“煤炭到、发、存明细帐”和“煤炭到、发、存对帐单”，可将此单另存成文件以电子邮件的方式发给客户方便查询，也可在交易中心设立的触摸屏上通过输入本单位的帐号和密码进人“煤炭到、发、存对帐单”自由查询和核对帐目，因此客户可随时查询其本单位在港煤炭进发存情况，方便了客户同时减少了操作人员的工作量。

3.4.4煤炭市场动态分析表l)到港情况统计表设计按货主从各发站的到货情况为资源信息生成“到港情况统计表”，分析港口中转煤炭的来源情况，了解各物质单位资源组织的方向。相关领导可上网查询。2)资源流量流向表的数据库设计从发煤数据库调人数据生成“资源流量流向表”，该表反映港口中转煤炭的走向及煤炭市场的需求情况，相关部门可上网查询。

3.4.5港口其他信息分煤种的明细帐设计从煤炭的种类来汇集进港、出港情况生成“分煤种的明细帐”，形成会计账目，仪供备案查询。2)欠煤情况表设计从煤炭数据库中按客户分煤种生成“欠煤情况表”。为方便港口内各煤炭交易单位间的商务往来，例如:部分单位有煤炭存于本港，部分单位有资金存于本港，可互相换算成价值相当的煤炭存量，这样在发放煤炭时该表可为是否允许发煤提供参考，为检查、分析、控制港口发煤作决定性的动态情况统计。3)船舶在港停时分析表设计为港内船舶的合理调配，分析船舶在港停留的各种因素，以期改进港口调度工作，从调度、中控室、计量室、港监数据库调人数据生成“船舶在港停时分析表”，供企管部门查询分析。4)装卸作业工时利用表的设计确实可靠地分析港口作业的效率，分析各作业组的工时利用率，从生产日报调人数据生成“装卸作业工时利用表”，企管部门可上网查询5)生产计划执行表的设计为了解生产计划执行的情况，分析港口作业完成的额度，可以从生产日报调人数据生成“生产计划执行表”，供企管部门上网查询。6)运力兑现表的设计从发煤数据库调人数据生成“运力兑现表”，从船舶在港承运能力的不同角度分析运力情况，企管部门网上可查询。7)生产经营情况表的数据库设计从煤炭帐务、统计报表、结算数据库中调人数据生成“生产经营情况表”，该表通过有效的数据真实反映港口生产经营情况，有利于领导层掌握企业发展的脉搏。

3.5用户字典为了统一港口内部的数据信息，巍各项生产作业的准确性、一致性，对于生产作业中涉及到的频繁使用的公共信息建立用户字典，具体包括物资单位表、航运单位表、煤炭种类表、港口费率表、煤炭运输费用表、装卸作业项目计费表，操作人员在做相关操作时可自动调用。商务结算信息系统以目前港口企业生产业务流程为基础，借助网络的发展，全部实现生产数据信息化，生产过程所形成的数据都按要求保存于数据库中，各生产部门的职能分工明确，所形成的基础数据与作业过程相符，所有统计都按自动生成，减少了人为的干预，由此生成的各种报表真实可靠，而且根据要求可以方便地在互联网上。商务结算信息系统为港口企业信息化解决了基础数据来源问题，实现了资源共享，并以此推动港口企业信息化的快速发展。