高职院校档案管理的信息化建设探析

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[摘 要] 随着计算机网络技术应用范围的扩大，高等职业教育信息化建设也有了较快的发展，积极建立信息化管理模式已经成为高职院校档案管理工作的重点。本文分析了高职院校档案信息化建设的的必要性，就高职院校如何推进档案信息化建设提出了几点建议。

[关键词] 高职院校； 档案； 信息化； 建设

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）13- 0074- 01

高职院校档案信息化建设指应用现代信息技术对档案信息资源进行开发、管理和利用，它以档案实体保管为重点，以信息资源为依托，包含利用计算机技术和网络技术将实体档案转化为信息档案并储存起来的一系列过程。这是促进高职院校档案建设发展的必然手段，是优化档案管理模式的必由之路，是实现高职院校档案信息资源共享的根本条件。本文提出推进高职院校档案信息化建设的主要措施。

1 增强档案信息化管理意识

意识是促使人们积极履行工作职责、进行创新的先决条件。高职院校要从根本上形成现代档案管理意识，高度重视档案管理工作，将档案工作列入学校发展规划之中，满足档案信息化建设人员、设备和经费要求，为档案信息化建设提供基础保障，支持档案管理部门的建设和发展。高职院校档案管理人员要转变传统观念，更新管理理念，改变临时抱佛脚的被动服务方式，提高档案管理意识，采用先进的档案管理方法，积极探索适合高职院校档案管理的新方法、新思路，满足高职院校档案建设信息化发展的需要。

2 完善档案信息管理体系

建立完善的档案信息化管理体系，建立规范的管理标准，是高职院校档案管理信息化建设的必由之路。高职院校档案信息管理要以档案著录技术标准和相关法律为依据，制定切实可行的管理制度，广泛借鉴其他机构、其他院校档案信息化建设的成功经验，完善自身档案建设体系结构。高职院校档案信息管理主要内容有电子文件信息采集、管理和储存，电子文件归档、整理、公布和利用，电子文件保管、储存及使用制度等。根据相关标准和办法规范学校档案信息化建设，用完善的制度保障档案管理健康发展，是高职院校档案信息化建设规范化、标准化发展的必然要求。

3 加快档案资源数字化建设进程

数字化档案资源是档案信息化建设的基础，加快档案由案卷级档案向数字化档案转化的步伐，有计划地对馆藏档案进行信息处理，是推进高职院校数据库建设和档案信息化建设的重要途径。高职院校领导要积极为档案信息化建设创造良好条件，建立文件目录中心和档案信息网站，为网络建设和资源共享提供基础保障。档案管理部门要去除“等、靠、要”思想，全面深入研究档案信息化建设的要点，做好文档电子化工作，做好电子文件归档工作，加强文件的收集、录著和管理，确保档案发展与办公室自动化建设保持同步，实现纸质文档与电子文档发展一体化。如河南某高职院校积极利用校园网建立档案信息网站，为广大师生提供定向、专题信息服务，既提高了档案管理服务质量，又推动了校园网络建设。

4 加强档案管理人才培养和队伍建设

档案工作者是档案管理工作的实施者，档案管理工作系统性、知识性、专业性较强，档案管理人员肩负信息分析、处理、研究和开发的重任，因此档案管理人员必须具有较高的知识层次和技术水平，才能满足岗位发展需求。高职院校要积极适应时展需求，加强档案管理人才储备，建立完善的激励机制，积极吸引高素质人才投身到档案信息化管理和建设中来。如数据深层次收集和高效存储是档案信息化建设未来的发展方向，选拨兼具管理知识和计算机技能的复合型人才投身到档案管理中来，可以有效提高档案建设的水平。此外，高职院校要加强对现有档案管理人员的培训，促使其不断更新知识结构、提高专业技能。院校为现有人员提供计算机、网络技术学习渠道，通过信息技术培训，可以有效提高档案管理人员的信息素养和档案信息管理能力。

5 做好档案信息安全防范工作

计算机技术的飞速发展，使互联网的应用范围进一步扩大，为人们提供了高效、快捷的资源共享空间，但是网络危害带来的消极影响也逐渐凸显。为了保护档案信息的安全，高职院校要通过完善的管理制度规范档案管理工作，对电子档案实行全过程管理。

首先，档案管理人员要提高安全防范意识，深刻认识泄密、档案流失带来的严重后果，积极通过档案维护知识和技能的学习，提高计算机风险查找、排除能力。其次，档案管理人员要不断完善档案信息审查制度，认真做好档案研发、编制、管理工作，采用必要的加密技术、安全技术保证档案安全。如档案管理人员要定期对计算机文件进行整理，做好计算机查毒、杀毒工作，为了防止数据丢失，还要做好档案备份存储工作，积极利用光盘、磁盘、硬盘将信息备份存储，

档案是学校发展的历史缩影和真实写照，档案管理是高职院校教学管理工作的重要组成部分。高职院校档案管理工作是一项长期、艰巨的系统工程。高职院校要适应历史发展要求，结合学校建设，树立档案信息化建设理念，加大资金和设备投入，加强档案管理队伍建设，优化档案管理体系，推动学校档案信息化建设不断向前发展。

主要参考文献

[1] 何海英. 浅议新时期高职院校的档案管理[J]. 才智，2010（35）.

[2] 王述刚. 简析高职院校学生档案管理工作[J]. 黑龙江科技信息，2010（21）.

[3] 许德斌. 高职院校档案信息化建设探析[J]. 池州学院学报，2012（3）.