房地产登记中非要式申请材料的缓和处理
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房地产登记一般是由申请人启动，其提交的申请材料经登记机构工作人员查对、审核后，符合条件的房地产权利便记载于登记簿。房地产登记是一种要式行政行为，即申请人必须提交书面材料，登记机构收执申请材料、经过审核登簿后物权登记生效，申请材料及审核材料归档后作为登记生效的主要依据。这个登记过程意味着申请人的意思表示要落实到书面材料上，形式多样的申请材料均须以书面形式向登记机构提交。同时，房地产登记是羁束性的要式行政行为，是对特定法律事实、法律关系或者法律地位的甄别和公示，对相对人的权利义务能产生一定影响，因此，该行政确认行为的实施受到法律的严格约束，须采用书面形式确认，在程序和收件要求方面都有着严格的规定，不能任由申请人提交自制的不规范的材料，也不能任由登记机构随心所欲收取无关或无效的材料。每一份申请材料都须以合法而有效的形式体现，这一表现形式是相对固定的，也就是说要式行政行为对应要式申请材料。有学者提出，非依法定形式作成的要式行为不能发生法律效力。所谓要式申请材料，则是指申请人提供的申请材料应符合法定的形式要件。也就是说，针对每一类登记情形，应有基本统一的申请材料要件和表现形式。
在房地产登记中规定收取整齐划一的申请材料至少有以下几个必要性：一是业务标准化、规范化建设需要，作为登记机构登记形成的主要成果――登记资料，申请材料是其主要组成部分，而整齐划一的申请材料是保证资料顺利传递、电子化转化的前提条件，也是档案规范化管理的必需和日后档案信息查询利用的必要前提。二是可以大大提高工作人员受理效率。对应于不同的登记类型，制定各种统一和普遍适用的申请材料格式有利于登记工作人员方便地识别和应用，从而加快受理速度，提高受理时效。三是有利于规范当事人发生的物权行为。不同的物权其产生的缘由不同，针对不同的缘由制定相应的格式文本，可以方便地为当事人接受利用，也可以有效防范交易风险。申请材料是表示登记原因和申请人意思的直接表现形式，房地产登记审核以书面审核为主，即申请材料形式合法、有效是登记合法的关键。根据物权取得的不同渠道，以及不同性质房地产、不同登记类型，申请人需要提交不同的申请材料。如通过建造原始取得的房地产，其登记原因证明文件是批准建造的材料；又如通过买卖取得的房地产，其登记原因证明文件是买卖合同。
但是，由于房地产登记类型的繁多，各地的法规规章不尽相同，加上事物存在多样性，标准化、要式化的申请材料难以涵盖所有的登记业务，这就需要登记机构本着实事求是的态度，对当事人提供的非要式申请材料进行适当处理和正确使用。
我们知道，申请行为是由主体、客体、事由三部分构成，因此，登记申请材料亦由三方面组成，一是申请登记事项的表示，这是申请人主动表示、向登记机构发出请求的体现，这种体现载体便是申请书和申请主体证明。二是申请登记事项的原因证明文件，缘何要对此事项登记？登记的主要依据是什么？三是用于记载的房地产相关要素所需要的辅助申请材料。这三类申请材料的要式要求是不同的。
首先，申请书是申请人登记诉求的载体，是启动登记时必不可少的要件，而且形式要求相当严格，是由登记机构制定的标准格式。申请书上的信息都是依申请人意思和事实所填报，这些信息是记载于登记簿的主要依据。如申请书上要有当事人签字、申请事由、事项。为便于当事人填写申请书，登记机构一般为申请人提供了网站、现场等多种途径获取申请书，因此一个城市的申请书格式应当统一标准，不应由当事人自行提供版本。
其次，身份证明是表明申请主体的最有效载体，因此也有严格的要式要求。根据不同的主体，身份证明的制作部门是不同的，最常见的成年人，其身份证明就是由公安部门制作的身份证，这是代表其不同于他人的法律证明。而教师证、工作证等证件仅能用于某一行业，不具有代表身份的通用性，因此均不可替代身份证。在申请人无法提供身份证时，应由公安部门出具正在办理身份证的证明或临时身份证代替要式身份证明。当然，对于一些主体缺失的登记，在无法提供身份证或临时身份证等身份证明时，有法律文书的支撑也是可以的，即法律文书中列明被执行人的姓名和身份证号码才能作为非要式身份证明使用于登记之中。至于申请人为单位的身份证明，根据单位的性质，其身份证明是分别由工商部门、技监部门等主管部门颁发的，但也有一些特殊主体，没有相关部门登记过其身份，如业委会、村民小组等，对于此类主体的申请材料，需要缓和处理，即根据法律规定提供相应的证明文件。
再次，对于登记原因证明文件的要式要求根据物权取得途径不同而不同，但也都不同程度地存在要式要求。如为合法建造取得，则只有规划部门出具的规划许可证明才符合登记要求。而规划许可证明的主要表现形式是规划许可证，当无法提供规划许可证时，应提供规划部门出具的房地产系合法建造证明。其他部门如城管部门出具的违法建设处罚证明是不足以证明其已成为合法建筑物的。当前，作为社会个体，其房地产权利更多来自于继受取得，即从某个权利人让渡给另一个权利人。继受取得的房地产根据法律关系应提供相应的房产转移证明。在实践中，证明房产转移行为除最普遍的买卖合同外，还有划拨、裁判、交换、赠与等形式，这些转移行为有的是行政行为，有的是民事行为，有的是司法行为，不管是何种形式的权利转让都须有相应的合同、行政文件或法律文书，否则，房地产不发生物权变动。这些转移原因文件一般推荐使用规范的要式文本，如商品房销售合同是由住建部和工商总局联合制定的，存量房买卖合同由地方政府管理部门制定，目的是维护交易双方的公平交易，保护双方的权利，有利于防范交易纠纷，也便于今后处理可能产生的纠纷。因此，具有规范要式的买卖合同成为买卖转移登记申请的必需。对于一些权利转让的合同虽不符合当前的要式文本但符合当时历史条件下文本要求的，应当在申请登记时作缓和处理。
最后，关于房地产客体记载的内容也需要提供一些要式要件。申请主体是解决房地产的权利归属主体问题，登记原因文件是表明房地产如何取得的，而房地产的客体则是要表明房地产是怎样的物理状态，由于地理位置的唯一性导致每一个申请登记的房地产都是不同于其他房地产的特定物，而在登记簿中要表现每个登记房地产的特征，则需要有坐落、编号、房地产用途、结构、成交价格、竣工年代等自然属性。表明房地产自然状况要素的申请材料主要是测绘成果，这个成果须遵循测绘行业的规范格式，因此，测绘成果也是申请初始登记、面积变动变更登记的必要收件。
由上可知，房地产登记所需申请材料既有普遍适用的规律可循，也可能会遇到行业标准或地方性规范无法涉及的具体情况，需要登记机构缓和处理。因此，《房屋登记办法》规定，申请材料的合法性、有效性、真实性由申请人负责。作为登记机构，应以追求形式合法有效为最低工作底线，对于无法按常规提供要式申请材料的，则应以替代要件、补充收件、扩充询问、实地查看等方式缓和处理非要式的申请材料。
所谓替代要件就是以具有同等法律效力的文件代替常规性文件，如国土部门出具的证明土地合法使用的文件可以代替土地使用证。以替代要件方式缓和处理申请材料在房地产初始登记中是较为常见的，对于一些已经建成但未经批准建造的房地产不可能按建设手续补领规划许可证、竣工验收证明，因此，通常只能由规划、建设等部门出具相关证明以认定其结果的合法性。
所谓补充收件就是在一次申请材料中个别材料不符合常规性要件情况下，通过增加一些其他收件形成申请材料之间的关联，从而达到缓和处理申请材料的目的。如先后两次登记的申请人提供的身份证号码等身份信息不一致，则应要求申请人补充提供不同身份证信息对应的是同一人的证明。
此外，增加询问内容也是缓和处理非要式申请材料的很好方式，如赠与合同中未明确受赠人是夫妻一方所有还是共同所有的，则可经询问确认。
值得一提的是，实地查看也可以有效处理非要式的申请材料。《物权法》规定，登记机构认为有必要的可以实地查看，这意味着当申请材料不足以支撑登记时，可以通过实地查看进一步取得登记的强有力依据。如座落、门牌号等往往存在着变更情形，在抵押等登记中，当发现抵押合同中的坐落与原产权证的坐落不一致时，登记人员应实地查看，并要求申请人提供变更的依据，从而进行准确记载。还有一些基本单元的分割，分割后到底是否符合“有固定界限、独立使用、唯一的编号”的条件，也要借助于实地查看。
当前，房地产登记已进入标准化、要式化发展轨道，标准化是要式化的前提，而要式化是标准化的具体体现。但由于我国房地产性质极为多样，加上各地房地产存在的历史问题较多，房地产登记所遇到的个性化问题颇多。因此，缓和处理非要式申请材料是每个登记人员面对的实际问题。只有坚持原则和灵活相结合，充分领会法律精神，透彻分析现实问题，才能切实做好登记工作，为社会提供更好更优的服务。