浅谈新载体形式下的城市建设档案管理

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摘要：随着人口数量的不断增加以及科学化档案管理体系的不断应用，人员档案与社会档案的整理工作已逐渐步入了一个全新的领域空间，照片档案的整理与管理工作就是其中的一个重要的组成部分。城建照片档案的整理就是顺应当今时展的一项有助于档案更好管理的一项新举措，从城建照片档案的分类，到声像照片档案的整理，再到城建照片档案整理的新趋势，我们都不难发现建立照片档案整理的重要性与意义。

关键词：照片档案，整理工作

社会经济的快速发展，使得人们生活水平的不断提高，同样伴随而来的是人口数量的急剧增加，从每一个人的出生的那天起就应享有作为一名公民的权力与义务，个人资料档案当然也就成为了这其中的一个不可或缺的重要组成部分。同时社会经济建设的逐步发展，城建档案数量的不断扩大与人口档案的不断地增加，带来了档案建立数量总体上的增加，从而也使的在一定的程度上增加了档案管理工作的难度性。当然，有困难就需解决，虽然过多的档案建立与管理的有一定的困难因素，但是在科学技术快速发展的今天，档案管理工作人员运用先进的科学技术与先进的科学管理方法正将这一系列的难题使之变得简单化，系统化与科学化。

随着现今条件下社会经济的迅猛发展和科学技术水品的不断进步，档案的载体形式也随之而逐步的呈现出了多样化的发展趋势，尤其是在照像技术的不断普及和广泛应用之后，给档案的整理与管理工作拓展了一个全新的发展空间。就照片档案而言，其形成的内容、收集的范围、整理程序和保管的条件都具有明确的条文规定，其作为声像档案中的一大类，他的整理与管理工作的重要性更是不容小觑的，无论是照片档案的分类、整理、归档还是日后的利用，这些都是我们档案管理工作人员在实际的工作中值得关注的问题。下面我们就以城建照片档案为例，从其具体整理工作于其未来的发展趋势等方面浅论城建档案照片的整理，并从中简谈城建照片档案整理的意义与重要性。

第一，城建照片档案的分类。

由于城建照片档案是在城市建设活动中产生出来的，所以可以说城建照片档案是属于城市建设生活的一个组成部分，其所反映的内容必然也就与其它载体的城建档案在大体上有诸多的相同之处。根据照片档案分类大纲的明确规定，可以将其具体分为R类；属类1、照片，小类；1、城市建设面貌；2、城市道路、交通；3、园林绿化；4、名胜古迹；5、地下管线工程；6、城市建设管理的活动；7、自然防灾；8、城建档案工作等。在这样大的分类的前提下又可将其中的一个大类在更加细致的分为若干个小类。例如，城建档案工作可细分为以下就几个方面：1、领导检查工作；2、展览；3、参观交流；4、基础档案工作。当然，在最后具体的的完成相应的分类工作之后，还有一项工作是必不可少的，那就是将这些照片档案按类登记编号并附着照片标题、拍摄时间、地点、作者以及必要的文字说明。照片档案的分类在实际的操作工作中看似十分的简单，但是其细致分类与详细的登统却是在照片档案的整理过程中起着十分重要的作用，它使归档后的照片档案在提供利用过程中变得更加方便简捷，为日后的实际需要节省了大量的时间并且提供了更加具体的原始资料，大大提高了日后城建照片档案在实际应用中的效率性。

第二， 声像照片档案的整理

照片档案的整理应根据城建照片档案的实际情况来定，其主要内容由底片、照片及文字说明几部分共同构成。首先是底片的整理，底片是照片的来源，如果损毁，将无法补偿，因此要十分重视对底片的保护。根据《照片档案管理规范》中的要求，常规底片的编号应在全宗内编流水号，流水号是接收时的先后顺序编号，一张底片或一组底片为一个保管单位，编为统一的档案号，简单来说底片就是档案号。在《规范》中还明确要求底片应用铁笔刻字写在乳剂面的片过处，按接收进的顺序放入底片卡上，并编顺序号。其次要将照片按常规扩印3R，分别装进有规格的芯页上，案卷内的芯页以二十五页左右为宜，在各张照片旁的适当位置说明照片的具体内容和底片号，装订成册。最后一项是照片的文字说明，这项整理工作是不可或缺的，如果没有文字说明那么这份照片就成为了“瞎照片”，也就失去了其利用的价值。文字说明应用简洁的语言概括出照片所反映的内容，提示照片影像中所反映的全部信息，所以文字说明应包括拍摄者、时间、地点等要素。例如编写旧城改造的照片档案文字说明，要重点说明旧城改造中旧房屋所在的大约位置及门牌号，以便旧城改造后能够将新旧照片更加鲜明地加以对比。

第三，城建照片档案整理的新趋势

1、照片整理的新趋势

传统照片不管是黑白照片还彩色照片，都是通过传统照相机拍摄而得来的，主要是拍摄的图像经过胶片感光后，冲洗出来，印制在特制的像纸上。这类照片的整理工作，在目前的发展趋势上只限于冲洗出底片，而不印制照片的阶段上。而现如今的照片档案整理通常情况下是通过专业的底片扫描仪将底片的数据输入电脑存贮，然后编写适当的照片管理方式进行整理。这种变化的优点是对于已存档的电子档案能够迅速查询，并且其具有很强的直观性，可节约大量的照片的冲洗费用，其已经发展成为现在馆藏档案数字化的基础工作之一。

2、运用数码像机拍摄的数码像片

数码像机是近几年兴起的新设备，对档案部门来说，这种新设备带来了全新的档案形式的发展，即它能够直接产生电子档案。它的存贮、编辑必须经过计算机的处理，有专门的软件来对此进行管理。它的优点是省略了产生底片这个过程，它不需要胶卷，拍摄过程可马上看得见，并方便决定取舍。最终档案整理只剩下电子档案的整理，概括统计起来比较简单，并且整理后的电子档案能够直接贮存在硬盘或光盘上备用，节省了大量的储存空间，同时保障了照片的储存质量以及延长了其存储的时间。

第四， 提升照片档案工作人员的业务素质水平

要想将照片档案的整理工作做得更好，就必须不断地提升档案工作人员的业务素质水平。具体来说可以通过以下方法加以实现：1.开展岗前培训工作，对上岗员工进行系统的培训，实行考试合格凭证上岗机制；2.定期开展经验交流会，让在岗的一线员工不断地相互借鉴学习先进的档案照片的整理经验，不断提高工作的效率；3.组织学习国内外先进的照片档案的整理与管理工作，不断地运用最新的科学技术成果与先进的管理体系，不断地与时俱进，保证照片档案的整理与管理工作始终沿着时代的发展步伐；4.建立科学的照片档案整理与管理机制，使得照片档案的整理与管理工作严格按照条文规定的步骤实行，设立科学的整理流程，提高照片档案的质量性与利用效率。

综上所述，从城建照片档案的整理工作中使得我们对这项工作有了更加清醒的认知，同时也从中领略到了这项工作的意义与其的工作的重要性，城建照片的整理经历了从手工到计算机的发展过程，在现阶段，上述几种整理方法将并存一段时间。因此，作为档案工作者，应努力掌握好多种整理照片档案的方法和技巧，在实践中创新工作，为城建档案事业作出自己的贡献。